Contents
ERP ROSY giải pháp hóa đơn điện tử
1. Lộ trình bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử : * Giai đoạn 1 (từ 01/01/2018): Nhóm đối tượng sử dụng hóa đơn thực hiện chuyển dữ liệu cho cơ quan thuế: Đó là các DN, đơn vị sự nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử kể từ khi có mã số thuế và định kỳ kết chuyển dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế gồm: – DN được thành lập theo quy định pháp luật trong khu công nghiệp, khu kinh tế, khu chế xuất, khu công nghệ cao. – Các đơn vị sự nghiệp công lập có sản xuất, kinh doanh theo quy định pháp luật. – DN, Ngân hàng có mức vốn điều lệ từ 15 tỷ đồng trở lên tính theo số vốn đã góp đến thời điểm thông báo phát hành hóa đơn, gồm chi nhánh, đơn vị trực thuộc khác tỉnh, thành phố với trụ sờ chính cho kê khai, nộp thuế GTGT. Nhóm đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử có mã cơ quan thuế: Các DN, tổ chức sau sử dụng hóa đơn điện tử có mã cơ quan thuế gồm: – DN mới thành lập (không bao gồm DN thuộc nhóm sử dụng hóa đơn thực hiện chuyển dữ liệu cho cơ quan thuế) – Các DN, tổ chức đang mua hóa đơn của cơ quan thuế gồm: DN vi phạm về quản lý, sử dụng hóa đơn; DN có rủi ro theo thông báo của cơ quan thuế và tổ chức, DN khác thuộc đối tượng mua hóa đơn của cơ quan thuế trước 01/01/2018 phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã cơ quan thuế theo thông báo của cơ quan thuế. * Giai đoạn 2 (từ 01/01/2019): 30% các DN, tổ chức còn lại. * Giai đoạn 3 (từ 01/01/2020): 80% các DN, tổ chức sử dụng hóa đơn điện tử, hóa đơn điện tử có mã cơ quan thuế. Đây là lộ trình được Tổng cục Thuế, Bộ Tài chính đề xuất trong đề nghị xây dựng nghị định thay thế Nghị định số 51/2010/NĐ-CP, Nghị định số 04/2014/NĐ-CP Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ đang được đăng tải trên website của Bộ Tài chính. Hóa đơn điện tử là xu thế tất yếu của mọi doanh nghiệp, tổ chức. Doanh nghiệp nên tiến hành chuyển đổi hóa đơn truyền thống sang phương tiện hóa đơn hiện đại này để nâng cao lợi nhuận cũng như tiết kiệm thời gian và nhân lực.
2. Những lợi ích khi sử dụng hóa đơn điện tử : Những lợi ích của hóa đơn điện tử so với hóa đơn giấy thông thường : – Hàng năm, doanh nghiệp tiết kiệm được đến 90% chi phí cho hóa đơn. – Giảm thiểu rủi ro trong việc vận chuyển, lưu trữ và bảo quản hóa đơn. – Phương thức gửi hóa đơn cho khách hàng nhanh chóng và tiện lợi. – Cắt giảm chi phí chuyển phát nhanh hoặc rủi ro trong quá trình vận chuyển. – Thông tin được đảm bảo an toàn, dễ dàng tìm kiếm và tra tra cứu hóa đơn. – Không cần phải báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn.
3. Nguyên tắc sử dụng hoá đơn điện tử: Tổ chức, cá nhân lựa chọn sử dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ phải thông báo cho khách hàng của mình về định dạng hoá đơn điện tử, cách thức truyền nhận hóa đơn điện tử. Người bán, người mua, tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử và các đơn vị có liên quan phải có thoả thuận về yêu cầu kỹ thuật và các điều kiện bảo đảm tính toàn vẹn, bảo mật có liên quan đến hoá đơn điện tử đó.
