Giao tiếp là gì? Vai trò, chức năng, phân loại & Kỹ năng giao tiếp

Giao tiếp là gì? Vai trò của giao tiếp trong xã hội, Phân loại giao tiếp. Các yếu tố cấu thành hoạt động giao tiếp và kỹ năng để giao tiếp đạt hiệu quả cao nhất.

1. Vai trò của giao tiếp

Hằng ngày chúng ta phải giao tiếp với bạn bè, người thân, đồng nghiệp … trong những hoàn cảnh và tình huống rất khác nhau, vì những mục đích cũng rất khác nhau (trao đổi thông tin, giải quyết vấn đề, thuyết phục họ …) Trong quá trình giao tiếp này một lời nói, một cử chỉ có thể tạo ra một ấn tượng tốt đẹp, một sự tin cậy, một cảm xúc tích cực, cũng có thể làm mất lòng nhau, làm tổn hại đến sức khoẻ và khả năng hoạt động của con người. Ông bà ta thương nói: “học ăn, học nói, học gói, học mở”, nghĩa là phải học những điều thật cơ bản trong cuộc sống, mà ta tưởng là đơn giản và dễ dàng. Đã bao lần chúng ta tự hỏi mình: Ta ăn như vậy có đúng không? Ta nói như vậy đã được chưa? Ta có biết lắng nghe người khác nói hay không?… Học cách thức giao tiếp chính là một trong những môn học để làm người, mà ai ai cũng cần phải học, học mãi… đến khi nằm xuống kết thúc một đời người.

Trong tâm lý học, giao tiếp là vấn đề có ý nghĩa thực tiễn rất lớn, bởi vì giao tiếp đóng vai trò rất quan trọng trong việc hình thành và phát triển nhân cách của con người. Đồng thời giao tiếp còn là phương tiện thể hiện nhân cách. Tâm lý của con người được hình thành và phát triển trong giao tiếp với những người xung quanh.

Ngoài ra hoạt động giao tiếp còn là mặt quan trọng, là điều kiện để thực hiện tốt các hoạt động khác, thậm chí cả trong trường hợp, khi mà ý nghĩa của hoạt động không phải là giao tiếp, mà là lĩnh hội và tiếp thu kiến thức, bán hàng, quản lý, ký kết hợp đồng, kinh doanh… Giao tiếp chính là một công cụ sắc bén để tạo ra các mối quan hệ trong quản lý, trong kinh doanh và để tạo ra hạnh phúc trong gia đình.

Trong quản lý, nếu người lãnh đạo có kỹ năng giao tiếp tốt sẽ đoàn kết được các cộng sự, tạo ra được một bầu không khí tâm lý thuận lợi trong tổ chức, tạo ra được các mối quan hệ gần gũi, thân mật giữa cấp trên với cấp dưới, trên cơ sở đó có thể tác động mạnh tới từng cá nhân trong tổ chức, nâng cao uy tín của mình.

Tóm lại, giao tiếp là điều quan trọng đối với bất cứ mối quan hệ nào trong xã hội. Hoạt động giao tiếp cho phép chúng ta phát triển xã hội văn minh, truyền kiến thức từ thế hệ này sang thế hệ khác. Quá trình giao tiếp hữu hiệu rất quan trọng đối với sự thành công và mãn nguyện của chúng ta.

Người Việt Nam rất coi trọng giao tiếp.

• Sự giao tiếp tạo ra quan hệ: Dao năng liếc thì sắc, người năng chào thì quen.
• Sự giao tiếp củng cố tình thân: áo năng may năng mới, người năng tới năng thân.
• Năng lực giao tiếp được người Việt Nam xem là tiêu chuẩn hàng đầu để đánh giá con người: Vàng thì thử lửa, thử than – Chuông kêu thử tiếng, người ngoan thử lời.

2. Khái niệm giao tiếp

Hiện nay vẫn chưa cho có sự thống nhất cao trong các nhà nghiên cứu khi bàn về giao tiếp, tuy nhiên, hiểu khái quát có thể nêu lên một khái niệm về giao tiếp như sau:

Giao tiếp là sự tiếp xúc tâm lý giữa người và người thông qua ngôn ngữ, cử chỉ, điệu bộ. Giao tiếp là sự xác lập và vận hành các mối quan hệ giữa người và người, hoặc giữa người và các yếu tố xã hội nhằm thảo mãn những nhu cầu nhất định.

