Ý nghĩa:
1. Chart Area: Vùng nền biểu đồ. 2. Chart Title: Tiêu đề của biểu đồ. 3. Trục X.
4. Category (X) axis labels: Vùng giá trị trên trục X. 5. Category (X) axis : Tiêu đề trục X.
6. Trục Y.
7. Vùng giá trị trên trục X. 8. Value (Y) axis: Tiêu đề trục Y. 9. Gốc toạ độ O.
10.Gridlines: vùng lưới.
11.Dãy số liệu được minh họa trong biểu đồ.
12.Legend: Chú giải, dùng để mô tả dãy số liệu trong biểu đồ.
Các thành phần của biểu đồ
2 1
6
3
4
5
7
8
9
10 11 12
TRUNG TÂM ĐÀO TẠO BSMT THỰC HÀNH Trang 47 III. CÁC BƯỚC DỰNG BIỂU ĐỒ
1) Chuẩn bị dữ liệu cho biểu đồ
Một biểu đồ trong Excel được tạo ra từ dữ liệu trong bảng tính hiện hành. Vì vậy trước khi xây dựng biểu đồ bạn cần tạo bảng tính có chứa các dữ liệu cần thiết bằng cách nhập dữ liệu trực tiếp hoặc sử dụng các hàm Excel để tính.
Ví dụ như số liệu trong bảng THỐNG KÊ SỐ LƯỢNG SINH VIÊN theo từng năm học,
hay dữ liệu cho các ĐỒ THỊ TOÁN HỌC dưới đây:
A B C D E F G
1 THỐNG KÊ SỐ LƯỢNG SINH VIÊN ĐỒ THỊ TOÁN HỌC
2
3 NĂM TIN HỌC ĐIỆN TỬ CAO ĐẲNG x Y1=2x
2- 6 Y2=x+7 4 1992 100 54 0 -4 26 3 5 1993 154 53 45 -3 12 4 6 1994 96 38 60 -2 2 5 7 1995 145 78 80 -1 -4 6 8 1996 166 93 128 0 -6 7 9 1997 173 75 160 1 -4 8 10 1998 154 94 245 2 2 9 11 Cộng: 988 485 718 3 12 10 12 4 26 11 Yêu cầu:
a. Dùng biểu đồ dạng cột để biểu diễn số lượng sinh viên các ngành theo từng năm học.
b. Dùng biểu đồ Pie để so sánh tổng số sinh viên của 3 ngành từ năm 92-98. c. Dùng biểu đồ XY(Scatter) để vẽ đồ thị cho các hàm số Y1=2×2-6 và Y2= x+7
trên cùng một hệ trục toạ độ XY.
2) Các thao tác tạo biểu đồ
Ví dụ: Thực hiện yêu cầu (a): biểu diễn số lượng sinh viên các ngành theo từng năm. – Vào menu Insert/Chart hoặc Click vào nút Chart Wizard trên thanh Standard.
– Thao tác qua 4 bước của Chart Wizard như sau:
Bước 1 (Step 1 of 4 – Chart Type): chọn loại biểu đồ.
Chọn loại
TRUNG TÂM ĐÀO TẠO BSMT THỰC HÀNH Trang 48 Bước 2 (Step 2 of 4-Chart Source Data): Chọn vùng dữ liệu.
– Lớp Data Range
+ Data Range: vùng dữ liệu dựng biểu đồ.
+ Series in: dữ liệu của từng đối tượng nằm theo hàng (Row) hay cột (Column)
– Lớp Series : vùng dữ liệu từng thành phần trong biểu đồ
+ Series: mỗi tên trong danh sách xác định một dãy số liệu trong biểu đồ (sinh viên mỗi ngành). Dữ liệu tương ứng được định nghĩa trong hộp Name và Values
+ Name: tên cho dãy số liệu của đối tượng được chọn trong danh sách Series, là địa chỉ ô tiêu đề của dãy số liệu, nếu không có thì thì hộp Name sẽ trống, khi đó bạn phải tự nhập tên vào.
