Cách Thực Hiện 5S Trong Sản Xuất

Ngành sản xuất giúp tạo ra sản phẩm có vai trò quan trọng trong sự phát triển kinh tế của quốc gia và toàn thế giới nói chung. Do quá trình sản xuất đòi hỏi nhiều khâu và quy trình khác nhau tùy mỗi ngành. Chính vì thế việc áp dụng các hệ thống quản lý hoạt động sản xuất tiên tiến như 5S đang là một xu thế tất yếu được các doanh nghiệp sản xuất thế giới áp dụng.

Áp dụng tiêu chuẩn 5s trong ngành ngân hàng

5S là một phương pháp quản lý doanh nghiệp xuất phát từ Nhật Bản bao gồm 5 bước triển khai thực hiện. Cụ thể, đó là viết tắt của 5 chữ cái đầu tiên trong tiếng Nhật là: Seiri (S1) – Seiton (S2) – Seiso (S3) – Seiketsu (S4) – Shitsuke (S5). Tương ứng trong tiếng Anh là: Sort – Set in order – Shine – Standardize – Sustain. Và khi dịch sang tiếng Việt mang nghĩa là: Sàng lọc – Sắp xếp – Sạch sẽ – Săn sóc – Sẵn sàng.

Cụ thể:

• S1: Lựa chọn và loại bỏ những thứ không cần thiết và không có giá trị.
• S2: Sắp xếp các vật dụng hợp lý và đúng nơi quy định.
• S3: Giữ vệ sinh cơ sở sạch sẽ và ngăn nắp.
• S4: Xây dựng cơ chế đảm bảo S1, S2, S3 được tuân thủ.
• S5: Thực hiện 4S trên một cách chủ động và tự giác.

5S áp dụng được trong mọi ngành nghề, lĩnh vực, tại mọi loại hình doanh nghiệp, tổ chức dưới bất cứ quy mô nào. Đặc biệt, mô hình 5S tỏ ra vô cùng hữu hiệu trong các hoạt động sản xuất, kinh doanh, Đạt được tiêu chuẩn 5S trong sản xuất giúp các đơn vị tạo ra môi trường làm việc sạch sẽ, ngăn nắp, hiện đại, Từ đó kéo theo một loạt các tác động tích cực khác như: tận dụng được không gian vật lý tối đa, rút ngắn quy trình sản xuất, nâng cao năng suất lao động và chất lượng sản phẩm, củng cố tinh thần làm việc của nhân viên, giảm tỷ lệ thương tật và tai nạn lao động… Triển khai tư vấn 5S vào quy trình sản xuất một cách khoa học là tiền đề để các đơn vị mở rộng cơ hội kinh doanh, chiếm lĩnh thị trường và phát triển bền vững.

CÁCH THỰC HIỆN 5S TRONG SẢN XUẤT

Bước 1: Khởi động dự án

• Xác định mục tiêu khi triển khai 5S.
• Thành lập Ban triển khai 5S (mỗi bộ phận chọn khoảng 2 người có tinh thần trách nhiệm, tính kỷ luật cao, có tầm ảnh hưởng với người khác tham gia vào Ban 5S).
• Tiến cử một số cán bộ quản lý chủ chốt trong ban 5S tham gia các khóa đào tạo về thực hành 5S của các tổ chức uy tín.
• Tìm hiểu về những đơn vị đã triển khai thành công mô hình 5S tại cơ sở để học hỏi kinh nghiệm.

Bước 2: Xây dựng kế hoạch, nhiệm vụ của Ban 5S

• Bổ nhiệm Trưởng ban, Phó Ban, Thư ký, các cán bộ quản lý chủ chốt tại từng bộ phận.
• Phân công trách nhiệm của từng cá nhân một cách rõ ràng
• Thiết lập cách thức triển khai 5S tại từng bộ phận.
• Có chính sách huy động sự tham gia của 100% cán bộ công nhân viên trong đơn vị.

Bước 3: Phổ biến, đào tạo 5S trong đơn vị

• Thông báo công khai mục tiêu, kế hoạch, quy trình thực hiện 5S đến toàn thể thành viên trong đơn vị.
• Thiết kế các biểu ngữ, hình ảnh và tiến hành các hoạt động tuyên truyền 5S trong đơn vị.
• Cung cấp các khóa đào tạo 5S để các thành viên nâng cao nhận thức và nắm rõ quy trình thực hiện 5S.

Bước 4: Thực hiện 5S

4.1. Thực hiện “Sàng lọc”

Thống kê toàn bộ hồ sơ, tài liệu, vật dụng, máy móc, thiết bị và chọn ra những hồ sơ, tài liệu, vật dụng, máy móc, thiết bị không cần thiết:

• Vứt bỏ những thứ không có giá trị và không sử dụng khỏi cơ sở.
• Thanh lý, bán lại những thứ không dùng nhưng vẫn còn giá trị.
• Tìm cách tái sử dụng những thứ không có giá trị nhưng lại tốn tiền để loại bỏ.

