Contents
Nhân sự là gì?
Nhân sự (Human Resources – HR) là một bộ phận của doanh nghiệp – chuyên phụ trách tìm kiếm, sàng lọc, tuyển dụng ứng viên, đào tạo và quản lý các chương trình phúc lợi cho nhân viên. Phòng Nhân sự có vai trò rất quan trọng – là đầu mối giúp doanh nghiệp ứng phó với những thay đổi nhanh chóng trong môi trường kinh doanh hiện đại, cũng như đáp ứng sự gia tăng nhu cầu tuyển dụng nhân sự chất lượng của thế kỷ 21.
John R. Commons – chuyên gia kinh tế học thể chế (institutional economist) của Hoa Kỳ – lần đầu tiên đề cập đến thuật ngữ “nguồn nhân lực” (human resource) trong tác phẩm “The Distribution of Wealth” – xuất bản năm 1893. Tuy nhiên, phải đến thế kỷ 19, bộ phận Nhân sự mới thực sự phát triển – với nhiệm vụ giải quyết những bất hòa giữa người lao động và người sử dụng lao động.
John R. Commons – cha đẻ khái niệm nhân sự (Human Resources)
Bộ phận Nhân sự gồm những vai trò gì?
Hoạt động quản lý nguồn nhân lực bao gồm nhiều mảng khác nhau – vì vậy, các vai trò trong phòng nhân sự nhìn chung khá đa dạng. Một số chức vụ phổ biến trong tổ chức nhân sự có thể kể đến như:
- Chuyên gia phát triển đào tạo (Training development specialist).
- Giám đốc nhân sự (HR manager).
- Chuyên viên phúc lợi (Benefits specialist).
- Chuyên viên nhân sự tổng hợp (Human resource generalist).
- Quản lý dịch vụ việc làm (Employment services manager).
- Chuyên gia phân tích công việc và lương thưởng (Compensation and job analysis specialist).
- Giám đốc đào tạo và phát triển (Training and development manager).
- Chuyên viên tuyển dụng (Recruiter).
- Nhân viên tư vấn quyền lợi (Benefits counselor).
- Chuyên viên phân tích nhân sự (Personnel analyst).
- Giám sát nhân sự (Personnel supervisor).
- v.v…
Ý nghĩa của công tác quản lý nhân sự
Quản lý nhân sự (Human resource management) bao gồm việc đưa ra các phương pháp tiếp cận chiến lược và toàn diện – nhằm mục tiêu quản lý con người, văn hóa và môi trường làm việc.
Vai trò của chuyên gia nhân sự là đảm bảo cho nhân viên – nguồn tài sản quý giá nhất của doanh nghiệp – nhận được sự hỗ trợ thích đáng từ các chương trình, chính sách và quy trình công ty. Ngoài ra, họ cũng chịu trách nhiệm thúc đẩy một môi trường làm việc lành mạnh, tích cực, tạo sự gắn kết giữa người lao động với người sử dụng lao động.
Quản lý nguồn nhân lực hiệu quả là tiền đề thúc đẩy nhân viên đóng góp vào định hướng chung của công ty, đảm bảo các mục tiêu và nhiệm vụ được hoàn thành xuất sắc.
Công việc nhân sự gồm những gì?
Làm nhân sự là làm gì? Công việc của phòng nhân sự là quản trị và hoạch định nguồn nhân lực – bao gồm 7 trách nhiệm nền tảng sau:
- Tổ chức tuyển dụng.
- Quản lý hiệu suất.
- Đào tạo và phát triển.
- Lập kế hoạch kế nhiệm (succession planning).
- Lương thưởng và phúc lợi (C&B).
- Quản lý hệ thống thông tin nhân sự/quản trị nguồn nhân lực.
- Phân tích dữ liệu nhân sự.
1. Tổ chức tuyển dụng
Tuyển dụng và lựa chọn những ứng viên tốt nhất cho công ty là trách nhiệm chính của phòng nhân sự. Nhân lực là “mạch máu” của tổ chức – vì vậy, việc tìm kiếm những ứng viên phù hợp và xây dựng nguồn nhân sự chất lượng là công tác cần lưu tâm hàng đầu.
Quy trình tuyển dụng nhân sự thường bắt đầu khi có một công việc mới mở – hoặc cần thay thế vị trí trống do nhân viên nghỉ việc. Quản lý trực tiếp sẽ gửi bản mô tả công việc cho phòng Nhân sự để bắt đầu tổ chức tuyển dụng. Trong quá trình này, chuyên viên nhân sự có thể sử dụng nhiều công cụ khác nhau để lựa chọn và tìm ra ứng viên phù hợp nhất – bao gồm tiến hành phỏng vấn, đánh giá, hoặc kiểm tra thông tin từ những nguồn tham khảo, v.v…
Trong trường hợp có nhiều ứng viên, bộ phận Nhân sự có thể triển khai các công cụ lựa chọn trước (preselection tools) để lọc lại những ứng viên phù hợp hơn vào vòng tiếp theo – trước khi tổ chức phỏng vấn và đánh giá chuyên sâu hơn.