Chú ý: những tên (name) này sẽ là nhãn cho chú giải (Legend) để xác
định mỗi dãy số liệu trong biểu đồ.
+ Values: địa chỉ của dãy số liệu của đối tượng được chọn trong danh sách Series.
+ Nút Add: Thêm dãy số liệu mới.
+ Nút Remove: Xóa dãy số liệu không dùng trong biểu đồ. + Category(X) axis labels: Vùng dữ liệu làm tiêu đề trục X.
TRUNG TÂM ĐÀO TẠO BSMT THỰC HÀNH Trang 49 Bước 3 (Step 3 of 4-Chart Options): xác định các tùy chọn cho biểu đồ.
– Titles: Đặt các tiêu đề cho biểu đồ. + Chart title: tiêu đề biểu đồ. + Category(X) axis: tiêu đề trục X. + Value (Y) axis: tiêu đề trục Y.
– Axes: Tùy chọn cho các trục toạ độ (X, Y, …).
– Gridlines: Tùy chọn cho các đường lưới.
– Legend: Tùy chọn cho phần chú giải.
– Data Label: thêm hoặc bỏ các nhãn dữ liệu cho các thành phần của biểu đồ.
– Data Tabel: Thêm bảng dữ liệu nguồn vào biểu đồ.
Bước 4 (Step 4 of 4-Chart Location): xác định vị trí đặt biểu đồ.
− As new sheet: tạo một Sheet mới chỉ chứa biểu đồ. − As object in: chọn Sheet để đặt biểu đồ.
Click vào nút lệnh Finish để hoàn thành việc tạo biểu đồ.
Các biểu đồ minh hoạ theo số liệu bảng tính và các yêu cầu ở trên
Các tùy chọn cho biểu đồ
TRUNG TÂM ĐÀO TẠO BSMT THỰC HÀNH Trang 50 3) Chỉnh sửa biểu đồ
Sau khi dựng xong biểu đồ theo 4 bước nêu trên, bạn có thể chỉnh sửa lại biểu đồ bằng cách thay đổi các thông số như: thay đổi loại biểu đồ, vùng dữ liệu, hiệu chỉnh các tiêu đề, … tương ứng với các bước đã thực hiện để dựng biểu đồ.
Cách thực hiện
– Click chọn biểu đồ cần chỉnh sửa, khi đó menu Data sẽ chuyển thành Chart.
– Chọn bước cần chỉnh sửa trong menu Chart (hoặc R_Click lên nền biểu đồ rồi
chọn lệnh tương ứng).
– Thực hiện chỉnh sửa như khi dựng biểu đồ.
1. Chart Type: Chọn lại kiểu biểu đồ (Bước 1). 2. Source Data: Chọn lại dữ liệu nguồn (Bước 2). 3. Chart Options: Chọn lại các tùy chọn (Bước 3). 4. Location: Chọn lại vị trí cho biểu đồ (Bước 4). 5. Add Data: thêm dãy số liệu mới.
4) Định dạng biểu đồ
Menu Format cho phép định dạng các thành phần trong biểu đồ. Tuỳ theo loại biểu
đồ, thành phần trên biểu đồ cần định dạng, Excel sẽ cung cấp nội dung định dạng phù hợp. Đối với văn bản như tiêu đề, ghi chú, … thì có thể định dạng Font, màu chữ, màu
1
2
3
4
5
Hình 20.10: Chọn
bước chỉnh sửa biểu đồ
(a) Số lượng SV các ngành theo từng năm
(b) So sánh tổng số SV của 3 ngành (c) Đồ thị các
hàm số toán học
TRUNG TÂM ĐÀO TẠO BSMT THỰC HÀNH Trang 51
nền, hướng văn bản. Đối với các cột hay nguyên biểu đồ thì có thể chọn đường viền, màu, …
Cách thực hiện
– Click chọn thành phần cần định dạng.
– Vào menu Format/ Selected … (hoặc Ctrl + 1, hoặc R_Click lên thành phần cần định dạng, sau đó chọn Format …), hộp thoại Format … xuất hiện.
– Thực hiện định dạng cho thành phần đó theo ý muốn.
