Sau nhiều cố gắng, bạn cũng đã nhận được thư mời phỏng vấn từ công ty yêu thích. Lúc này, bạn cần gửi thư xác nhận phỏng vấn qua email ngay cả khi đã nói chuyện với nhà tuyển dụng qua điện thoại. Đây cũng là cơ hội tốt để đặt các câu hỏi liên quan nhằm có được sự chuẩn bị tốt nhất cho buổi phỏng vấn sắp tới. Vậy, nên viết email trả lời thư mời phỏng vấn thế nào? Hãy cùng tìm hiểu ngay sau đây nhé.
Những điều nên làm khi viết thư xác nhận phỏng vấn
Dù là trả lời thư mời phỏng vấn bằng tiếng Anh hay tiếng Việt thì bạn cũng nên đáp ứng được các yếu tố sau đây.
Chọn “Trả lời tất cả” (Reply all)
Nếu những người khác trong công ty cũng được thông báo về thư mời phỏng vấn này, thì khi gửi email xác nhận bạn cũng cần cho họ biết câu trả lời của mình. Bên cạnh đó, nếu thông điệp trong thư mời phỏng vấn cho biết bạn cần gửi phản hồi đến một địa chỉ cụ thể, hãy tuân thủ theo yêu cầu. Điều này sẽ chứng minh được rằng bạn đã đọc nội dung một cách cẩn thận và làm đúng theo hướng dẫn.
Thêm tên họ của bạn vào dòng tiêu đề
Có thể nhà tuyển dụng đang sắp xếp rất nhiều cuộc phỏng vấn, do đó nếu tiêu đề email nhận được không bao gồm tên của bạn, hãy thêm vào nhằm giúp họ dễ dàng hơn trong việc phân biệt email theo cấu trúc: tên công việc xác nhận phỏng vấn – tên của bạn. Điều này cũng rất hữu ích nếu email của bạn được chuyển tiếp đến người phụ trách phỏng vấn hoặc sếp tương lai.
Lời chào và lời cảm ơn
Trong trường hợp gửi thư xác nhận phỏng vấn đến nhà tuyển dụng, hãy sử dụng Dear Ms. hoặc Dear Mr. khi trả lời thư mời phỏng vấn tiếng Anh hoặc Anh/chị khi trả lời thư mời phỏng vấn bằng tiếng Việt cùng với tên của người đã viết thư cho bạn. Đây là lời chào phù hợp cho những người bạn mới quen và thể hiện được sự chân thành cùng thái độ lịch sự. Kèm theo đó, đừng quên gửi lời cảm ơn họ về lời mời phỏng vấn và thể hiện sự quan tâm muốn tìm hiểu thêm về công việc ứng tuyển nhé.
Thời gian phỏng vấn
Nếu nhà tuyển dụng cung cấp cho bạn hơn một lựa chọn thời gian phỏng vấn, hãy chọn ngày và giờ thuận tiện nhất cho bạn. Khi đó, hãy cân nhắc chọn thời gian giữa buổi sáng, tránh thứ 2 và thứ 6 vì đó là thời gian mọi người rất dễ phân tâm. Nếu họ không đưa ra thời gian cụ thể, hãy đề xuất một hoặc hai thời điểm mà bạn thấy thoải mái nhất khi trả lời thư mời phỏng vấn.
Hỏi về các thông tin cần thiết
Email mời phỏng vấn bạn nhận được sẽ cung cấp các chi tiết về buổi phỏng vấn như tên nhà tuyển dụng, chức vụ, vị trí công việc; loại hình phỏng vấn qua điện thoại, video hoặc trực tiếp; tên và chức danh của người sẽ phỏng vấn bạn; thời gian và địa điểm phỏng vấn cùng các thông tin khác như hướng dẫn đường đi hoặc các chú ý về hồ sơ, trang phục… Nếu email của nhà tuyển dụng không có các thông tin này, đừng ngần ngại hỏi họ trong thư xác nhận phỏng vấn. Biết được những chi tiết này rất cần thiết cho sự thành công của bạn.
Bên cạnh đó, hãy hỏi nhà tuyển dụng xem bạn có cần mang theo bất kỳ tài liệu gì khác đến buổi phỏng vấn hay không khi trả lời thư mời phỏng vấn. Hầu hết các nhà tuyển dụng đều ấn tượng với ứng viên có sự chuẩn bị chu đáo, bao gồm cả việc mang theo các vật mẫu, bài viết trên các báo in… Vì vậy, nên cân nhắc đem theo những tài liệu mà bạn nghĩ có lợi cho buổi phỏng vấn ngay cả khi nhà tuyển dụng thể hiện rằng họ không muốn xem bất cứ điều gì khác ngoài CV của bạn.