Giao tiếp bao gồm hàng loạt yếu tố, như trao đổi thông tin, xây dựng chiến lược hoạt động phối hợp, tri giác và tìm hiểu người khác. Tương ứng với các yếu tố trên thì giao tiếp có 3 khía cạnh chính: giao lưu, tác động qua lại và tri giác.

Khía cạnh giao lưu của giao tiếp gắn liền với việc tìm hiểu những đặc điểm đặc thù của quá trình trao đổi thông tin giữa hai bên giao tiếp với nhau có tính đến cả mục đích, tâm thế và ý định của nhau. Quá trình giao lưu sẽ làm giàu thêm về kiến thức, kinh nghiệm của những người tham gia giao tiếp.

Một khía cạnh quan trọng khác của giao tiếp đó là tác động qua lại giữa hai bên. Trong trường hợp này, ngôn ngữ thống nhất và cùng hiểu biết về tình huống, hoàn cảnh giao tiếp là điều kiện cần thiết bảo đảm sự tác động qua lại đạt hiệu quả. Có nhiều kiểu tác động qua lại lẫn nhau, trước hết đó là sự hợp tác và sự cạnh tranh, tương ứng ứng với chúng là sự đồng tình hay sự xung đột.

Khía cạnh tri giác của giao tiếp bao hàm quá trình hình thành hình ảnh về người khác, xác định được các phẩm chất tâm lý và đặc điểm hành vi của người đó (thông qua các biểu hiện bên ngoài). Trong khi tri giác người khác cần chú ý tới các hiện tượng như: ấn tượng ban đầu, hiệu ứng cái mới, sự điển hình hóa…

3. Chức năng của giao tiếp

Giao tiếp có nhiều chức năng. Có thể chia các chức năng của giao tiếp ra làm hai nhóm: các chức năng thuần túy xã hội và các chức năng tâm lí – xã hội.

Các chức năng thuần túy xã hội là các chức năng giao tiếp phục vụ các nhu cầu chung của xã hội hay của một nhóm người. Ví dụ, khi bộ đội kéo pháo, họ cùng hô lên với nhau: “hò dô ta nào” để điều khiển, thống nhất cùng hành động để tăng thêm sức mạnh của lực kéo. Như vậy, giao tiếp có chức năng tổ chức, điều khiển, phối hợp hoạt động lao động tập thể. Giao tiếp còn có chức năng thông tin, muốn quản lí một xã hội phải có thông tin hai chiều, từ trên xuống, từ dưới lên và cả thông tin giữa các nhóm, tập thể…

Các chức năng tâm lí – xã hội của giao tiếp là các chức năng phục vụ nhu cầu của từng thành viên trong xã hội. Con người có đặc thù là luôn có giao tiếp với người khác. Cô đơn là một trạng thái tâm lí nặng nề. Bị “cô lập” với cộng đồng, bạn bè, người thân…có thể nảy sinh trạng thái tâm lí không bình thường, nhiều khi dẫn tới tình trạng bệnh lí. Chức năng này của giao tiếp gọi là chức năng nối mạch (tiếp xúc) với người khác. Nối được mạch với nhóm rồi, con người có quan hệ với các người khác trong nhóm cùng với các thành viên khác trong nhóm tạo nên các quan hệ nhóm: có hứng thú chung, mục đích chung, có nhu cầu gắn bó với nhau v.v… làm cho các quan hệ này trở thành các quan hệ thực, bảo đảm sự tồn tại thực của nhóm.