4.2. Thực hiện “Sắp xếp”

Bố trí lại vị trí của các hồ sơ, tài liệu, vật dụng, máy móc, thiết bị vẫn có giá trị sử dụng theo mức độ sử dụng. Cụ thể:

• Những thứ thường xuyên sử dụng thì để gần nơi sử dụng, gần người cần sử dụng.
• Những thứ thỉnh thoảng mới dùng thì đặt xa nơi sử dụng hơn.
• Những thứ không dùng tới hoặc chưa dùng tới nhưng phải giữ lại thì xếp vào kho lưu trữ có nhãn dán nhận diện rõ ràng.

4.3. Thực hiện “Sạch sẽ”

• Có kế hoạch tổng vệ sinh định kỳ toàn cơ sở: Vẽ sơ đồ mặt bằng cơ sở, kể cả khu vực bao quanh bên ngoài; Phân chia những khu vực công như cầu thang, hành lang, nhà ăn, nhà để xe, nhà vệ sinh,… cho từng nhóm chịu trách nhiệm vệ sinh và quản lý; Trang bị các dụng cụ vệ sinh cần thiết và bàn giao cho các nhóm; Phát lệnh tổng vệ sinh trên toàn cơ sở.
• Tạo bầu không khí thi đua sôi nổi, hứng khởi trong đơn vị, lãnh đạo, cán bộ trong đơn vị phải làm gương cho nhân viên.
• Giao mỗi cá nhân tự giữ gìn vệ sinh nơi làm việc của mình: Sắp xếp bàn làm việc, tư trang cá nhân ngăn nắp, gọn gàng; Kiểm tra vệ sinh trước và sau giờ làm việc; Lau dọn sàn nhà, máy móc, thiết bị sạch sẽ.
• Tìm ra nguyên nhân gây mất vệ sinh và có biện pháp phòng ngừa bụi bẩn.

4.4. Thực hiện “Săn sóc”

• Ban hành các văn bản trong đó nêu rõ quy trình thực hiện các bước “Sàng lọc”, “Sắp xếp”, “Sạch sẽ”.
• Thiết lập các thang đo, tiêu chí đánh giá, phân loại nhãn mác.
• Quy định trách nhiệm cụ thể của cá nhân, phòng, ban, bộ phận.
• Có cơ chế theo dõi, kiểm tra, giám sát thực hiện.
• Tổ chức thi đua giữa các bộ phận, phòng ban trong việc thực hiện 5S.
• Tuyên dương, khen thưởng những cá nhân, nhóm có thành tích nổi bật, sáng tạo khi áp dụng mô hình 5S.
• Xử lý các trường hợp vi phạm theo các cấp độ từ nhẹ đến nặng.

4.5. Thực hiện “Sẵn sàng”

• Thông qua việc duy trì đào tạo và các hành động thực tiễn để hình thành thói quen thực hành 5S tại cơ sở.
• Mỗi cán bộ công nhân viên tại đơn vị cần tự giác và chủ động trong việc tuân thủ các quy định, kế hoạch, chính sách đã ban hành.

Bước 5: Tiến hành đánh giá

• Dựa vào các tiêu chí, thang đo đã thiết lập trước đó để đánh giá thực tế quy trình triển khai thực hiện 5S, bao gồm cả kiểm tra định kỳ và kiểm tra đột xuất tại cơ sở.
• Thu thập phản hồi, ý kiến đóng góp của các cán bộ công nhân viên.
• Ghi nhận các vấn đề tồn đọng, các hạn chế trong quá trình thực hành tại đơn vị sản xuất.
• Đề xuất các giải pháp khắc phục, cải tiến trong thời gian tới để nâng cao hiệu quả hoạt động.
• Tổng hợp những thành tích đã đạt được.
• Công bố kết quả đánh giá và lưu trữ lại tất cả các tài liệu để so sánh cho lần đánh giá tiếp theo.

Bước 6: Tuyên dương, khen thưởng

• Tuyên dương các bộ phận xuất sắc làm ví dụ điển hình cho việc triển khai tốt 5S.
• Trao thưởng bằng khen, cờ thi đua, cúp hoặc phần thưởng cho đơn vị xuất sắc của tháng và đơn vị xuất sắc của năm.
• Mục đích là nhằm ghi nhận những cố gắng, nỗ lực của các thành viên, đồng thời xây dựng môi trường thi đua sôi nổi tại cơ sở.

chương trình đào tạo mô hình 5s cho nhiều doanh nghiệp của kna cert

TRIỂN KHAI ÁP DỤNG MÔ HÌNH 5S CHO CÁC DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT

Nhận thức được những lợi ích to lớn mà mô hình 5S đem lại, ngày càng có nhiều đơn vị đưa 5S vào quy trình sản xuất kinh doanh của mình và đạt được các kết quả tích cực. Dưới đây là một số công ty đại diện cho những đơn vị sản xuất, kinh doanh đã và đang triển khai mô hình 5S hiệu quả:

1. Công ty Cổ phần Nhựa Hưng Yên ứng dụng mô hình 5S trong sản xuất

Nhắc tới nhà máy nhựa thông thường người ta sẽ liên tưởng tới khói bụi và tiếng ồn nhưng khi tới Công ty Cổ phần Nhựa Hưng Yên thì mọi thứ hoàn toàn khác. Đơn vị sản xuất này đã áp dụng mô hình 5S trong khuôn khổ chương trình phát triển ngành công nghiệp phụ trợ do Trung tâm hỗ trợ Doanh nghiệp nhỏ và vừa phía Bắc cùng nhóm chuyên gia Jica thực hiện vào năm 2015.

Chỉ sau một thời gian ngắn triển khai, công ty đã có những thay đổi rõ rệt. Bên trong các cơ sở sản xuất tại 115 Nguyễn Thiện Thuật hay 91 Nguyễn Văn Linh đều sạch sẽ, tường nhà, nền xưởng không bụi bặm, nguyên liệu nhựa được xử lý trắng, sạch và không có mùi khó chịu. Công nhân trước khi vào xưởng được yêu cầu đội chụp tóc, chụp tai (đối với người đứng máy), không bắt buộc đeo khẩu trang vì không có mùi hôi và phải đi qua máy hút để khử khuẩn, khử bụi.

Nhờ môi trường làm việc được cải thiện mà chất lượng sản phẩm của công ty cũng tăng lên đáng kể, đáp ứng được yêu cầu của phía bạn hàng vì “chỉ cần một con ruồi hay một sợi tóc dính vào túi thì toàn bộ lô hàng đó sẽ bị trả lại”. Ngoài ra, công ty phát triển còn kéo theo thu nhập của người lao động tăng. Công nhân của Công ty Nhựa Hưng Yên hiện nằm trong top đầu các doanh nghiệp tại tỉnh Hưng Yên.

1. Công ty TNHH Chế tạo công nghiệp và Gia công chế biến hàng xuất khẩu Việt Nam (VMEP) triển khai mô hình 5S trong sản xuất

Với thông điệp sắp xếp nơi làm việc như chính nơi ở của mình, phong trào cải thiện mối nguy hại tại nơi làm việc được các thành viên trong công ty hưởng hứng tính cực. Sự ngăn nắp hiện hữu từ cổng công ty tới khuôn viên làm việc của mỗi cá nhân. Các khẩu hiệu về 5S được bố trí ở những nơi dễ thấy tại cơ sở, trong từng bộ phận. Nhân viên của công ty có ý thức tập thể cao. Nhờ vậy mà dù phạm vi quản lý rộng, các khu vực sản xuất nằm rải rác ở nhiều vị trí, thiết bị, hàng hóa (kho vật tư dầu mỡ, rác thải xưởng gia công cơ khí…) khá nhiều và nguy hiểm nhưng mô hình 5S vẫn được triển khai một cách hiệu quả.

1. Công ty TNHH dụng cụ cơ khí và y tế VPIC Việt Phát thành công với mô hình 5S trong sản xuất

VPIC tổ chức các buổi sinh hoạt ngay trong xưởng làm việc, tại đó phổ biến, thông báo về tình hình thực hiện 5S của cơ sở. Từ đó nâng cao ý thức và tác phong làm việc của công nhân viên. Không gian xưởng sản xuất được bố trí, sắp xếp khoa học, gọn gàng hơn, giảm thời gian tìm kiếm các linh kiện, nâng cao năng suất lao động. Môi trường làm việc ngăn nắp cũng giúp giảm thiểu các rủi ro, tai nạn lao động, đảm bảo an toàn cho công nhân tại đây.

KHÓA ĐÀO TẠO THỰC HÀNH 5S TẠI KNA

Nếu doanh nghiệp của bạn đang tìm kiểm một nhà tư vấn 5S hiệu quả thì công ty KNA chính là lựa chọn đúng đắn dành cho bạn. Với kinh nghiệm nhiều năm trong lĩnh vực này, KNA tự tin sẽ giúp doanh nghiệp áp dụng mô hình 5S thành công và hiệu quả.

THÔNG TIN KHÓA ĐÀO TẠO THỰC HÀNH 5S

• Thông tin liên hệ đào tạo 5S-KAIZEN: Công ty TNHH Chứng Nhận KNA
• Trụ sở chính: Tầng 11, Tòa nhà Ladeco, 266 Đội Cấn, Ba Đình, Hà Nội
• Văn Phòng: Tầng 2, tòa nhà Thủy Lợi 4, 102 Nguyễn Xí, Phường 26, Quận Bình Thạnh, TPHCM.
• Tell: 093.2211.786 – 02438.268.222