Những điều cần tránh trong cách trả lời thư xác nhận phỏng vấn bằng tiếng Anh và tiếng Việt
Nếu bạn đã đọc những lời khuyên ở trên, bạn có thể biết cách trả lời email mới phỏng vấn bằng tiếng Anh hoặc tiếng Việt để nhanh chóng có được một cuộc phỏng vấn và tạo được ấn tượng tượng tốt.
Tuy nhiên, có một số sai lầm lớn bạn cần tránh khi thực hiện việc này, điển hình là những điều sau đây:
Đầu tiên, hãy gửi thư xác nhận phỏng vấn nhanh nhất có thể. Bạn nên cố gắng gửi email trong vòng 24-48 giờ nếu có thể. Bạn không cần phải kiểm tra email liên tục, nhưng đừng để nhà tuyển dụng chờ đợi quá lâu.
Ngoài ra, đừng trả lời email mà không đưa ra ít nhất một thời điểm bạn sẵn sàng cho buổi phỏng vấn trong trường hợp nhà tuyển dụng không đề cập đến. Đây là cơ hội tuyệt vời để chứng minh rằng bạn chủ động và là một người giao tiếp tuyệt vời. Vì vậy, hãy đưa ra nhiều khoảng thời gian để giúp nhà tuyển dụng lên lịch phỏng vấn.
Tiếp theo, hãy luôn luôn đọc email của bạn một cách cẩn thận. Có một lỗi đánh máy hoặc chính tả trong email sẽ không làm bạn mất đi cơ hội phỏng vấn nhưng điều đó sẽ tạo ấn tượng xấu với nhà tuyển dụng. Vì vậy, hãy luôn kiểm tra email của bạn để tránh các lỗi không đáng có trước khi gửi. Xem xét từ trên xuống và từ dưới lên. Đó là một mẹo hay giúp bạn phát hiện ra nhiều lỗi hơn.
Một số cách trả lời thư xác nhận phỏng vấn hay
Mẫu 1
TO: [người đã gửi cho bạn lời mời hoặc người nhận được chỉ định trong thư mời của nhà tuyển dụng]
CC: [những người khác có liên quan]
Chủ đề: RE: [chủ đề từ thư mời phỏng vấn] HOẶC Chủ đề: Xác nhận cuộc phỏng vấn vào [ngày và giờ] + [tên họ của bạn]
Kính chào Anh/chị + [tên và chức vụ của người nhận thư]
Cảm ơn anh/chị đã mời tôi đến phỏng vấn cho vị trí [chức danh công việc]. Tôi rất hào hứng để tìm hiểu thêm về cơ hội này và mong được sớm gặp anh/chị.
Tôi xác nhận thời gian phỏng vấn mà anh/chị đã đề nghị. Tôi nghĩ rằng sẽ nói chuyện với anh/chị và có thể một hoặc hai người khác. Nếu như vậy, xin vui lòng chia sẻ tên và chức danh công việc của những người khác sẽ phỏng vấn tôi.
[Nếu nhà tuyển dụng không đưa ra thời gian phỏng vấn cụ thể, bạn có thể đề xuất thời gian thuận tiện nhất]
Thời gian tốt nhất để tôi tham dự cuộc phỏng vấn này là: [ngày và thời gian] tại [địa chỉ văn phòng công ty]. Xin vui lòng cho tôi biết thời gian và địa điểm phỏng vấn thuận lợi nhất cho bạn.
Tôi rất hào hứng khi tìm hiểu thêm về các cơ hội việc làm tại [Công ty]. Cảm ơn bạn một lần nữa cho lời mời này.
Trân trọng,
[Tên đầy đủ của bạn]
[Số điện thoại liên lạc]
Mẫu 2
Kính chào anh/chị,
Tôi rất vui vì được nói chuyện với anh, chị qua điện thoại sáng hôm nay. Cảm ơn anh/chị rất nhiều vì lời lời phỏng vấn cho vị trí … tại công ty… Tôi rất mong chờ cuộc trò chuyện của chúng ta, dự kiến vào… giờ, ngày… tháng… năm…
Tôi tin rằng kinh nghiệm làm việc của tôi trong lĩnh vực… giúp tôi trở thành một ứng viên lý tưởng cho vị trí này. Tôi mong được chia sẻ niềm đam mê và kỹ năng của tôi trong công việc với anh/chị trong cuộc phỏng vấn.