Đọc thêm: Tổng hợp các nguồn tuyển dụng phổ biến
2. Quản lý hiệu suất
Quản lý hiệu suất là nhiệm vụ cơ bản thứ hai của bộ phận Nhân sự – nhằm mục đích phát triển nhân viên, nâng cao năng suất làm việc và cải thiện lợi nhuận của công ty.
Thông thường, mỗi nhân viên sẽ đảm nhận một vài trách nhiệm nhất định. Công tác quản lý hiệu suất tạo điều kiện để nhân viên được phản hồi về hiệu quả công việc của mình – từ đó có kế hoạch cải thiện và tối ưu năng suất làm việc. Các hoạt động có thể kể đến bao gồm đối thoại hiệu suất 1-1, đánh giá 360 độ dựa trên nhận xét của đồng nghiệp, khách hàng, các mối quan hệ và một số nguồn phản hồi không chính thức khác.
Công tác quản lý hiệu suất thường được các doanh nghiệp thực hiện theo chu kỳ hàng năm – bắt đầu từ khâu lập kế hoạch, giám sát, đánh giá và khen thưởng nhân viên. Mục đích cuối cùng là phân loại nhân viên dựa trên năng suất và tiềm năng phản triết của họ.
Quy trình quản lý hiệu suất hiệu quả cần sự phối hợp chặt chẽ giữa bộ phận nhân sự và cấp quản lý – cụ thể, quản lý trực tiếp sẽ đóng vai trò chính và nhận được sự hỗ trợ từ phòng nhân sự. Công tác này có ý nghĩa rất quan trọng nhằm phát triển năng lực nhân viên, nâng cao hiệu quả, tính bền vững và tỷ suất lợi nhuận cho doanh nghiệp. Đối với những nhân viên thường xuyên không đạt được chỉ tiêu, doanh nghiệp và phòng Nhân sự cần đánh giá xem liệu họ có phù hợp với công việc/ văn hóa công ty không.
Đọc thêm: Cách đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên – 5 lời khuyên hữu ích cho cấp quản lý
3. Đào tạo và Phát triển
Mỗi cá nhân là một tổng hòa kinh nghiệm sống, ảnh hưởng văn hóa và thời đại mà họ lớn lên. Trong lĩnh vực nhân sự, công tác Đào tạo & Phát triển (Learning & Development – L&D) nhằm mục đích hỗ trợ nhân viên nâng cao năng lực và kiến thức, cũng như thích nghi với những thay đổi trong quy trình, công nghệ, biến động xã hội hoặc luật pháp. Dưới sự quản lý của bộ phận Nhân sự, L&D sẽ đưa ra những chính sách phù hợp nhất để thúc đẩy doanh nghiệp hướng tới các mục tiêu dài hạn.
Phần lớn doanh nghiệp đều dành một khoản ngân sách riêng biệt cho hoạt động L&D. Nguồn ngân sách đó được phân bổ cho đội ngũ nhân viên – trong đó, thực tập sinh, nhà lãnh đạo tương lai và nhân viên tiềm năng sẽ có cơ hội tiếp cận nhiều hơn. L&D đóng vai trò quan trọng trong việc thu hẹp khoảng cách về trình độ và năng lực giữa các nhân viên, giúp họ hoàn thiện và phát triển thành đội ngũ lãnh đạo tương lai. Tùy vào hiệu suất và tiềm năng của mỗi nhân viên, bộ phận nhân sự cùng cấp quản lý sẽ tư vấn hoặc hỗ trợ họ lựa chọn lộ trình/kế hoạch phát triển phù hợp.
Đọc thêm: Train the Trainer – Xu hướng mới nổi trong ngành L&D
4. Lập kế hoạch kế nhiệm
Lập kế hoạch kế nhiệm (Succession Planning) là quá trình xây dựng phương án dự phòng trong trường hợp nhân viên chủ chốt của công ty ra đi. Khi một vị trí quản lý cấp cao nghỉ việc, việc chuẩn bị sẵn một người thay thế sẽ đảm bảo hoạt động kinh doanh được duy trì liên tục – tiết kiệm đáng kể chi phí cho doanh nghiệp.
