Mô tả công việc nhân viên thu mua và những câu hỏi phỏng vấn thường gặp

Nhắc đến vị trí nhân viên thu mua, nhiều người nghĩ đây đơn thuần chỉ là một công việc của những người tìm kiếm và mua sản phẩm. Song, bản chất của công việc này lại phức tạp hơn rất nhiều, đòi hỏi một quy trình chặt chẽ và đóng vai trò lớn quyết định đến sự thành bại của doanh nghiệp. Do vậy, nếu quan tâm đến công việc này, hãy cũng Blog TopCV nghiên cứu kỹ mô tả công việc nhân viên thu mua để xem nó có thực sự đơn giản như chúng ta nghĩ?

Nhân viên thu mua là gì?

Nhân viên thu mua là người chịu trách nhiệm tìm kiếm và thu thập các sản phẩm nguyên vật liệu, dịch vụ sao cho đảm bảo việc duy trì và phát triển sản xuất của doanh nghiệp.

Một nhân viên thu mua phải trực tiếp làm việc với các nhà cung cấp, sao cho có thể tìm kiếm được các nguồn vật liệu chất lượng và sở hữu mức giá tốt nhất, từ đó mang lại lợi nhuận tối đa cho công ty.

Nhu cầu tuyển dụng nhân viên thu mua

Trong bối cảnh nền kinh tế cạnh tranh như hiện nay, khi mà các đơn vị cung cấp ngày càng da dạng thì doanh nghiệp càng phải chú trọng vào việc xây dựng bộ phận nhân viên thu mua để tối ưu hóa các nguồn chi phí phục vụ sản xuất. Mặt khác, kinh tế Việt Nam cũng ngày càng hội nhập sâu và rộng với thế giới. Do vậy, việc thu mua hàng hóa và tìm kiếm nguyên vật liệu từ nước ngoài cũng trở thành một nhu cầu lớn của các doanh nghiệp hiện nay.

Chính vì sự cần thiết của vị trí này mà nhu cầu tuyển dụng nhân viên thu mua không ngừng gia tăng , nhu cầu bổ sung nhân lực là vấn đề được các doanh nghiệp chú trọng. Tuy nhiên, nhân viên thu mua cũng là công việc đòi hỏi rất nhiều những kiến thức và kỹ năng. Do vậy, để đáp ứng được nhu cầu của các nhà tuyển dụng, ứng viên phải không ngừng trau dồi kiến thức và kinh nghiệm để trở thành những nhân viên thu mua chuyên nghiệp, năng động và nhạy bén nhất.

Mô tả công việc nhân viên thu mua

Lập kế hoạch mua hàng

• Nhân viên thu mua sẽ là người trực tiếp tiếp nhận những nhu cầu mua hàng từ các bộ phận, phòng ban. Họ sẽ phải xác định rõ các sản phẩm cần mua bao gồm tất cả các yếu tố về chất lượng, thành phần, các yêu cầu về thông số kỹ thuật… và ưu tiên những hoạt động thu mua.
• Thiết lập bảng kế hoạch thu mua, đưa ra yêu cầu mua hàng sao cho đáp ứng các tiêu chí về chất lượng, số lượng đáp ứng quy trình vận hành và sản xuất của doanh nghiệp.

Tìm kiếm đơn vị cung cấp

Trong một số trường hợp, doanh nghiệp đã có những nhà cung cấp “mối” tức là giữa đơn vị thu mua và đơn vị cung cấp đã có những hoạt động giao dịch trước đó. Người thu mua cần tham khảo về mức độ hài lòng của nhân viên để xem xét có nên tiếp tục lựa chọn đơn vị cung cấp này. Đồng thời, tham khảo thêm các nhà cung cấp khác để nắm giá cả thị trường, biết đâu bạn sẽ có được những sự lựa chọn tốt hơn.

Trường hợp với những mặt hàng mới, nhân viên thu mua cần:

• Nghiên cứu và lựa chọn các nhà cung cấp phù hợp, đáp ứng các tiêu chuẩn mà công ty đưa ra

• Yêu cầu báo giá và so sánh các đơn vị cung cấp

• Tiến hành đàm phán và test hàng mẫu

Tiến hành thu mua

Khi đã lựa chọn được nhà cung cấp đáp ứng các tiêu chí mà công ty đưa ra, nhân viên thu mua sẽ tiến hành thỏa thuận và ký hợp đồng.

