Hướng dẫn chuyển đổi hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 – Sapo

Chuyển đổi hóa đơn điện tử là yếu tố bắt buộc theo Thông tư 78/2021/TT-BTC mà mọi doanh nghiệp phải nắm rõ. Vậy tại sao lại phải chuyển đổi hóa đơn điện tử và đâu là thủ tục chuyển đổi đúng? Hãy cùng Sapo.vn tìm hiểu ngay trong những chia sẻ dưới đây.

1. Các bước chuyển đổi hóa đơn điện tử

Cách chuyển đổi hóa đơn điện tử sẽ bao gồm các bước sau:

Bước 1: Xác định DN mình áp dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế hay áp dụng HĐĐT không có mã của cơ quan thuế không

1. Đối tượng áp dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế

1. DN vừa và nhỏ theo thông báo của cơ quan thuế, cơ quan các tỉnh có thẩm quyền
2. DN thuộc đối tượng sử dụng HĐĐT không mã có nhu cầu chuyển đổi sử dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế
3. DN rủi ro cao về thuế (Cơ quan thuế gửi thông báo trực tiếp hoặc email)
4. Hộ, cá nhân kinh doanh

2. Đối tượng áp dụng HĐĐT không có mã của cơ quan thuế

1. DN kinh doanh ở lĩnh vực điện lực, xăng dầu, bưu chính viễn thông, nước sạch, tài chính tín dụng, bảo hiểm, y tế, đường biển, đường thủy và DN, tổ chức kinh tế đã hoặc sẽ thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử, xây dựng hạ tầng công nghệ thông tin, có hệ thống phần mềm kế toán, phần mềm lập HĐĐT đáp ứng lập, tra cứu hóa đơn điện tử, lưu trữ dữ liệu HĐĐT theo quy định và bảo đảm việc truyền dữ liệu HĐĐT đến người mua và cơ quan thuế
2. DN thuộc trường hợp rủi ro cao về thuế chuyển sang sử dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế nhưng sau 12 tháng kể từ thời điểm chuyển sang sử dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế, nếu người nộp thuế có nhu cầu sử dụng HĐĐT không có mã thì người nộp thuế thay đổi thông tin sử dụng HĐĐT để cơ quan thuế xem xét, quyết định.

Bước 2: Đăng ký Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP gửi đến cơ quan thuế để sử dụng HĐĐT.

Chờ đợi cơ quan thuế phản hồi bằng thông báo điện tử theo mẫu số 01/TB-ĐKĐT về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận việc đăng ký hóa đơn điện tử trong thời gian 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đăng ký.

Bước 3: Sau khi được cơ quan thuế chấp nhận cho sử dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định số 123/2020/NĐ-CP thì doanh nghiệp liên hệ các nhà cung cấp hóa đơn điện tử được Tổng cục Thuế công bố đạt chuẩn theo Thông tư số 78/2021/TT-BTC để cấp bù miễn phí số hóa đơn điện tử còn tồn hoặc mua mới rồi phát hành hóa đơn theo mẫu mới để sử dụng.

Bước 4: Sau khi nhận được thông báo chấp nhận cho sử dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư số 78/2021/TT-BTC, Doanh nghiệp lập và nộp báo cáo tình hình hóa đơn mẫu BC26 có đính kèm phụ lục 3.12 quyết toán hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử cũ không còn giá trị sử dụng như hình minh họa.

Chọn Phụ lục 3.12 và điền các thông tin Quyết toán hóa đơn không còn sử dụng và thực hiện theo Luật định.

Bước 5: Lập và nộp thông báo hủy hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử theo mẫu cũ cho cơ quan thuế bằng mẫu TB03AC có trong HTKK để nộp cho cơ quan thuế.

Lưu ý: Ngoài thông báo TB03AC hủy hóa đơn gửi cơ quan thuế, DN phải lập hồ sơ hủy hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử theo quy định theo Điều 29 Thông tư số 39/2014/TT-BTC lưu tại doanh nghiệp, hồ sơ hủy bao gồm:

• Quyết định thành lập Hội đồng hủy hóa đơn, trừ trường hợp hộ, cá nhân kinh doanh;
• Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy ghi chi tiết: Tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn hủy (từ số…đến số…hoặc kê chi tiết từng số hóa đơn nếu số hóa đơn cần hủy không liên tục);
• Biên bản hủy hóa đơn;

2. Những lưu ý khi chuyển đổi hóa đơn điện tử theo Nghị định 123, Thông tư 78

Theo thông tư 78 về hóa đơn điện tử, các đơn vị/ doanh nghiệp thuộc đối tượng thí điểm chuyển đổi HĐĐT và nhận được thông báo yêu cầu chuyển đổi từ cơ quan thuế địa phương thì mới thực hiện chuyển đổi (bắt đầu từ sau ngày 21/11/2021).

Các doanh nghiệp khác không thuộc đối tượng triển khai HĐĐT giai đoạn 1 (không thuộc 6 tỉnh thành phố thí điểm) hoặc chưa nhận được thông báo chuyển đổi từ Cơ quan thuế vẫn sử dụng hóa đơn cũ.

Cùng với đó, doanh nghiệp nên thường xuyên theo dõi cũng như cập nhật các thông báo/ công văn từ chi cục thuế địa phương để bám sát lộ trình chuyển đổi hóa đơn điện tử.

Sau khi doanh nghiệp gửi tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123 và được CQT chấp nhận, DN phải thực hiện hủy hóa đơn còn tồn theo quy định cũ (ngừng sử dụng hóa đơn điện tử đã đăng ký phát hành theo các quy định trước đây hoặc tiêu hủy hóa đơn giấy đã phát hành nhưng chưa sử dụng).

Trên đây là những điều mà chủ kinh doanh cần lưu ý về chuyển đổi hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 cũng như thủ tục, quy trình chuyển đổi chính xác nhất.

Xem thêm: Điều kiện và thủ tục hủy hóa đơn điện tử đã phát hành

Xem thêm: Cách sử dụng hóa đơn điện tử thế nào? Hướng dẫn cài đặt hóa đơn điện tử Misa trên Sapo chi tiết