Nếu tôi cần cung cấp cho anh/chị bất kỳ thông tin nào khác trước buổi phỏng vấn, xin vui lòng cho tôi biết.
Một lần nữa, xin cảm ơn anh/chị vì đã dành thời gian đọc CV và gửi lời mời phỏng vấn.
Trân trọng,
[Tên của bạn]
[Số điện thoại]
Mẫu trả lời email mời phỏng vấn bằng tiếng Anh
Mẫu 1
Subject: Interview Confirmation [Position] + [your name]
Dear Mr/Ms. [Name of interviewer],
Thank you very much for inviting me to interview for [position]. I am ver excited about the opportunity to learn more the position and I look forward to meeting you to discuss my background in further detail.
I confirm the date as you suggested, [time in detail] at your comapany [address in detail]. If you need any further information, please reply to let me know.
One more time, I thank you for your invitation.
Best Regards,
[Your name]
Mẫu 2
Dear Ms./Mr,
It’s great to hear from you and thank you very much for interview invitation for position… I am really excited and look forward to come to meet you at [address of company]. As the dates you suggested, I am available in… [date in detail].
I also have some questions about the interview as below:
– How long does the interview last?
– I want to make short presentation about my research? Can I use your technology to show?
– Who will interview me and if it will be a group interview?
Thank you for scheduling and send interview invitation! I am look forward to hearing from you.
Best regards,
[Your name]
Tóm lại, khi viết thư xác nhận phỏng vấn, hãy cố gắng duy trì sự tích cực và chỉ cần trả lời theo cách đơn giản nhất có thể. Trên hết là phải trả lời kịp thời. Đừng lo lắng rằng việc phản hồi ngay lập tức khiến nhà tuyển dụng nghĩ rằng bạn không còn cơ hội với các công ty khác. Nhanh chóng trả lời các chi tiết được yêu cầu, cảm ơn nhà tuyển dụng đã liên hệ và sau đó chờ phản hồi tiếp theo.
Khi bạn biết cách trả lời thư mời phỏng vấn bằng tiếng Anh và tiếng Việt một cách đơn giản và rõ ràng, bạn sẽ không còn lo lắng khi giao tiếp trong những tình huống như thế này.
Sau nhiều cố gắng, bạn cũng đã nhận được thư mời phỏng vấn từ công ty yêu thích. Lúc này, bạn cần gửi thư xác nhận phỏng vấn qua email ngay cả khi đã nói chuyện với nhà tuyển dụng qua điện thoại. Đây cũng là cơ hội tốt để đặt các câu hỏi liên quan nhằm có được sự chuẩn bị tốt nhất cho buổi phỏng vấn sắp tới. Vậy, nên viết email trả lời thư mời phỏng vấn thế nào? Hãy cùng tìm hiểu ngay sau đây nhé.
Những điều nên làm khi viết thư xác nhận phỏng vấn
Dù là trả lời thư mời phỏng vấn bằng tiếng Anh hay tiếng Việt thì bạn cũng nên đáp ứng được các yếu tố sau đây.
Chọn “Trả lời tất cả” (Reply all)
Nếu những người khác trong công ty cũng được thông báo về thư mời phỏng vấn này, thì khi gửi email xác nhận bạn cũng cần cho họ biết câu trả lời của mình. Bên cạnh đó, nếu thông điệp trong thư mời phỏng vấn cho biết bạn cần gửi phản hồi đến một địa chỉ cụ thể, hãy tuân thủ theo yêu cầu. Điều này sẽ chứng minh được rằng bạn đã đọc nội dung một cách cẩn thận và làm đúng theo hướng dẫn.
Thêm tên họ của bạn vào dòng tiêu đề
Có thể nhà tuyển dụng đang sắp xếp rất nhiều cuộc phỏng vấn, do đó nếu tiêu đề email nhận được không bao gồm tên của bạn, hãy thêm vào nhằm giúp họ dễ dàng hơn trong việc phân biệt email theo cấu trúc: tên công việc xác nhận phỏng vấn – tên của bạn. Điều này cũng rất hữu ích nếu email của bạn được chuyển tiếp đến người phụ trách phỏng vấn hoặc sếp tương lai.