Như vậy, giao tiếp giúp cho con người thực hiện các quan hệ liên nhân cách. Nghĩa là mỗi thành viên hòa nhịp vào nhóm, coi nhóm là mình, mình là nhóm. Nhóm ở đây hiểu theo nghĩa rộng, từ hai người đến một cộng đồng lớn. Chức năng hòa nhịp còn gọi là chức năng đồng nhất qua giao tiếp thành viên đồng nhất với nhóm, chấp nhận và tuân thủ các chuẩn mực nhóm dẫn đến sự thống nhất nhiều mặt trong nhóm. Nhưng sự vận động của nhóm có thể dẫn tới chỗ một thành viên nào đó tách khỏi nhóm. Đến lúc đó chức năng đồng nhất chuyển thành chức năng đối lập: thành viên này đối lập lại với nhóm vì khác biệt về hứng thú, mục đích, động cơ v.v… Đương nhiên thành viên này sẽ có thể và phải gia nhập vào những mối quan hệ ở nhóm khác. Giao tiếp nhóm là loại giao tiếp rất phổ biến trong chúng ta và có vai trò to lớn đối với việc hình thành và phát triển tâm lí, nhất là với các em học sinh. Cần phân biệt giao tiếp nhóm chính thức và giao tiếp nhóm không chính thức. Nhóm chính thức là nhóm được thành lập theo một quy định chung nào đó. Nhóm không chính thức là nhóm do các thành viên tự tập hợp thành nhóm.

4. Phân loại giao tiếp

Có nhiều cách phân loại giao tiếp theo những căn cứ khác nhau:

1. Dựa vào nội dung tâm lý của giao tiếp, người ta phân ra:

• Giao tiếp nhằm thông báo những thông tin mới.
• Giao tiếp nhằm thay đổi hệ thống động cơ và giá trị.
• Giao tiếp nhằm động viên, kích thích hành động.

2. Dựa vào đối tượng hoạt động giao tiếp, người ta chia ra:

• Giao tiếp liên nhân cách (giữa 2 – 3 người với nhau).
• Giao tiếp xã hội: là giao tiếp giữa một người với một nhóm người (như lớp học, hội nghị…)
• Giao tiếp nhóm: đây là loại hình giao tiếp đặc trưng cho một tập thể nhỏ liên kết với nhau bởi hoạt động chung và nó phục vụ cho hoạt động này.

3. Dựa vào tính chất tiếp xúc, ta có thể chia ra làm 2 loại:

• Giao tiếp trực tiếp: là loại hình giao tiếp thông dụng nhất trong mọi hoạt động của con người, trong đó các đối tượng của giao tiếp trực tiếp gặp gỡ nhau và thường dùng ngôn ngữ nói và biểu cảm để truyền cho nhau những ý nghĩ và tình cảm của mình.
• Giao tiếp gián tiếp: là hình thức thông qua một phương tiện trung gian khác như thư từ, sách báo, điện thoại…

4. Dựa vào hình thức của giao tiếp, chúng ta có:

• Giao tiếp chính thức là loại giao tiếp diễn ra khi cá nhân cùng thực hiện một nhiệm vụ chung theo quy định như: làm việc ở cơ quan, trường học… Giao tiếp chính thức là giao tiếp giữa hai người hay một số người đang thực hiện một chức trách nhất định. Vì vậy còn gọi là giao tiếp chức trách. Phương tiện, cách thức của loại giao tiếp này thường tuân theo những quy ước nhất định, có khi được quy định hẳn hoi, thậm chí được thể chế hóa.
• Giao tiếp không chính thức là giao tiếp giữa những người đã có quen biết, không chú ý đến thể thức mà chủ yếu sử dụng ý riêng của những người tham gia giao tiếp. Đây còn gọi là giao tiếp ý. Nói cụ thể hơn, hai người nói chuyện thân mật với nhau, khi họ đã hiểu ý đồ của nhau, biết mục đích, động cơ của nhau. Đó là những câu chuyện riêng tư. Họ không chỉ thông báo cho nhau một thông tin gì đó, mà muốn cùng nhau chia sẻ thái độ, lập trường đối với thông tin đó. Mục đích của giao tiếp loại này là để đồng cảm, chia ngọt sẻ bùi với nhau.

