Ma trận SWOT là gì? Và Ứng dụng trong chiến lược kinh doanh

SWOT – một công cụ hữu ích cho việc nắm bắt và ra quyết định trong mọi tình huống đối với bất kì tổ chức kinh doanh nào. Với bộ công cụ này sẽ giúp cho Doanh Nghiệp nắm bắt và nhận biết được những điểm mạnh, điểm yếu, cũng như tìm kiếm cơ hội và thách thức để giúp cho Doanh Nghiệp phát triển một cách bền vững và tốt đẹp hơn.

KHÁI NIỆM MA TRẬN SWOT / PHÂN TÍCH SWOT.

SWOT được bắt nguồn từ 4 chữ cái viết tắt Strengths (điểm mạnh), Weaknesses (điểm yếu), Opportunities (cơ hội) và Threats (nguy cơ), Mô hình SWOT cung cấp cho bạn một công cụ giúp phân tích chiến lược và rà soát cũng như đánh giá rủi ro, định hướng của một công ty hay của một đự án Kinh Doanh. Phương pháp phân tích SWOT này được sử dụng nhiều trong việc lập kế hoạch kinh doanh, xây dựng chiến lược và đánh giá đối thủ cạnh tranh, tiếp thị, quảng cáo các sản phẩm, dịch vụ…

NGUỒN GỐC MÔ HÌNH PHÂN TÍCH SWOT

Mô hình SWOT được bắt nguồn từ những năm của thập niên 60-70 khi các nhà khoa học bao gồm Marion Dosher, Ts. Otis Benepe, Albert Humphrey, Robert Stewart và Birger Lie nghiên cứu nguyên nhân vì sao nhiều công ty thất bại trong việc thực hiện kế hoạch. Trong cuộc khảo sát này bao gồm 500 công ty có doanh thu cao nhất do tạp chí Fortune bình chọn và được tiến hành tại Viện Nghiên cứu Standford. Từ đó mô hình SWOT ra đời.

Mô hình này ban đầu được gọi với tên SOFT: Thỏa mãn ( Satisfactory) – Điều tốt trong hiện tại, Cơ hội ( Opportunity) – Điều tốt trong tương lai, Lỗi ( Fault) – Điều xấu trong hiện tại; Nguy cơ ( Threat) – Điều xấu trong tương lai.

Đến năm 1964 sau khi được giới thiệu Orr tại Zurich Thuỵ Sĩ, họ đã đổi F ( Fault) thành W (Weakness) và SWOT ra đời từ đó. Đến năm 1966 thì phiên bản đầu tiên được thử nghiệm và giới thiệu đến công chúng dựa trên công trình nghiên cứu tại tập đoàn Erie Technological. Năm 1973, SWOT được sử dụng tại J W French Ltd và thực sự phát triển từ đây. Đầu năm 2004, SWOT đã được hoàn thiện và cho thấy khả năng hữu hiệu trong việc đưa ra cũng như thống nhất các mục tiêu của tổ chức mà không cần phụ thuộc vào tư vấn hay các nguồn lực tốn kém khác.

ÁP DỤNG SWOT

Với mô hình SWOT sẽ giúp cho chúng ta cái nhìn sâu sắc nhất về tổ chức, doanh nghiệp cũng như việc cụ thể từng dự án một. Do đó mà phương pháp này đặc biệt hưuc ích trong việc đưa ra quyết định hoạch định chiến lược và cũng như thiết lập được kế hoạch. Mô hình SWOT này được áp dụng trong một số trường hợp như:

• Các buổi họp brainstorming ý tưởng
• Giải quyết vấn đề ( cơ cấu tổ chức, nguồn lực, năng suất lao động, văn hóa doanh nghiệp v..v)
• Phát triển chiến lược ( cạnh tranh; sản phẩm, công nghệ, thị trường mới v..v)
• Lập kế hoạch
• Ra quyết định
• Đánh giá chất lượng sản phẩm
• Đánh giá đối thủ
• Kế hoạch phát triển bản thân

THỰC HIỆN SWOT

SWOT là một công cụ hữu ích khi chúng được áp dụng nhằm giải quyết vấn đề trong rất nhiều hoàn cảnh khác nhau. Đã đến lúc bạn nghiên cứu kỹ hơn về SWOT để biết cách cách lập mô hình swot và sử dụng phương pháp này một cách hiệu quả nhất.