Việc lập kế hoạch kế nhiệm thường dựa trên đánh giá hiệu suất và công tác L&D. Qua đó, doanh nghiệp có cơ hội xây dựng một nguồn nhân tài – bao gồm các ứng viên có đủ năng lực và sẵn sàng thay thế các vị trí (cấp cao) khi cần thiết. Xây dựng và phát triển hệ thống này là yếu tố “then chốt” trong hoạt động quản lý con người.
Đọc thêm: Định biên nhân sự (HR planning) – Những gì bạn cần biết
5. Lương thưởng và phúc lợi
Một chức năng của phòng Nhân sự không kém phần quan trọng là phụ trách lương thưởng và phúc lợi (Compensation and Benefits – C&B). Chế độ đãi ngộ công bằng là chìa khóa quan trọng trong việc tạo động lực và giữ chân nhân viên. Khi trả lương cho nhân viên, doanh nghiệp cần đảm tuân thủ nguyên tắc công bằng và minh bạch.
Trả lương xứng đáng là một trong những phương thức tốt nhất để thu hút nhân tài. Lương thưởng phải cân bằng với ngân sách và tỷ suất lợi nhuận của công ty. Vai trò của phòng Nhân sự là giám sát việc tăng lương, đặt ra các tiêu chuẩn khen thưởng, cũng như thực hiện kiểm toán lương khi cần thiết.
Lương thưởng bao gồm lương chính thức và phúc lợi phụ thêm. Phần lương chính bao gồm tiền được trả trực tiếp cho công việc – thường là tiền lương hàng tháng hoặc được tính dựa trên hiệu suất. Phúc lợi là tất cả các loại phần thưởng phi tiền tệ – bao gồm ngày nghỉ phép thêm, thời gian làm việc linh hoạt, chăm sóc sức khỏe, lương hưu, trợ cấp xăng xe, máy tính xách tay, v.v…. Mục đích chính là nhằm khen thưởng, khích lệ và tạo động lực làm việc cho nhân viên.
6. Hệ thống quản trị nguồn nhân lực
Trong bối cảnh công nghệ 4.0 hiện nay, việc xây dựng và phát triển Hệ thống Quản trị Nguồn nhân lực (Human Resource Information System – HRIS) có ý nghĩa rất quan trọng với doanh nghiệp – cách riêng với phòng Nhân sự. Ví dụ, khi tổ chức tuyển dụng, các chuyên gia nhân sự thường sử dụng Hệ thống Theo dõi Ứng viên (Applicant Tracking System – ATS) để cập nhật thông tin ứng viên và người được tuyển dụng.
Đối với hoạt động quản lý hiệu suất, hệ thống này giúp bộ phận Nhân sự theo dõi tiến độ hoàn thành mục tiêu của từng nhân viên, từ đó đưa ra xếp hạng cho họ.
Trong công tác L&D, Hệ thống quản lý học tập (Learning Management System – LMS) được sử dụng để truyền tải nội dung đào tạo nội bộ. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần đến các hệ thống quản lý nhân sự khác để theo dõi ngân sách và phê duyệt đào tạo.
Hệ thống tính lương được sử dụng trong công tác quản lý phúc lợi. Bên cạnh đó, có rất nhiều công cụ kỹ thuật số nhằm hỗ trợ xây dựng kế hoạch kế nhiệm.
Tất cả các chức năng trên đây có thể được tích hợp trong một hệ thống duy nhất – HRIS. Đôi khi, việc quản lý các chức năng này được chia nhỏ thành nhiều hệ thống nhân sự khác nhau.
Tham khảo: Tổng hợp các phần mềm quản lý nhân sự tốt nhất hiện nay
7. Phân tích dữ liệu nhân sự
Trong nửa thập kỷ qua, tổng hợp và phân tích dữ liệu đã trở thành yêu cầu mới đối với người làm nhân sự. Hệ thống HRIS đề cập phía trên – về cơ bản – là một hệ thống lưu trữ dữ liệu mà qua đó, doanh nghiệp có thể đưa ra các quyết định chiến lược nhân sự sáng suốt hơn.
Một phương pháp quản lý dữ liệu hiệu quả là thông qua hệ thống KPI nhân sự. Có những phép đo lường cụ thể giúp xác định hiệu quả hoạt động của công ty – thường được biết đến với tên gọi báo cáo nhân sự (HR reporting).
Báo cáo này tập trung phân tích tình trạng doanh nghiệp ở hiện tại và trong quá khứ. Quá trình phân tích dữ liệu cũng tạo cơ sở để phòng Nhân sự đưa ra dự đoán cho tương lai (ví dụ: dự đoán về nhu cầu lực lượng lao động, tỷ lệ turnover, tác động của trải nghiệm ứng viên đến sự hài lòng của khách hàng, v.v…).