5. Dựa vào thế tâm lý giữa hai bên trong giao tiếp, chúng ta có thể chia giao tiếp ra thành 3 kiểu: giao tiếp ở thế mạnh, giao tiếp ở thế yếu và giao tiếp ở thế cân bằng. Thế tâm lý tức là vị thế tâm lý giữa hai người trong quan hệ giao tiếp, nó nói lên ai mạnh hơn ai về mặt tâm lý. Thế tâm lý của một người đối với một người khác chi phối những hành vi trong giao tiếp của họ. Chẳng hạn, khi chúng ta giao tiếp với bạn bè trong lớp (là ở thế cân bằng) sẽ có những hành vi, cử chỉ, tư thế khác so với khi chúng ta giao tiếp với một người giám đốc trong cuộc phỏng vấn xin việc làm (khi mà chúng ta ở thế yếu).

6. Căn cứ vào phương tiện giao tiếp ta có ba loại: giao tiếp vật chất, giao tiếp ngôn ngữ và giao tiếp tín hiệu.

Giao tiếp vật chất diễn ra khi người ta giao tiếp với nhau bằng hành động với vật thể. Giao tiếp vật chất bắt đầu có ở trẻ cuối một tuổi, đầy hai tuổi, khi trẻ cùng chơi với đồ chơi hay một vật thể nào đó với người lớn. Các hành động thực hiện ở trẻ em thuộc lứa tuổi đó có chức năng vận động biểu cảm, như để tỏ ý muốn với lấy đồ vật hay bò về phía đồ chơi v.v…

Dần dần cùng với sự phát triển của xã hội, cũng như sự phát triển của lứa tuổi, giao tiếp trở nên phức tạp hơn, bắt đầu có các phương tiện đặc thù của giao tiếp, trước hết là ngôn ngữ. Giao tiếp ngôn ngữ xuất hiện như là một dạng hoạt động xác lập và vận hành quan hệ người – người bằng các tín hiệu từ ngữ. Các tín hiệu này là các tín hiệu chung cho một cộng đồng cùng nói một thứ tiếng mỗi tín hiệu (một từ chẳng hạn) gắn với vật thể hay một hiện tượng, phản ánh một nội dung nhất định Đó là nghĩa của từ. Nghĩa này chung cho cả cộng đồng người nói ngôn từ đó. Trong mỗi trường hợp cụ thể, một người hay một nhóm người cụ thể lại có thể có một mối quan hệ riêng đối với từ đó. Thông qua hoạt động riêng của người hay nhóm người đó mà có ý riêng đối với từng người. Đối với mỗi người một từ có nghĩa và ý; ý của từ phản ánh động cơ và mục đích hoạt động của từng người hoặc nhóm người. Nghĩa của từ phát triển theo sự phát triển của xã hội (của cộng đồng người nói ngôn ngữ đó). ở từng người, nghĩa của từ phát triển tương ứng với trình độ học vấn của người ấy ý cùng với nghĩa của từ phản ánh vốn sống nói chung, phản ánh mức độ phát triển nhân cách của người ấy.

Giao tiếp tín hiệu: Ngôn ngữ là một loại tín hiệu nên chính giao tiếp ngôn ngữ là một loại giao tiếp tín hiệu. Ngoài ra người ta còn dùng các loại tín hiệu khác để giao tiếp, như cách ăn mặc, cử chỉ, nét mặt… ở đây giao tiếp có một nội dung và hình thức khác phát triển, rất ăn ý với nhau theo những tín hiệu mà người ta đã thống nhất ý và nghĩa của các tín hiệu đó. Có tình huống giao tiếp tín hiệu còn hiệu quả hơn cả giao tiếp ngôn ngữ. Khi hai người ăn ý với nhau thì có khi ngôn ngữ trở nên thừa. Dân gian phương Tây còn nói: Im lặng là vàng bạc, im lặng là đồng ý. Im lặng đáng quý và để hiểu ý nhau.

