Quản trị hẳn không phải khái niệm lạ lẫm với nhiều doanh nghiệp. Bất kỳ một công ty, tổ chức, doanh nghiệp hay một quốc gia thì đều cần đến quản trị. Quản trị là yếu tố tạo nên sự thành công của tổ chức. Vậy quản trị là gì và quản trị khác với quản lý ở điểm nào? Cùng JobsGO tìm hiểu qua bài viết này nhé.
Contents
1. Quản trị là gì? Một số định nghĩa về quản trị
Quản trị là gì? Thuật ngữ này được giải thích bằng nhiều cách khác nhau và chưa được thống nhất. Người ta thường nghe nhiều tới quản trị nhân sự, quản trị kinh doanh, quản trị khách sạn… Mỗi một tác giả khi nhắc tới quản trị đều có một định nghĩa riêng cho mình. Cùng tham khảo một số định nghĩa phổ biến về khái niệm quản trị nhé!
- Theo Harold Koontz và Cyril O’Donnell:
“Quản trị là thiết lập và duy trì một môi trường mà các cá nhân làm việc với nhau trong từng nhóm có thể hoạt động hữu hiệu và có kết quả.”
- Theo Robert Albanese:
“Quản trị là một quá trình kỹ thuật và xã hội nhằm sử dụng các nguồn, tác động tới hoạt động của con người và tạo điều kiện thay đổi để đạt được mục tiêu của tổ chức.”
- Theo James Stoner và Stephen Robbins:
“Quản trị là tiến trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát những hoạt động của các thành viên trong tổ chức và sử dụng tất cả các nguồn lực khác của tổ chức nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra”.
- Sau khi tham khảo qua một số định nghĩa về quản trị, ta có thể rút ra một số định nghĩa riêng:
- Quản trị là tiến trình thực hiện các hoạt động nhằm đảm bảo sự hoàn thành công việc qua những nỗ lực của người khác.
- Quản trị là phối hợp hiệu quả các hoạt động của người cùng chung trong tổ chức.
- Đây là quá trình nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra bằng việc phối hợp nguồn lực của tổ chức.
- Quản trị còn là quá trình các nhà quản trị hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra.
2. Bản chất của quản trị
Bản chất của quản trị là gì? Đó chính là tạo ra giá trị thặng dư. Chức năng chính của quản trị là việc đưa ra các quyết định.
Quản trị giúp tìm ra phương thức phù hợp để công việc hiệu quả cao nhất, chi phí ít nhất. Tuy có nhiều khái niệm khác nhau về quản trị là gì nhưng bản chất của quản trị chỉ có một. Quản trị cần ba yếu tố điều kiện cơ bản sau.
- Phải có chủ thể quản trị.
Đó là các nhân tố tạo ra các tác động quản trị, đối tượng quản trị tiếp. Đối tượng bị quản trị phải chịu tiếp nhận sự tác động đó. Tác động có thể diễn ra một hoặc nhiều lần liên tục.
- Phải có mục tiêu đặt ra cho chủ thể quản trị và đối tượng.
Đây là căn cứ để chủ thể tạo ra các nhân tố tác động. Chủ thể quản trị gồm một hoặc nhiều người. Đối tượng là một tổ chức, một tập thể hoặc thiết bị, máy móc.
- Phải có một nguồn lực.
Nguồn lực giúp chủ thể quản trị khai thác trong quá trình quản trị.
3. Chức năng của quản trị
Khi tìm hiểu quản trị là gì, bạn sẽ được biết đến 4 chức năng cơ bản bao gồm:
(1) Hoạch định:
Hoạch định bao gồm:
- Xác định rõ mục tiêu, phương hướng
- Dự thảo chương trình hành động
- Tạo ra các lịch trình hành động
- Đề ra biện pháp kiểm soát
- Cải tiến, phát triển tổ chức
Chức năng hoạch định giúp phối hợp hoạt động giữa các nhân viên, giúp tổ chức hoạt động hiệu quả.
(2) Tổ chức:
Quản trị có vai trò tổ chức. Tổ chức bao gồm:
- Xác lập ra sơ đồ tổ chức
- Mô tả nhiệm vụ của các bộ phận
- Xây dựng tiêu chuẩn cho từng công việc
Công việc này yêu cầu cần sự phân bổ và sắp xếp nguồn nhân lực một cách hợp lý. Ngoài nhân lực, quản trị còn sắp xếp máy móc, kinh phí cho tổ chức.
(3) Lãnh đạo:
Quản trị bao gồm hoạt động lãnh đạo tổ chức. Đó là tác động của các nhà quản trị với cấp dưới của mình.
Lãnh đạo bao gồm:
- Động viên các nhân viên
- Lãnh đạo và chỉ huy
- Thiết lập quan hệ giữa nhân viên và người quản trị
- Thiết lập quan hệ giữa người quản trị với các tổ chức khác
Nhà quản trị giao việc cho nhân viên để đạt được mục đích chung. Bằng các phương pháp quản lý riêng, nhà quản trị giám sát, giúp nhân viên làm việc hiệu quả.
(4) Kiểm soát:
Quản trị là hoạt động kiểm soát. Quản trị phải cố gắng đảm bảo tổ chức đang vận hành đúng theo mục tiêu, phương hướng đề ra. Quản trị cần đưa ra được điều chỉnh cần thiết ngay khi có sự cố, sai sót xảy ra.