Lời chào và lời cảm ơn
Trong trường hợp gửi thư xác nhận phỏng vấn đến nhà tuyển dụng, hãy sử dụng Dear Ms. hoặc Dear Mr. khi trả lời thư mời phỏng vấn tiếng Anh hoặc Anh/chị khi trả lời thư mời phỏng vấn bằng tiếng Việt cùng với tên của người đã viết thư cho bạn. Đây là lời chào phù hợp cho những người bạn mới quen và thể hiện được sự chân thành cùng thái độ lịch sự. Kèm theo đó, đừng quên gửi lời cảm ơn họ về lời mời phỏng vấn và thể hiện sự quan tâm muốn tìm hiểu thêm về công việc ứng tuyển nhé.
Thời gian phỏng vấn
Nếu nhà tuyển dụng cung cấp cho bạn hơn một lựa chọn thời gian phỏng vấn, hãy chọn ngày và giờ thuận tiện nhất cho bạn. Khi đó, hãy cân nhắc chọn thời gian giữa buổi sáng, tránh thứ 2 và thứ 6 vì đó là thời gian mọi người rất dễ phân tâm. Nếu họ không đưa ra thời gian cụ thể, hãy đề xuất một hoặc hai thời điểm mà bạn thấy thoải mái nhất khi trả lời thư mời phỏng vấn.
Hỏi về các thông tin cần thiết
Email mời phỏng vấn bạn nhận được sẽ cung cấp các chi tiết về buổi phỏng vấn như tên nhà tuyển dụng, chức vụ, vị trí công việc; loại hình phỏng vấn qua điện thoại, video hoặc trực tiếp; tên và chức danh của người sẽ phỏng vấn bạn; thời gian và địa điểm phỏng vấn cùng các thông tin khác như hướng dẫn đường đi hoặc các chú ý về hồ sơ, trang phục… Nếu email của nhà tuyển dụng không có các thông tin này, đừng ngần ngại hỏi họ trong thư xác nhận phỏng vấn. Biết được những chi tiết này rất cần thiết cho sự thành công của bạn.
Bên cạnh đó, hãy hỏi nhà tuyển dụng xem bạn có cần mang theo bất kỳ tài liệu gì khác đến buổi phỏng vấn hay không khi trả lời thư mời phỏng vấn. Hầu hết các nhà tuyển dụng đều ấn tượng với ứng viên có sự chuẩn bị chu đáo, bao gồm cả việc mang theo các vật mẫu, bài viết trên các báo in… Vì vậy, nên cân nhắc đem theo những tài liệu mà bạn nghĩ có lợi cho buổi phỏng vấn ngay cả khi nhà tuyển dụng thể hiện rằng họ không muốn xem bất cứ điều gì khác ngoài CV của bạn.
Những điều cần tránh trong cách trả lời thư xác nhận phỏng vấn bằng tiếng Anh và tiếng Việt
Nếu bạn đã đọc những lời khuyên ở trên, bạn có thể biết cách trả lời email mới phỏng vấn bằng tiếng Anh hoặc tiếng Việt để nhanh chóng có được một cuộc phỏng vấn và tạo được ấn tượng tượng tốt.
Tuy nhiên, có một số sai lầm lớn bạn cần tránh khi thực hiện việc này, điển hình là những điều sau đây:
Đầu tiên, hãy gửi thư xác nhận phỏng vấn nhanh nhất có thể. Bạn nên cố gắng gửi email trong vòng 24-48 giờ nếu có thể. Bạn không cần phải kiểm tra email liên tục, nhưng đừng để nhà tuyển dụng chờ đợi quá lâu.
Ngoài ra, đừng trả lời email mà không đưa ra ít nhất một thời điểm bạn sẵn sàng cho buổi phỏng vấn trong trường hợp nhà tuyển dụng không đề cập đến. Đây là cơ hội tuyệt vời để chứng minh rằng bạn chủ động và là một người giao tiếp tuyệt vời. Vì vậy, hãy đưa ra nhiều khoảng thời gian để giúp nhà tuyển dụng lên lịch phỏng vấn.
Tiếp theo, hãy luôn luôn đọc email của bạn một cách cẩn thận. Có một lỗi đánh máy hoặc chính tả trong email sẽ không làm bạn mất đi cơ hội phỏng vấn nhưng điều đó sẽ tạo ấn tượng xấu với nhà tuyển dụng. Vì vậy, hãy luôn kiểm tra email của bạn để tránh các lỗi không đáng có trước khi gửi. Xem xét từ trên xuống và từ dưới lên. Đó là một mẹo hay giúp bạn phát hiện ra nhiều lỗi hơn.