5. Các yếu tố cấu thành của hoạt động giao tiếp

Trong quá trình giao tiếp xã hội không có sự phân cực giữa bên phát và bên nhận thông tin, cả hai đều là chủ thể tích cực, luôn đổi vai cho nhau. Các chủ thể giao tiếp là những nhân cách đã được xã hội hóa, do vậy các hệ thống tín hiệu thông tin được họ sử dụng chịu sự chi phối của các qui tắc chuẩn mực xã hội trong một khung cảnh văn hóa xã hội thống nhất. Đồng thời, mỗi cá nhân là một bản sắc tâm lý với những khả năng sinh học và mức độ trưởng thành về mặt xã hội khác nhau. Như vậy, giao tiếp có một cấu trúc kép, nghĩa là giao tiếp chịu sự chi phối của động cơ, mục đích và điều kiện giao tiếp của cả hai bên có thể mô tả như sau:

Cấu trúc kép trong giao tiếp

• Động cơ của S1 —> Hoạt động giao tiếp <— Động cơ của S2
• Mục đích của S1 —> Hành động giao tiếp <— Mục đích của S2
• Điều kiện của S1 —> Thao tác giao tiếp <— Điều kiện của S2

Trong quá trình giao tiếp hai người luôn tự nhận thức về mình, đồng thời họ cũng nhận xét, đánh giá về phía bên kia. Hai bên luôn tác động và ảnh hưởng lẫn nhau trong giao tiếp và có thể mô hình hóa như sau:

Khi A và B giao tiếp với nhau, A nói chuyện với tư cách A’ hướng đến B”, B nói chuyện với tư cách B’ hướng đến A”; trong khi đó, A và B đều không biết có sự khác nhau giữa A’, B’, A”, B” với hiện thực khách quan của A và B; A và B không hề biết về A”, B” hay nói cách khác là không hay biết về về sự đánh giá nhận xét của bên kia về mình. Hiệu quả của giao tiếp sẽ đạt được tối đa trong điều kiện có sự khác biệt ít nhất giữa A-A’-A” và B-B’-B”.

5. Nguyên nhân của giao tiếp thất bại

Như đã trình bày ở các phần trên, quá trình giao tiếp diễn ra có hiệu quả hay không là do người phát và người nhận thông tin có có chung hệ thống mã hóa và giải mã hay không. Những khác biệt về ngôn ngữ, về quan điểm, về định hướng giá trị khiến cho quá trình giao tiếp bị ách tắc, hiểu lầm gây mâu thuẫn giữa các bên.

Nhận thức của các bên tham gia giao tiếp là yếu tố gây ảnh hưởng trực tiếp và mạnh nhất đến hoạt động giao tiếp.

Trạng thái cảm xúc của người giao tiếp, niềm tin và quan điểm sống của người tham gia giao tiếp sẽ quyết định thông tin nào được chọn lọc tiếp nhận hoặc bị bóp méo.

Bối cảnh xảy ra giao tiếp cũng gây ảnh hưởng mạnh đến quá trình giao tiếp, những sóng nhiễu như tiếng ồn, sự bàn tán của số động, thời tiết, khí hậu … đều ít nhiều có gây ảnh hưởng đến giao tiếp.

6. Kỹ năng giao tiếp hiệu quả

Kỹ năng giao tiếp là khả năng nhận biết mau lẹ những biểu hiện bên ngoài và đoán biết diễn biến tâm lý bên trong của con người (với tư cách là đối tượng giao tiếp đồng thời biết sử dụng phương tiện ngôn ngữ và phi ngôn ngữ, biết cách định hướng để điều khiển quá trình giao tiếp đạt tới một mục đích đã định.

6.1. Kỹ năng định hướng

Kỹ năng định hướng thể hiện khả năng dựa vào tri giác ban đầu về các biểu hiện ở khả năng dựa vào tri giác về các biểu hiện bên ngoài (hình thức, động tác, cử chỉ, ngôn ngữ, điệu bộ và các sắc thái biểu cảm…) trong thời gian và không gian giao tiếp từ đó đoán biết một cách tương đối chính xác các diễn biến tâm lý đang diễn ra trong đối tượng để định hướng một cách hợp lý cho mối quan hệ tiếp theo. Cụ thể là khả năng nắm bắt, xác định được động cơ nhu cầu, mục đích sở thích của đối tượng giao tiếp.

Rèn luyện kỹ năng định hướng nghĩa là rèn khả năng qui gán trong tri giác xã hội.

