Hướng dẫn thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội mới nhất năm 2022

Khi người lao động chấm dứt hợp đồng lao động, người sử dụng lao động có trách nhiệm thông báo với cơ quan BHXH và thực hiện việc chốt sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động theo đúng quy định. Vậy chốt sổ BHXH là làm gì? Hướng dẫn làm thủ tục mới nhất 2022.

Đơn vị sử dụng lao động có trách nhiệm trả lại sổ BHXH cho người lao động.

1. Chốt sổ bảo hiểm xã hội là gì?

Điều 96, khoản 1, Luật Bảo hiểm xã hội 2014 quy định về sổ bảo hiểm xã hội như sau “1. Sổ bảo hiểm xã hội được cấp cho từng người lao động để theo dõi việc đóng, hưởng các chế độ bảo hiểm xã hội là cơ sở để giải quyết các chế độ bảo hiểm xã hội theo quy định của Luật này.”

Như vậy, có thể hiểu việc chốt sổ BHXH cho người lao động là việc công ty xác nhận lại quá trình tham gia Bảo hiểm xã hội của người lao động với cơ quan BHXH khi người lao động chính thức nghỉ việc tại công ty hoặc công ty ngừng hoạt động.

Theo quy định, đơn vị sử dụng lao động sẽ có trách nhiệm chốt sổ bảo hiểm cho người lao động.

2. Trách nhiệm chốt sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động

Căn cứ theo Khoản 3, Điều 47 Bộ Luật lao động 2012 quy định người sử dụng lao động có trách nhiệm hoàn thành thủ tục xác nhận và trả lại sổ bảo hiểm xã hội và những giấy tờ khác mà người sử dụng lao động đã giữ lại của người lao động.

Theo Khoản 5, Điều 21 Luật bảo hiểm xã hội 2014 quy định về trách nhiệm của đơn vị sử dụng lao động phối hợp với cơ quan bảo hiểm tiến hành xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội cho người lao động khi người đó nghỉ việc hoặc chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc thôi việc, đồng thời tiến hành trả sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động.

Như vậy, trách nhiệm chốt sổ bảo hiểm xã hội thuộc về người sử dụng lao động và người lao động không thể tự đi chốt bảo hiểm xã hội được.

3. Thủ tục chốt sổ Bảo hiểm xã hội cho người lao động

Người sử dụng lao động cần chuẩn bị các thủ tục sau đây để chốt BHXH cho người lao động chấm dứt hợp đồng lao động.

Bước 1: Báo giảm lao động

Đơn vị sử dụng lao động cần làm thủ tục báo giảm lao động tham gia BHXH đó.

Hồ sơ chuẩn bị cần có để báo giảm lao động:

• Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT(mẫu D02-TS theo Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017 thay thế Quyết định 959);

• Biên bản trả thẻ BHYT đối với trường hợp đơn vị đã nộp trước đó (nếu có);

• Thẻ BHYT còn thời hạn sử dụng (01 bản/người);

• Quyết định chấm dứt hợp đồng lao động;

Đơn vị sử dụng lao động hoàn thiện các hồ sơ trên rồi gửi cho cơ quan BHXH quản lý

Người sử dụng lao động hoàn thiện hồ sơ gửi cơ quan BHXH.

Bước 2: Chốt sổ BHXH

Căn cứ theo quy định tại Tiết 1.2 Điểm b Khoản 1 Điều 23 Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017 bao gồm những giấy tờ sau:

• Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT theo mẫu TK3-TS ban hành kèm Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017.

• Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN theo mẫu D02-TS ban hành kèm Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017.

• Bảng kê thông tin theo mẫu D01-TS.

• Sổ BHXH (mẫu sổ cũ, 01 sổ/người) hoặc tờ bìa sổ BHXH (sổ mẫu mới, 01 tờ

• Các tờ rơi của sổ bảo hiểm xã hội thuộc bản chính của sổ bảo hiểm xã hội.

• 01 công văn chốt sổ của đơn vị – mẫu D01b-TS.

• Quyết định hưởng trợ cấp thất nghiệp hoặc Quyết định chấm dứt hưởng trợ cấp thất nghiệp (nếu có).

Doanh nghiệp hoàn tất các bộ hồ sơ theo quy định rồi gửi cho cơ quan BHXH quản lý.

Hình thức gửi:

– Đồi với hồ sơ giấy, doanh nghiệp thông báo cho cơ quan BHXH hoặc tổ chức dịch vụ bưu chính đến nhận hồ sơ trực tiếp tại đơn vị.​

– Đối với hồ sơ điện tử doanh nghiệp nộp hồ sơ cho cơ quan BHXH qua mạng internet trên phần mềm bảo hiểm xã hội cung cấp bởi tổ chức I-VAN.

4. Thời gian thực hiện thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội

Căn cứ quy định tại Khoản 2 và Khoản 3 Điều 47 Bộ luật lao động năm 2012:

”Điều 47. Trách nhiệm của người sử dụng lao động khi chấm dứt hợp đồng lao động

2. Trong thời hạn 07 ngày làm việc, kể từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động, hai bên có trách nhiệm thanh toán đầy đủ các khoản có liên quan đến quyền lợi của mỗi bên; trường hợp đặc biệt, có thể kéo dài nhưng không được quá 30 ngày.

3. Người sử dụng lao động có trách nhiệm hoàn thành thủ tục xác nhận và trả lại sổ bảo hiểm xã hội và những giấy tờ khác mà người sử dụng lao động đã giữ lại của người lao động.”

Như vậy, trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động thì công ty có trách nhiệm chốt sổ và trả sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động, trường hợp đặc biệt có thể kéo dài nhưng không được quá 30 ngày.

Bài viết này đã được ebh.vn cập nhật lại ngày 09/06/2022. Mong rằng những thông tin được chia sẻ trong bài viết trên đây có thể hữu ích đối với độc giả.