• Trực tiếp ký hợp đồng với đơn vị cung cấp

• Nhân viên thu mua phải bám sát và theo dõi tiến độ đơn đặt hàng đảm bảo giao hàng kịp thời

• Xem xét, kiểm tra các sản phẩm vật tư về chất lượng, số lượng sao cho đảo bảo các thỏa thuận trước đó

• Phối hợp với các bộ phận để lập hóa đơn, hạch toán chi phí, bảo quản nguyên vật liệu; đồng thời chuẩn bị báo cáo với cấp trên

• Trong trường hợp có sự cố phát sinh, nhân viên thu mua cần linh hoạt để ứng phó kịp thời

Một số câu hỏi phỏng vấn nhân viên thu mua

Dưới đây sẽ là một số câu hỏi phỏng vấn nhân viên thu mua thường gặp:

Bạn hiểu thế nào về công việc của một nhân viên thu mua?

Để trả lời cho câu hỏi này, ứng viên cần nắm rõ chi tiết mô tả công việc nhân viên thu mua? Đó là những người thực hiện các công việc thu mua hàng hóa, vật dụng, nguyên vật liệu cho doanh nghiệp nhằm đảm bảo các hoạt động sản xuất được diễn ra một cách hiệu quả. Nhiệm vụ của một nhân viên thu mua chính là phải đảm bảo tìm kiếm, thu mua được nguồn hàng chất lượng vừa phải tiết kiệm được chi phí tối đa cho doanh nghiệp.

Nếu là một nhân viên thu mua bạn sẽ lựa chọn các đơn vị cung cấp dựa trên những tiêu chí nào?

Đây là câu hỏi thuộc phạm trù về kỹ năng và kinh nghiệm, mỗi ứng viên sẽ có những bí quyết riêng. Song với bất kỳ sản phẩm hàng hóa nào, nhân viên thu mua cũng cần tuân thủ các nguyên tắc cơ bản đó là chất lượng, chi phí và uy tín.

Để đảm bảo hiệu quả sản xuất, trước hết nguồn nguyên vật liệu phải đảm bảo đúng chất lượng và yêu cầu đã đưa ra. Một sản phẩm tốt, song giá cả càng hợp lý sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa được chi phí sản xuất. Và cuối cùng, đơn vị cung cấp phải đảm bảo uy tín về chất lượng, số lượng và thời gian giao hàng phải đúng hẹn để không làm ảnh hưởng đến quy trình và tiến độ công việc.

Bạn sẽ làm gì để duy trì quan hệ với những nhà cung cấp?

Ở câu hỏi này, nhà tuyển dụng đang muốn khám phá khả năng khéo léo của bạn trong giao tiếp và duy trì mối quan hệ. Với câu hỏi này, bạn cần xác định hai nội dung. Thứ nhất, không phải nhà cung cấp nào cũng quan trọng và buộc phải duy trì. Thứ hai, việc duy trì phải thông qua những kỹ năng mang tính khéo léo và chuyên nghiệp, nhằm đảm bảo có lợi cho doanh nghiệp nhưng không giảm đi tầm vóc cho doanh nghiệp. Và trong bất kỳ mối quan hệ nào thì muốn có thể duy trì bền vững đều phải dựa trên sự chia sẻ và thấu hiểu.

Theo bạn, yêu cầu của một nhân viên thu mua cần những yếu tố nào? Và bạn có những tố chất nào có thể đáp ứng được vị trí này?

Một nhân viên thu mua chắc chắn phải là người có kỹ năng giao tiếp và đàm phán tốt, đồng thời họ cũng là những người nhanh nhạy và có khả năng xử lý các tình huống. Bằng những kiến thức, kinh nghiệm và những kỹ năng vốn có, ứng viên nên mạnh dạn chỉ ra những thế mạnh tiêu biểu của bản thân có thể đáp ứng các tiêu chí công việc.

Tìm việc làm nhân viên thu mua ở đâu?

Hiện nay, nhân viên thu mua đang trở thành đối tượng công việc được nhiều nhà tuyển dụng săn đón, đặc biệt là những ai đã từng có kinh nghiệm ở vị trí này. Do vậy, ứng viên có thể dễ dàng tìm việc làm nhân viên thu mua ở website doanh nghiệp hoặc trên các kênh việc làm online như TopCV.

Ngoài việc nắm rõ mô tả công việc nhân viên thu mua kết hợp rèn luyện những kỹ năng thật tốt, ứng viên nên tạo cho mình những mẫu CV chuyên nghiệp tại TopCV để thu hút các nhà tuyển dụng. Hy vọng với những tình huống câu hỏi mà chúng tôi đưa ra sẽ phần nào giúp bạn chuẩn bị một hành trang tốt để chinh phục vị trí nhân viên thu mua ngay hôm nay.