Tri giác xã hội là sự cảm nhận, hiểu biết của chủ thể tri giác về các đối tượng xã hội như bản thân, người khác, nhóm xã hội, cộng đồng. Sự nhận biết này phụ thuộc đối tượng tri giác, kinh nghiệm, mục đích, nguyện vọng của chủ thể tri giác, giá trị và ý nghĩa quan trọng của hoàn cảnh. Như vậy tri giác xã hội hay tri giác người khác nghĩa là thông qua các biểu hiện hành vi bên ngoài, kết hợp với các đặc tính nhân cách của người đó để hiểu được mục đích và phương hướng hành động của họ. Tri giác xã hội chính là quá trình nhận thức được đối tượng giao tiếp bằng con đường cảm tính chủ quan, theo kinh nghiệm.

Qui gán xã hội là cách mà con người hay dùng để nhận định người khác. Đây là một quá trình suy diễn nhân quả hiểu hành động của người khác bằng cách tìm những nguyên nhân ổn định để giải thích cho hành động hay biến đổi riêng biệt.

Trong quá trình giao tiếp, một người tinh tường, nhạy cảm thường hay nắm bắt được những ẩn ý của người nói, hiểu được người đó muốn gì sau những lời lẽ xa xôi, dài dòng.

Qui gán mang tính chủ quan nên không tránh khỏi những sai sót. Tuy nhiên có thể giảm bớt sai sót khi qui gán nếu nắm chắc các nguyên tắc qui gán.

Nguyên tắc qui gán:

a. Tâm lý ngây thơ: là hiện tượng tâm lý ai trong chúng ta cũng vướng, đó là hiện tượng chúng ta luôn muốn kiểm soát những thay đổi và biến động ở môi trường xung quanh với mong muốn sẽ kiểm soát được các sự kiện và môi trường xung quanh.

b. Suy diễn tương ứng: con người thường suy diễn tương ứng với những gì họ thấy. Ví dụ, thấy một người đi xe ra khỏi quán nhậu bị ngã xe người ta sẽ cho rằng do nhậu xỉn nên ngã.

Để suy diễn được chính xác chúng ta cần:

• Phải có nhiều thông tin về đối tượng và nếu có chuỗi hành vi với những điểm không thống nhất thì sẽ dễ suy diễn hơn. Như vậy để suy diễn chính xác chúng ta càng có nhiều thông tin về đối tượng càng tốt, có thể chủ động để tìm hiểu thông tin và phát hiện ra những điểm không thống nhất trong thông tin của đối tượng.
• Hành vi được xã hội mong đợi thì khó suy diễn hơn hành vi không được xã hội mong đợi. Như vậy cần tìm hiểu chuẩn mực, nề nếp trong môi trường mà người đó sống.
• Hành vi được tự do lựa chọn dễ suy diễn hơn hành vi không được tự do lựa chọn. Như vậy cần phải nắm được mức độ tự do của họ khi ra quyết định. Cần tìm hiểu xem họ có áp lực nào không, có bị ai đó dọa dẫm, bắt ép không.

c. Suy diễn đồng biến: là suy diễn thường cho nguyên nhân và kết quả đi kèm với nhau, nhân nào-quả ấy. Khi suy diễn nguyên nhân của kết quả và của hành động chúng ta thường suy diễn ở ba khâu: do chủ thể, do đối tượng, do hoàn cảnh.

Khi suy diễn về nguyên nhân của kết quả thường người ta qui gán như sau:

• Nếu là kết quả của bản thân: kết quả đó mà tốt thì cho rằng do bản thân; nếu kết quả đó xấu mà có nhiều người cũng bị xấu thì cho rằng do đối tượng (công việc mình làm), nếu chỉ có kết quả của mình bị xấu thì thường đổ cho hoàn cảnh.
• Nếu kết quả của người khác: kết quả đó mà tốt và những người khác cũng có kết quả tốt tương tự thì cho rằng do đối tượng (công việc,..); nếu chỉ mình đối tượng có kết quả tốt thì cho rằng do hoàn cảnh (may mắn,…); nếu kết quả mà xấu thì thường cho ngay là do chủ thể.