Ví dụ: định dạng vùng nền biểu đồ (Chart Area), hộp thoại Format Chart Area như
hình dưới đây:
+ Lớp Patterns: cho phép chọn đường viền và màu nền cho biểu đồ.
+ Lớp Font: cho phép định dạng các thành phần là văn bản trong biểu đồ (tương tự
như lớp Font trong hộp thoại Format/ Cells).
+ Lớp Properties: cho phép thay đổi các thuộc tính cho biểu đồ.
Move and size with cells: biểu đồ sẽ di chuyển và thay đổi kích thước theo các ô. Nghĩa là khi xoá hay thêm các ô vào trong bảng tính thì biểu đồ cũng di chuyển theo (Ví dụ như khi ta xoá các ô bên trái biểu đồ thì biểu đồ cũng di chuyển qua trái, khi thêm các ô vào bên trái biểu đồ thì biể đồ sẽ di chuyển qua phải, …). Khi thay đổi độ rộng cột hay chiều cao hàng có “đi” qua biểu đồ thì kích thước biểu đồ cũng thay đổi theo.
Move but don’t size with cells: biểu đồ sẽ di chuyển cùng các ô nhưng không thay đổi kích thước theo các ô.
Don’t move or size with cells: biểu đồ sẽ không di chuyển và cũng không thay đổi kích thước theo các ô.
Print object: cho in nếu biểu đồ nằm trong vùng được chọn để in.
Locked: khoá biểu đồ cùng với Sheet (chỉ thực hiện được khi chọn khoá bảo vệ Sheet trước)
Với thành phần khác, nội dung định dạng cũng thay đổi cho phù hợp, như khi chọn định dạng cho tiêu đề biểu đồ (Chart Title), hộp thoại Format Chart Title như sau:
: Chọn đườngviền và màu cho vùng nền
TRUNG TÂM ĐÀO TẠO BSMT THỰC HÀNH Trang 52 Lớp Alignment: cho phép canh lề
và chọn hướng chữ cho thành phần văn bản trong cho biểu đồ.
Horizontal: canh lề văn bản theo phương ngang.
Vertical: canh lề văn bản theo phương dọc.
Orientation: chọn hướng chữ.
• Sử dụng thanh công cụ Chart
Thanh công cụ Chart có chứa một số nút được thiết kế nhằm giúp bạn định dạng nhanh biểu đồ.
Click vào biểu đồ, thanh công cụ Chart sẽ tự động xuất hiện hoặc bạn có thể bật/ tắt thanh công cụ
Chart bằng cách vào menu View/ Toolbars/ Chart.
Ý nghĩa:
1. Chart Objects: Chọn thành phần trong
biểu đồ để định dạng.
2. Format Chart …: Hiển thị hộp thoại
Format ứng với thành phần đã được chọn ở trên.
3. Chart Type: Chọn loại biểu đồ.
4. Legend: Ẩn/ hiện chú thích của biểu đồ. 5. Data Table: Ẩn/hiện bảng dữ liệu.
6. By Row: Biểu đồ được vẽ theo hàng
(row).
7. By Column: Biểu đồ được vẽ theo cột
(column).
8. Angle Text Downward: Nghiêng văn
bản (Text) theo hướng xuống.
9. Angle Text Upward: Nghiêng văn bản
(Text) theo hướng lên.
Ngoài cách sử dụng menu Format và thanh công cụ Chart để dịnh dạng cho biểu đồ, bạn có thể thay đổi kích thước và di chuyển biểu đồ như là một đối tượng hình trong Excel.
Canh lề và chọn hướng chữ cho thành
phần văn bản trong cho biểu đồ
Thanh công cụ Chart
TRUNG TÂM ĐÀO TẠO BSMT THỰC HÀNH Trang 53 ĐỊNH DẠNG VÀ IN ẤN TRONG EXCEL
– oOo –
Chương này sẽ hướng dẫn bạn chuẩn bị các công việc để in ấn như: thiết lập các tùy chọn cho trang in (Page Setup), xem lướt bảng tính (Print Preview) và thực hiện in (Print).