Trước tiên, SWOT có cấu trúc như sau:

SWOT được trình bày dưới dạng một ma trận gồm 2 hàng 2 cột và chia làm 4 phần. Mỗi phần tương ứng với những Điểm mạnh (Strengths), Điểm yếu (Weaknesses), Cơ hội (Opportunities), và Nguy cơ (Threats). Từ hình mô hình trên ta có:

• Điểm mạnh là những tác nhân bên trong doanh nghiệp mang tính tích cực hoặc có lợi giúp bạn đạt được mục tiêu.
• Điểm yếu là những tác nhân bên trong doanh nghiệp mang tính tiêu cực hoặc gây khó khăn trong việc đạt được mục tiêu của bạn.
• Cơ hội là những tác nhân bên ngoài doanh nghiệp ( thị trường kinh doanh, xã hội, chính phủ…) mang tính tích cực hoặc có lợi giúp lợi đạt được mục tiêu.
• Nguy cơ là những tác nhân bên ngoài doanh nghiệp ( thị trường kinh doanh, xã hội, chính phủ…) mang tính tiêu cực hoặc gây khó khăn trong việc đạt được mục tiêu của bạn.

Có thể thấy, mục đích của phân tích SWOT là nhằm xác định thế mạnh mà bạn đang nắm giữ cũng như những điểm hạn chế cần phải khắc phục. Nói cách khác, SWOT chỉ ra cho bạn đâu là nơi để bạn tấn công và đâu là nơi bạn cần phòng thủ. Cuối cùng, kết quả SWOT cần phải được áp dụng một cách hợp lý trong việc đề ra một Kế hoạch hành động ( Action plan) thông minh và hiệu quả .

Sau khi bạn đã hiểu được kỹ hơn về các yếu tố S, W, O, T thì lúc này bạn cần lấp đầy bảng phân tích như trên. Dưới đây là những câu hỏi gợi ý mà bạn có thể hỏi chính mình cũng như nhân viên để hoàn thành bản phân tích này một cách thẳng thắn, chính xác nhất.

Strengths – Điểm mạnh

Bước đầu tiên này bạn sẽ nêu bật được rõ các lợi thế của tổ chức, Doanh Nghiệp của bạn. Đây nên là những đặc điểm nổi trội và độc đáo mà bạn đang nắm giữ khi so sánh với đối thủ cạnh tranh. . Hãy trả lời câu hỏi: Bạn làm điều gì tốt và tốt nhất? Những nguồn lực nội tại mà bạn có là gì? Bạn sở hữu lợi thế về con người, kiến thức, danh tiếng, kỹ năng, mối quan hệ, công nghệ… như thế nào? Dưới đây là một vài lĩnh vực mà bạn có thể sử dụng làm cơ sở để bạn tìm ra điểm mạnh của mình:

• Nguồn lực, tài sản, con người
• Kinh nghiệm, kiến thức, dữ liệu
• Tài chính
• Marketing
• Cải tiến
• Giá cả, chất lượng sản phẩm
• Chứng nhận, công nhận
• Quy trình, hệ thống kỹ thuật
• Kế thừa, văn hóa, quản trị

Nên nhớ, bạn cần thực tế, không tỏ ra khiêm tốn thái quá, sáng suốt và luôn đúng mực khi đánh giá điểm mạnh của bạn, đặc biệt khi so sánh với đối thủ. Đây cũng là một ưu điểm của mô hình swot.