Một số cách trả lời thư xác nhận phỏng vấn hay
Mẫu 1
TO: [người đã gửi cho bạn lời mời hoặc người nhận được chỉ định trong thư mời của nhà tuyển dụng]
CC: [những người khác có liên quan]
Chủ đề: RE: [chủ đề từ thư mời phỏng vấn] HOẶC Chủ đề: Xác nhận cuộc phỏng vấn vào [ngày và giờ] + [tên họ của bạn]
Kính chào Anh/chị + [tên và chức vụ của người nhận thư]
Cảm ơn anh/chị đã mời tôi đến phỏng vấn cho vị trí [chức danh công việc]. Tôi rất hào hứng để tìm hiểu thêm về cơ hội này và mong được sớm gặp anh/chị.
Tôi xác nhận thời gian phỏng vấn mà anh/chị đã đề nghị. Tôi nghĩ rằng sẽ nói chuyện với anh/chị và có thể một hoặc hai người khác. Nếu như vậy, xin vui lòng chia sẻ tên và chức danh công việc của những người khác sẽ phỏng vấn tôi.
[Nếu nhà tuyển dụng không đưa ra thời gian phỏng vấn cụ thể, bạn có thể đề xuất thời gian thuận tiện nhất]
Thời gian tốt nhất để tôi tham dự cuộc phỏng vấn này là: [ngày và thời gian] tại [địa chỉ văn phòng công ty]. Xin vui lòng cho tôi biết thời gian và địa điểm phỏng vấn thuận lợi nhất cho bạn.
Tôi rất hào hứng khi tìm hiểu thêm về các cơ hội việc làm tại [Công ty]. Cảm ơn bạn một lần nữa cho lời mời này.
Trân trọng,
[Tên đầy đủ của bạn]
[Số điện thoại liên lạc]
Mẫu 2
Kính chào anh/chị,
Tôi rất vui vì được nói chuyện với anh, chị qua điện thoại sáng hôm nay. Cảm ơn anh/chị rất nhiều vì lời lời phỏng vấn cho vị trí … tại công ty… Tôi rất mong chờ cuộc trò chuyện của chúng ta, dự kiến vào… giờ, ngày… tháng… năm…
Tôi tin rằng kinh nghiệm làm việc của tôi trong lĩnh vực… giúp tôi trở thành một ứng viên lý tưởng cho vị trí này. Tôi mong được chia sẻ niềm đam mê và kỹ năng của tôi trong công việc với anh/chị trong cuộc phỏng vấn.
Nếu tôi cần cung cấp cho anh/chị bất kỳ thông tin nào khác trước buổi phỏng vấn, xin vui lòng cho tôi biết.
Một lần nữa, xin cảm ơn anh/chị vì đã dành thời gian đọc CV và gửi lời mời phỏng vấn.
Trân trọng,
[Tên của bạn]
[Số điện thoại]
Mẫu trả lời email mời phỏng vấn bằng tiếng Anh
Mẫu 1
Subject: Interview Confirmation [Position] + [your name]
Dear Mr/Ms. [Name of interviewer],
Thank you very much for inviting me to interview for [position]. I am ver excited about the opportunity to learn more the position and I look forward to meeting you to discuss my background in further detail.
I confirm the date as you suggested, [time in detail] at your comapany [address in detail]. If you need any further information, please reply to let me know.
One more time, I thank you for your invitation.
Best Regards,
[Your name]
Mẫu 2
Dear Ms./Mr,
It’s great to hear from you and thank you very much for interview invitation for position… I am really excited and look forward to come to meet you at [address of company]. As the dates you suggested, I am available in… [date in detail].
I also have some questions about the interview as below:
– How long does the interview last?
– I want to make short presentation about my research? Can I use your technology to show?
– Who will interview me and if it will be a group interview?
Thank you for scheduling and send interview invitation! I am look forward to hearing from you.
Best regards,
[Your name]
Tóm lại, khi viết thư xác nhận phỏng vấn, hãy cố gắng duy trì sự tích cực và chỉ cần trả lời theo cách đơn giản nhất có thể. Trên hết là phải trả lời kịp thời. Đừng lo lắng rằng việc phản hồi ngay lập tức khiến nhà tuyển dụng nghĩ rằng bạn không còn cơ hội với các công ty khác. Nhanh chóng trả lời các chi tiết được yêu cầu, cảm ơn nhà tuyển dụng đã liên hệ và sau đó chờ phản hồi tiếp theo.
Khi bạn biết cách trả lời thư mời phỏng vấn bằng tiếng Anh và tiếng Việt một cách đơn giản và rõ ràng, bạn sẽ không còn lo lắng khi giao tiếp trong những tình huống như thế này.