Khi suy diễn về nguyên nhân của hành động: nếu là hành động của bản thân thì cho rằng do đối tượng, do hoàn cảnh; nếu là hành động của người khác thì cho rằng do chủ thể.

Để hiểu đúng người khác, làm họ thấy được cảm thông và chia sẻ thì chúng ta cần đứng sang phía của họ để nhìn nhận vấn đề theo cách nhìn của họ.

Trong giao tiếp để hiểu người khác chúng ta luôn phải dùng đến khả năng tri giác xã hội. Tuy nhiên, để hiểu, nhận định và đánh giá sự giao tiếp của một người nào đó đối với ta là lịch sự hay không, có đúng phép tắc xã giao không là việc không khó, nhưng để hiểu, nhận định và đánh giá bản chất bên trong của người đó như có chân thành hay không thì không phải là dễ. Như vậy vấn đề là phải tìm cách nâng cao khả năng nhận biết con người để có thể ứng xử thích hợp nhất trong mỗi hoàn cảnh cụ thể.

6.2. Kỹ năng định vị

Kỹ năng định vị là khả năng xác định đúng vị trí giao tiếp để từ đó tạo điều kiện cho đối tượng chủ động trong cuộc giao tiếp (xác định đúng ai đóng vai gì)

Ví dụ: A = B (Hai người có thông tin ngang nhau)

A > B (A có nhiều thông tin hơn B)

A < B (A có ít thông tin hơn B)

Nếu A = B: giọng điệu thân thiện, cởi mở, thoải mái.

Nếu A > B: Giọng A kẻ cả, bề trên, hay nói trống không, hay mệnh lệnh; Còn B thì khép nép, pha chút e ngại, bị động.

Nếu A < B: ngược lại.

Khi định vị trong giao tiếp cần để ý đến quan hệ xã hội khác nhau. Những tư cách giao tiếp khác nhau thì tính chất và cách thức giao tiếp phải phù hợp. Các mối quan hệ xã hội thường gặp:

– Theo mức độ quen biết giữa các chủ thể:

+ Hai người lạ đối với nhau

+ Hai người quen nhau

+ Hai người thân thiết đối với nhau

-Theo giới tính:

+ Hai người nam hoặc hai người nữ với nhau

+ Giữa một người nam và một người nữ.

-Theo tuổi tác:

+ Những người cùng tuổi, cùng một thế hệ

+Người trẻ và người già

+Người lớn và trẻ em

-Theo nghề nghiệp:

+ Những người đồng nghiệp

+ Những người khác nhau về nghề nghiệp.

-Theo cấp bậc:

+ Cấp trên và cấp dưới

+ Những người ngang cấp

-Theo sự thành công trong cuộc sống:

+ Những người hạnh phúc, may mắn và những người bất hạnh rủi ro

+Những người hạnh phúc may mắn với nhau.

+ Những người bất hạnh, rủi ro với nhau

6.3. Kỹ năng nghe

Chúng ta có hai tai mà chỉ có một cái miệng như 1 sự thể hiện chúng ta nên nghe nhiều hơn và nói ít hơn.

Bạn lắng nghe người khác một cách chăm chú thì lòng tự tin sẽ gây cảm hứng nơi người phát biểu. Nhớ rằng những gì bạn được nghe đều đáng tin cho đến khi được chứng minh ngược lại.

Chúng ta thường phạm sai lầm là chỉ nghe những gì mình cần nghe, do đó bỏ qua các thông tin khác và dễ dẫn đến hiểu lầm.

Một sự gián đoạn liên miên có thể làm mất hứng thú của người nói vì họ cảm thấy khó khăn không trình bày được quan điểm của mình.

Trong giao tiếp việc huấn luyến kỹ năng nghe là vô cùng cần thiết. Xét theo mức độ sử dụng và thời gian được huấn luyện ta có bảng sau:

Các kỹ năng Số năm huấn luyện Cường độ sử dụng trong cuộc sống trưởng thành

• Viết
• Đọc
• Nói
• Nghe

• 14
• 8
• 1
• 0

• Ít
• Thỉnh thoảng
• Khá nhiều
• Rất nhiều

Khả năng suy nghĩ nhanh hơn nói, người ta có thể nói 125 từ trong một phút, nhưng bạn có thể xử lý thông tin vào khoảng 600 từ/phút, do đó đầu óc chúng ta thường rảnh rỗi khi nghe và dễ sao nhãng sang việc khác.