4. Các yêu cầu phải thực hiện khi sử dụng hoá đơn điện tử: – Tổ chức cá nhân muốn sử dụng hoá đơn điện tử phải có hạ tầng về công nghệ thông tin để lưu trữ và sử dụng chứng từ điện tử và phải có chữ ký điện tử. – Tổ chức cá nhân tự xác định việc sử dụng phần mềm hoá đơn điện tử (tự xây dựng hoặc sử dụng phần mềm hoá đơn điện tử do tổ chức trung gian cung cấp). – Tổ chức cá nhân phải thông báo cho khách hàng về định dạng hoá đơn và cách thức truyền nhận hoá đơn điện tử (trực tiếp hay qua tổ chức trung gian). – Tổ chức cá nhân phải ban hành Quyết định áp dụng hoá đơn điện tử và gửi Thông báo phát hành hoá đơn điện tử tới cơ quan thuế trước khi lập hoá đơn điện tử. – Tổ chức cá nhân có thể lập hoá đơn trên hệ thống phần mềm của mình hoặc trên hệ thống của tổ chức trung gian, ký điện tử và chuyển cho người mua.
5. Điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử, hóa đơn điện tử có mã cơ quan thuế : – Sử dụng chữ ký số được ký bằng chứng thư số do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng cấp hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp, cơ quan nhà nước có thẩm quyền công nhận. – Đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin và có khả năng truy cập, sử dụng Internet. (Theo Dự thảo Nghị định thay thế Nghị định 51/2010/NĐ-CP và Nghị định 04/2014/NĐ-CP về hóa đơn)
6. Hướng dẫn thực hiện hóa đơn điện tử : – Về chữ ký người mua trên hóa đơn điện tử: trường hợp người mua không phải là đơn vị kế toán hoặc là đơn vị kế toán nếu có các hồ sơ, chứng từ chứng minh việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ giữa Công ty với người mua như: hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận hàng hóa, biên nhận thanh toán, phiếu thu, hồ sơ chứng từ khác thì Công ty lập hóa đơn điện tử cho người mua theo quy định, trên hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua. – Về việc lập hóa đơn điện tử có số dòng nhiều hơn một trang: Trường hợp chuyển đổi hóa đơn điện tử ra giấy, nếu số lượng hàng hóa, dịch vụ bán ra nhiều hơn số dòng của một trang hóa đơn thì Công ty thực hiện tương tự trường hợp sử dụng hóa đơn tự in mà việc lập và in hóa đơn thực hiện trực tiếp từ phần mềm và số lượng hàng hóa, dịch vụ bán ra nhiều hơn số dòng của một trang hóa đơn, cụ thể : Công ty được thể hiện hóa đơn nhiều hơn một trang nếu trên phần đầu trang sau của hóa đơn có hiển thị: cùng số hóa đơn như của trang đầu (do hệ thống máy tính cấp tự động); cùng tên, địa chỉ, MST của người mua, người bán như trang đầu; cùng mẫu và ký hiệu hóa đơn như trang đầu; kèm theo ghi chú bằng tiếng Việt không dấu “tiep theo trang truoc – trang X/Y” (trong đó X là số thứ tự trang và Y là tổng số trang của hóa đơn đó).
Do đó :
Hóa đơn điện tử trở thành trở thành phần mềm không thể thiếu trong mỗi doanh nghiệp, nhất là khi sự bắt buộc về sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử thay cho hóa đơn giấy quyết định thực thi vào năm 2019.
Hiểu và nắm được nhu cầu thiết yếu của hầu hết các doanh nghiệp ngày nay về sự chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử thay cho hóa đơn giấy trong thời gian tới. Để đáp ứng nhu cầu của quý doanh nghiệp, Phần Mềm Rosy đang trong quá trình triển khai, liên kết với các nhà cung cấp hóa đơn điện tử để tích hợp phần mềm hóa đơn điện tử vào phần mềm Rosy nhằm tạo điều kiện thuận lợi, thao tác nhanh chóng, tiết kiệm thời gian cho quý doanh nghiệp trong quá trình làm việc.