Weaknesses – Điểm yếu

Đối ngược với điểm mạnh thì đây là lúc ban nêu ra những điểm yếu mà tổ chức, doanh nghiệp của bạn làm việc chưa tốt. Nếu như còn lúng túng thì hãy tìm ra cac điểm yếu cơ bản thông qua các mặt như như nguồn lực, tài sản, con người…, nếu ở khoản nào “vắng bóng” điểm mạnh thì ở đó sẽ tồn tại điểm yếu, kém. Ngoài ra bạn tự hỏi bản thân những câu hỏi sau: Công việc nào mình làm kém, thậm chí tệ nhất? Việc gì mình đang né tránh? Lời nhận xét tiêu cực nào bạn nhận được từ người tiêu dùng và thị trường v..v

Bạn chỉ cần nhớ một điều: điểm yếu là những vấn đề đang tồn tại bên trong con người hoặc tổ chức mà chúng cản trợ bạn trên con đường đạt được mục tiêu của mình. Khi nhìn thẳng thắn vào sự thật, nhận ra những giới hạn của mình, bạn sẽ trả lời được câu hỏi Đâu là điểm yếu? để từ đó tìm ra giải pháp vượt qua.

Opportunities – Cơ hội

Liệt kê ra những tác động tích cực từ bên ngoài sẽ giúp hỗ trợ công việc kinh doanh của bạn một cách thuận lợi hơn. Tác nhân này có thể là:

• Sự phát triển, nở rộ của thị trường
• Đối thủ đang tỏ ra chậm chạp, yếu kém, tiếng xấu
• Xu hướng công nghệ thay đổi
• Xu hướng toàn cầu
• Hợp đồng, đối tác, chủ đầu tư
• Mùa, thời tiết
• Chính sách, luật

Threats- Nguy cơ

Bước này sẽ giúp bạn phân tích được các yếu tố bên ngoài nào đang gây khó khăn cho bạn trên con đường đi đến thành công chính là Nguy cơ. Liệt kê một danh sách các vấn đề sau đây sẽ giúp bạn tìm ra được những nguy cơ mà bạn và tổ chức sẽ gặp phải trong tương lai.

Sau khi tìm ra nguy cơ, điều bạn cần làm là đề ra phương án giải quyết và phương án này thường là nâng cao kỹ năng quản trị để không bị những nguy cơ nhấn chìm hoàn toàn. Bạn đã có cách đối phó với những rủi ro tiềm tàng này chưa? Nếu chưa, hãy nhanh chóng vạch ra và triển khai những cách khả thi để giảm bớt độ nghiêm trọng, hoặc né tránh (nếu được) những nguy cơ này.

MỞ RỘNG SWOT

Sau bước làm sáng tỏ 4 yếu tố nêu trên trong SWOT nhiều người sẽ dừng tại đây. Tuy nhiên nếu như dừng ở đây mà không có bất kì động thái nào tiếp theo thì cũng sẽ không phát huy được tác dụng. Tiếp theo của việc trên bạn tiến hành trả lời một cách chính xác 4 điều về tổ chức của bạn. Điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội, nguy cơ, giờ đã đến lúc bạn đưa ra những chiến lược phù hợp. Và sau đây là 4 chiến lược căn bản mà bạn có thể tham khảo để đạt được mục tiêu của mình:

• Chiến lược SO (Strengths – Opportunities): theo đuổi những cơ hội phù hợp với điểm mạnh của công ty.
• Chiến lược WO (Weaks – Opportunities): vượt qua điểm yếu để tận dụng tốt cơ hội.
• Chiến lược ST (Strengths – Threats): xác định cách sử dụng lợi thế, điểm mạnh để giảm thiểu rủi ro do môi trường bên ngoài gây ra.
• Chiến lược WT (Weaks – Threats): thiết lập kế hoạch “phòng thủ” để tránh cho những điểm yếu bị tác động nặng nề hơn từ môi trường bên ngoài.

Lợi ích khi áp dụng SWOT vào ISO 9001

Không chỉ được áp dụng trong kinh doanh, marketing – SWOT cũng có ứng dụng quan trọng trong việc áp dụng trong các hệ thống quản trị chất lượng trong doanh nghiệp như ISO 9001 hiện nay.

Theo quan điểm của chúng tôi, thì công cụ SWOT là rất hữu ích trong việc cung cấp một cái nhìn tổng quan về ISO 9001:2015 khi được áp dụng cho tổ chức với mục đích chuyển đổi ( từ phiên bản thấp lên cao ) hoặc áp dụng chứng nhận ISO 9001 lần đầu.

SWOT giúp có thể giúp xác định sự tương tác của các hành động hoạt động quy trình khác nhau cần thiết.