I. ĐỊNH DẠNG TRANG IN (PAGE SETUP)
Lệnh File/Page Setup cho phép bạn đặt hướng trang (Orientation), chọn khổ giấy
in (Paper size), đặt độ rộng của các lề (Margins), tạo tiêu đề và hạ mục (Header and Footer), đánh số trang (Page number), chọn vùng dữ liệu in (Print Area), …
Hộp thoại Page Setup gồm các lớp sau:
• Lớp Page: đặt hướng trang, chọn khổ giấy in, …
– Orientation: Chọn hướng giấy in. Portrait: hướng in đứng. Landscape: hướng in ngang. – Scaling: Chọn tỷ lệ in. – Paper size: Chọn khổ giấy. – Print quality: Chọn chất lượng in.
• Lớp Page: đặt độ rộng của các lề
Chọn độ rộng các lề Top, Bottom, Left, Right, Header và Footer (đơn vị là inch).
Nếu muốn đặt bảng tính nằm ngay tại tâm của trang in (Center on page), đánh dấu vào mục Horizontally để đặt bảng tính vào trung tâm trang in theo chiều ngang, đánh dấu vào mục Vertically để đặt bảng tính vào trung tâm trang in theo chiều đứng.
• Lớp Header/ Footer:
Đặt hướng trang, chọn khổ giấy in
TRUNG TÂM ĐÀO TẠO BSMT THỰC HÀNH Trang 54
tạo tiêu đề/ hạ mục, đánh số trang, …
Có thể chọn tiêu đề/ hạ mục có sẵn trong hộp Header/ Footer, tuy nhiên các tiêu đề/ hạ mục này có thể không đúng với mong muốn của bạn. Để tạo tiêu đề/ hạ mục theo
ý của riêng mình, bạn hãy Click vào nút Custom Header/ Custom Footer. Hộp thoại Header/ Footer (giống nhau) cho phép bạn tạo tiêu đề/ hạ mục, đánh số trang, chèn
ngày, giờ, …
Ý nghĩa các nút
1. Định dạng ký tự (Font, Size …). 5. Chèn thời gian (Time).
2. Chèn số trang. 6. Chèn tên tập tin Excel (Workbook). 3. Chèn tổng số trang. 7. Chèn tên bảng tính (Sheet).
4. Chèn ngày thàng (Date).
Tạo tiêu đề/ hạ mục, đánh số trang
Chọn Header
có sẵn
Tạo Header
theo ý muốn
có sẵn
theo ý muốn
Tạo tiêu đề/ hạ mục theo ý muốn
1 2 3 4 5 6 7
Tiêu đề/ hạ mục
bên trái Tiêu đề/ hạ mục
TRUNG TÂM ĐÀO TẠO BSMT THỰC HÀNH Trang 55
• Lớp Sheet: chọn vùng dữ liệu in, đặt tuỳ chọn khi in, thứ tự in, …
– Print area: cho phép chọn vùng dữ liệu in (nếu chọn thì chỉ dữ liệu trong vùng
mới được in, ngược lại (không chọn) thì in tất cả dữ liệu trong Sheet).
Chú ý:
Có thể chọn vùng dữ liệu in như sau:
+ Chọn vùng dữ liệu in.
+ Vào menu File/ Print Area/ Set Print Area.
Để bỏ chọn vùng dữ liệu in, bạn chọn lệnh File/ Print Area/ Clear Print Area.
– Print titles: lặp lại tiêu đề hàng (row) và cột (column) trên mỗi trang in (khi bảng
tính có nhiều trang).
+ Rows to repeat at top: lặp lại tiêu đề hàng trên đầu mỗi trang in.
+ Columns to repeat at left: lặp lại tiêu đề cột bên trái mỗi trang in.
– Print: đặt một số tuỳ chọn khi in.
+ Gridlines: chọn in các đường lưới (là các đường chia mà bạn thường thấy trên màn hình. Các đường này xác định các ô trong bảng tính. Thông thường các đường lưới này không được ra).
+ Black and white: chọn chế độ in trắng đen.
+ Draft quality: chọn chế độ in nháp (chất lượng kém nhưng in nhanh hơn).