Bằng cách chủ động đo lường và xem xét những dữ liệu này, phòng Nhân sự có thể đưa ra quyết định khách quan hơn, từ đó dễ dàng tìm được sự đồng thuận và hỗ trợ từ ban lãnh đạo.
Đọc thêm: Cập nhật các chiến lược tuyển dụng nhân sự mới nhất
Xu hướng mới trong ngành Quản trị Nhân sự
Ngày nay, trách nhiệm của phòng Nhân sự không chỉ gói gọn trong những công việc hành chính truyền thống – mà còn phải hướng đến sử dụng nguồn nhân lực một cách chiến lược và hiệu quả hơn, đảm bảo các chương trình/chính sách cho nhân viên có tác động đến doanh nghiệp theo hướng tích cực và đo lường được.
Tháng 8/2014, một bài báo trên tạp chí Forbes đã đề cập đến một xu hướng chuyển đổi mới trong ngành nhân sự. Theo đó, để nhận được sự đánh giá cao từ doanh nghiệp, người làm nhân sự phải tự biến đổi để hình thành tư duy kinh doanh và tầm nhìn chiến lược lâu dài. Chính xu hướng này đã dẫn tới sự ra đời của một chức vụ mới – Nhân sự đối tác chiến lược kinh doanh (Human Resource Business Partner – HRBP).
Tìm hiểu ngay: Khóa học HRBP chuẩn quốc tế của ITD
Kỳ vọng dành cho bộ phận Nhân sự ngày nay
Cùng với sự phát triển của xã hội, vai trò của đội ngũ quản lý nhân sự ngày nay tập trung chủ yếu vào 4 khía cạnh chính sau:
1. Xác định và thống nhất mục tiêu doanh nghiệp
Mỗi nhân viên phải biết rõ công ty ra đời hay tồn tại nhằm mục đích gì – khi đó, doanh nghiệp mới có thể thành công và phát triển bền vững. Ngoài ra, mỗi cá nhân cũng phải hiểu rõ vị trí của mình có tác động hay ý nghĩa như thế nào đối với quá trình hoàn thành mục tiêu của doanh nghiệp.
2. Tuyển dụng nhân tài bằng cách tạo dựng, tiếp thị và quảng bá định vị giá trị nhân viên (EVP)
Thuật ngữ Định vị giá trị nhân viên (Employee Value Proposition – EVP) chỉ những yếu tố đặc trưng giúp doanh nghiệp “hấp dẫn” người lao động. Đó có thể là những điều hữu hình (lương thưởng, đãi ngộ, chế độ đào tạo…) hoặc vô hình (môi trường làm việc, văn hóa doanh nghiệp, quan hệ giữa đồng nghiệp với nhau…).
Sai lầm trong chiến lược quảng bá – truyền thông sẽ dẫn đến nhầm lẫn/ đánh giá sai lệch về tổ chức – tác động tiêu cực đến mối quan hệ giữa người lao động và người sử dụng lao động. Chính vì vậy, doanh nghiệp cần xây dựng kế hoạch truyền thông và EVP phù hợp để không đánh mất sự tín nhiệm của ứng viên tiềm năng.
Đọc thêm: Xây dựng thương hiệu tuyển dụng – Quy trình 8 bước chi tiết
3. Tập trung vào điểm mạnh của nhân viên
Các doanh nghiệp cần cố gắng tìm hiểu những khả năng/ thế mạnh của ứng viên và nhân viên, tạo điều kiện hoặc giao cho họ những công việc giúp họ phát huy toàn bộ khả năng của mình.
4. Đảm bảo sự thống nhất trong tổ chức
Để doanh nghiệp đạt tới thành công và phát triển bền vững, phòng nhân sự nói riêng và ban lãnh đạo nói chung cần đảm bảo mọi thành tích đạt được đều thống nhất với mục tiêu đã đề ra.
Tố chất của người làm nhân sự
Để thực hiện tốt vai trò của người làm nhân sự, yêu cầu quan trọng nhất của bạn là khả năng tương tác và quản lý con người tốt, biết cách giao tiếp với nhiều đối tượng khác nhau. Ngoài ra, một số kỹ năng quan trọng khác bao gồm năng lực lãnh đạo quản lý, tư duy, ra quyết định, lắng nghe tích cực, khả năng thấu cảm, phân công công việc, v.v…
Khóa học nghề Nhân sự của ITD
Nâng tầm kỹ năng quản lý nhân viên và đóng góp chiến lược cho doanh nghiệp với các khóa học quản trị nhân sự của ITD ngay!