Những âm thanh nhiễu bên ngoài làm chúng ta cũng khó khăn hơn khi nghe.

Cảm xúc cũng làm cho ta nghe bị sai lạc.

Để luyện kỹ năng nghe:

Luyện ngôn ngữ điệu bộ: điệu bộ nghe tích tốt sẽ giúp ta nghe dễ dàng hơn và truyền thông điệp không lời cho người nói. Phải xác định kiểu lắng nghe, có ba kiểu lắng nghe như sau:

Các kiểu lắng nghe Thực hành cách lắng nghe @ Đồng cảm: Truyền thông tin cho người phát biểu và nhận thông tin từ họ là cách ủng hộ và giúp đỡ Cố hình dung chính bạn đang ở vào vị trí của người khác, bạn nên đồng cảm và cố gắng hiểu những gì người khác nghĩ, để họ cảm thấy dễ chịu hơn, có thể liên quan đến những kinh nghiệm về sự cảm xúc. Bạn nên chú ý sâu sắc hơn về vấn đề mà người ta đang nói, hãy nói thật ít, nên dùng sự gật đầu và lời nói để khích lệ. @ Phân tích: Tìm cách cụ thể hóa thông tin và cố gắng gỡ rối một sự kiện ra khỏi xúc cảm Dùng những câu hỏi phân tích để khám phá những ý kiến sau những lời phát biểu, đặc biệt nếu bạn cần hiểu một chuỗi sự kiện hay những suy nghĩ. Bạn nên hỏi cẩn thận, sao cho bạn có thể nhận được những dòng tư tưởng từ những câu trả lời của một người để giúp bạn hình thành những câu trả lời kế tiếp. @ Tổng hợp: Sự hướng dẫn sáng tạo để thay đổi mục tiêu Nếu bạn cần đạt được kết quả mong muốn, bạn nên hỏi sao cho người khác có thể trả lời được với ý kiến của mình. Lắng nghe và hỏi để gây sự chú ý nơi người khác và gợi ý những ý nào có thể dược bày tỏ và cách nào người ta có thể áp dụng được một cách uyển chuyển. Xen kẽ bạn nên kết hợp cách khác để giải quyết vấn đề kế tiếp.

Khắc phục những tật xấu khi nghe như: Giả vờ lắng nghe; Không chịu khó lắng nghe người khác nói; Hay phản ánh tức thì; Nghe qua loa tất cả mọi sự kiện; Tư thế lắng nghe xấu (mắt, ngồi, nhìn…); Có xu hướng buông trôi khi mỏi mệt; Bình luận về vẻ bề ngoài của người nói; Không chịu khó lắng nghe.

Cách lắng nghe hiệu quả:

• Luôn suy nghĩ trước người nói, cố gắng đoán xem sự việc sẽ tới đâu.
• Cân nhắc, đánh giá đưa ra quan điểm.
• Điểm lại các ý chính.
• Cố gắng hiểu ẩn ý mà người nói muốn diễn đạt.
• Quan sát người nói.
• Dành thời gian lắng nghe.
• Không chú trọng lỗi của người nói.
• Không vội kết luận
• Phản ứng tích cực và giúp đỡ, khuyến khích người nói

6.4. Kỹ năng điều khiển quá trình giao tiếp

Kỹ năng điều khiển quá trình giao tiếp biểu hiện ở khả năng lôi cuốn, thu hút đối tượng giao tiếp, biết duy trì hứng thú, sự tập trung chú ý của đối tượng (có duyên trong giao tiếp).

Xem thêm:

• Các phương tiện giao tiếp: ngôn ngữ & phi ngôn ngữ
• Hoạt động nhận thức trong giao tiếp
• Những thuộc tính tâm lý cá nhân trong giao tiếp
• Ám thị trong giao tiếp

(Nguồn: Tổng hợp)