+ Row and column heading: chọn in chỉ số hàng (1,2,3, …) và tên cột (A,B,C,…).
+ Comments: chọn in/ không in phần chú thích.
– Page order: chọn thứ tự in khi bảng tính có nhiều trang.
+ Down, then over: in theo chiều từ trên xuống dưới hết các trang, sau đó mới in phần dư bên phải.
+ Over, then down: in theo chiều từ trái sang phải hết các trang, sau đó mới in trang sau.
TRUNG TÂM ĐÀO TẠO BSMT THỰC HÀNH Trang 56 II. XEM TRƯỚC KẾT QUẢ IN (PRINT PREVIEW)
Chức năng Print Preview dùng để xem trước kết quả in trên màn hình, nhằm kiểm
tra và hiệu chỉnh trước khi in để tránh các sai sót. Trong màn hình Print Preview, bạn có thể thực hiện:
Phóng to, thu nhỏ (Zoom) tỷ lệ hiển thị trang in.
Điều chỉnh các lề của trang in (Left, Right, Top, Bottom, Header, Footer). Điều chỉnh độ rộng của các cột.
Để chuyển sang chế độ Print Preview, bạn thực hiện theo một trong các cách sau:
– Chọn menu File/ Print Preview
– Click vào nút Print Preview trên thanh công cụ chuẩn.
– Chọn nút lệnh Print Preview trong hộp thoại Print hay Page Setup.
Ý nghĩa các nút lệnh trên thanh công cụ trong màn hình Print Preview:
1. Next: Trở lại trang ngay phía trước. 2. Previous: Đến trang kế tiếp.
3. Zoom: Phóng to/ thu nhỏ màn hình. 4. Print: Mở hộp thoại Print để thực hiện in.
5. Setup: Mở hộp thoại Page Setup để định các thông số in. 6. Margins: Điều chỉnh các lề.
1 2 3 4 5 6 7 8 9
Xem trước kết quả in trên màn hình
Header
Top
Right
Bottom
Left
Cột A
Cột B
TRUNG TÂM ĐÀO TẠO BSMT THỰC HÀNH Trang 57
7. Page Break Preview: Khi được chọn sẽ quay về bảng tính và chuyển qua chế độ màn hình Page Break Preview. Ở chế độ này sẽ có những đường kẻ tượng trưng cho vị trí ngắt trang kèm theo những dạng chữ mờ Page1, Page2, Page3, … để cho biết vùng đang xem là ở trang nào. Để quay về chế độ bình
thường, bạn chọn lênh View/ Normal.
8. Close: Đóng màn hình Print Preview lại. 9. Help: mở trợ giúp của Excel.
III. THỰC HIỆN IN (PRINT):
Sau khi hoàn tất phần nội dung, để thực hiện in trong Excel, bạn thực hiện theo các bước sau:
• Đặt các thông số cho các trang in (Page Setup). • Chọn vùng dữ liệu cần in (Print Area).
• Xem trước khi in (Print Preview) để điều chỉnh nếu cần thiết.
• Thực hiện in: chọn menu File/ Print; hoặc tổ hợp phím Ctrl + P; hoặc chọn nút
lệnh Print trên thanh Standard. Hộp thoại Print như sau:
– Printer: chọn máy in sử dụng
trong hộp Name.
– Print range: chọn vùng in.
+ All: chọn in tất cả các trang. + Page(s): chọn in liên tục từ
trang bắt đầu (From) cho đến trang cuối (To).
– Print what: phần được in.
+ Selection: in khối được chọn. + Entire workbook: in tất cả
các Sheet trong Workbook. + Active(s) sheet: in Sheet
hiện hành.
– Copies: số bản và thứ tự in.
+ Number of copy: chọn số bản in. + Collate: kiểm tra thứ tự in.
Ví dụ: Giả sử in trang 1, 2 và số bản in là 3. Thứ tự in như sau:
Collate: trang 1, trang 2, trang 1, trang 2, trang 1, trang 2. Collate: trang 1, trang 1, trang 1, trang 2, trang 2, trang 2.