Ngoài ra, công cụ này có thể hỗ trợ ban lãnh đạo cấp cao và người điều phối (bên trong hoặc bên ngoài tổ chức) tập trung vào các rủi ro, cơ hội và mục tiêu chiến lược quan trọng nhất của hệ thống quản lý chất lượng

Tại KNA Cert chúng tôi tin rằng SWOT là một công cụ / kỹ thuật quản lý chất lượng phù hợp và linh hoạt để các học viên chất lượng sử dụng làm điểm khởi đầu để giải quyết các yêu cầu khi mới chuyển đổi hoặc áp dụng ISO 9001: 2015. Đặc biệt là sử dụng chúng để phân tích bối cảnh tổ chức.

Phân tích SWOT được sử dụng theo ISO 9001 ra sao?

Điểm mạnh

Hiểu môi trường kinh doanh (4.1) và nhu cầu của các bên quan tâm (4.2) chắc chắn là một phần của thế mạnh tổ chức. Sử dụng kiến thức tổ chức của họ (7.1.6) để phân tích những điểm mạnh này hy vọng sẽ giúp tổ chức xác định các cơ hội cải tiến kinh doanh (10.1)

Điểm yếu

Các yêu cầu tiêu chuẩn ISO 9001: 2015 nêu bật sự cần thiết phải đánh giá hoặc thẩm định của QMS ( Quality Management Systems) để xác định vị trí, mục tiêu của tổ chức hiện tại với mục tiêu mong muốn trong tương lai .Cách tiếp cận này cũng được gọi là phân tích khoảng cách – GAP analysis

Việc giải quyết những Gaps này có thể là nơi thách thức đối với hầu hết các tổ chức chuyển đổi và / hoặc mới áp dụng ISO 9001

Cơ hội

ISO 9001: 2015 tạo cơ hội cho một tổ chức Quản lý cấp cao nhất có thể tham gia đầy đủ vào hệ thống quản lý chất lượng (5.1) và xây dựng các mục tiêu kinh doanh (chất lượng) (6.2) phù hợp với chính sách chất lượng và chiến lược kinh doanh.

Điều quan trọng, tiêu chuẩn cũng tạo cơ hội cho một tổ chức truyền đạt nhận thức (7.2) về chính sách và mục tiêu chất lượng (a) ở tất cả các cấp và (b) cho mọi người thực hiện công việc của tổ chức.

Hơn nữa, tiêu chuẩn yêu cầu một tổ chức tìm kiếm cơ hội để cải thiện chủ động (10.1), không chỉ để sửa chữa những điều khi họ sai.

Đe dọa (Rủi ro)

Rủi ro được định nghĩa là “ảnh hưởng của sự không chắc chắn” ( theo ISO 9001: 2015), có thể là tích cực cũng như tiêu cực, do đó, điều cần thiết là tổ chức cần:

• Xác định những dấu hiệu rủi ro kinh doanh quan trọng
• Đánh giá tác động tiềm tàng của những rủi ro đó
• Tham gia vào các biện pháp và hoạt động phòng ngừa rủi ro
• Theo dõi tình hình cho các xu hướng bất lợi.

Tiêu chuẩn tập trung vào tư duy dựa trên rủi ro có nghĩa là tổ chức cần xác định các rủi ro đối với các sản phẩm, dịch vụ và quy trình cũng như các rủi ro đối với hệ thống quản lý chất lượng của chính mình.

Bạn có nhu cầu và mong muốn áp dụng ISO 9001 cho tổ chức , doanh nghiệp của mình? Hãy để KNA Cert giúp bạn điều đó nhé!

TƯ VẤN – CHỨNG NHẬN ISO 9001:2015 MỚI NHẤT

LỜI KẾT

Với những kiến thức mà KNA CERT chia sẻ cho bạn trên đây sẽ có thể có được cái nhìn toàn diện nhất về phân tích SWOT. Với mô hình này không chỉ được áp dụng trong việc kinh doanh mà còn áp dụng được trong mọi lĩnh vực của cuộc sống. Một phương pháp đơn giản nhưng hiệu quả. Chúc bạn thành công!