Kiểm soát gồm:
- Xác định được các tiêu chuẩn kiểm tra
- Lên lịch trình để đi kiểm tra
- Công cụ để kiểm tra
- Đánh giá tình hình, đề ra các biện pháp sửa chữa nếu có
Quản trị giúp tạo ra một hệ thống, quy trình phối hợp ăn ý để tối đa hóa năng suất, cải thiện chất lượng lao động. Ngoài 4 chức năng trên, quản trị còn có chức năng tư duy. Bởi vì các kế hoạch và chính sách được quyết định dựa theo các tư duy này.
- Từ xa xưa, quản trị đã có vai trò quan trọng với toàn thể xã hội. Dù ở các cái tên khác nhau nhưng chức năng của quản trị là không thể phủ nhận. Ví dụ như công trình vĩ đại Kim Tự Tháp ở Ai Cập. Dù đã trải qua ngàn đời nhưng nó vẫn tồn tại đến tận ngày nay. Để xây dựng nên công trình mang tầm vóc thế giới này thì hẳn cần đến hoạt động quản trị. Đó là các hoạch định, các bản dự kiến công việc cần làm. Ngoài ra còn cần đến tổ chức, điều động nhân sự, vật liệu xây dựng. Dĩ nhiên không thể thiếu những người điều khiển, kiểm soát để hoàn thành đúng tiến độ công việc.
4. Phân biệt quản trị và quản lý
Quản trị và quản lý là hai khái niệm dễ gây nhầm lẫn hiện nay. Quản trị và quản lý đều nói về công việc của người lãnh đạo khi vận hành một cơ cấu tổ chức nào đó.
Ở nhiều nơi, hai thuật ngữ này được tráo đổi và dùng với ý nghĩa giống nhau. Quản trị (Administration) là toàn bộ quá trình đưa ra các quyết định về chính sách, quy tắc, mục tiêu. Đây là các hoạt động cấp cao. Quản lý (management) là tiếp nhận, kết nối, thi hành điều phối để hướng tới mục tiêu của quản trị.
- Sự khác nhau giữa nhà quản lý và nhà quản trị:
Nhà quản lý cần có khả năng tổ chức, có phẩm chất kiên định, linh hoạt và làm việc hiệu quả. Nhà quản trị lại cần có tầm nhìn, có khả năng động viên, thúc đẩy và truyền cảm hứng cho nhân viên.
Quản trị cần đặt ra các chiến lược. Quản lý quan tâm đến chiến thuật và phương án nhiều hơn. Quản trị là xem thứ gì được cho phép và thứ gì không – do the right things. Quản lý là làm mọi thứ được cho phép một cách tối ưu – do the things right.
- Về đối tượng:
Quản lý là quản lý công việc.
Quản trị là quản trị con người.
- Về bản chất:
Chức năng của quản trị là đưa ra quyết định. Quản trị thành lập ra mục tiêu, chính sách cho tổ chức.
Chức năng của quản lý là thi hành. Quản lý là hành động để thực hành chính sách đã được quyết định bởi quản trị.
- Về quá trình:
Quản lý quyết định ai, như thế nào?
Quản trị quyết định trả lời cho câu hỏi cái gì và bao giờ?
- Về cấp bậc:
Quản trị là cấp cao nhất
Quản lý là hoạt động cấp trung
- Về chức năng:
Quản lý có chức năng thi hành. Người quản lý hoàn thành công việc của mình dưới sự giám sát nhất định. Chức năng quan trọng nhất của quản lý là thúc đẩy và kiểm soát nhân viên.
Quản trị có chức năng tư duy.Các kế hoạch và chính sách được quyết định dựa theo các tư duy. Chức năng quan trọng nhất của quản trị là lập kế hoạch.
- Về mức độ ảnh hưởng:
Các quyết định quản lý đưa ra bị ảnh hưởng bởi quyết định, quan điểm của nhà quản lý
Quản trị đưa ra quyết định bị ảnh hưởng bởi cộng đồng, chính phủ, phong tục…
- Về tổ chức:
Quản trị thường thấy ở các cơ quan chính phủ, quân sự, tôn giáo, giáo dục, doanh nghiệp
Quản lý thường thấy ở các doanh nghiệp
- Về các vấn đề xử lý:
Quản trị thường xử lý các khía cạnh kinh doanh, chẳng hạn như tài chính. Nó là một hệ thống các tổ chức có hiệu quả để quản trị con người và nguồn lực. Quản trị giúp cho nhân viên nỗ lực đạt được các mục tiêu chung. Quản trị phải kết hợp cả lãnh đạo và tầm nhìn.
Quản lý là một tập hợp con của chính quyền. Quản lý xử lý các vấn đề về hoạt động, vận hành của một tổ chức.
Dù là quản lý hay quản trị thì đều cần tuân thủ theo nguyên tắc, quy định, phương pháp, luật lệ và các quy chế nhất định. Đây đều là công việc mang tính khoa học.
“Đố ai đếm đủ vì sao.
Ai đo quản trị được bao nhiêu tình?”
Thành công có thể đo được bằng chức vị, tiền bạc. Nhưng cái tâm, cái tình do nhà quản trị đặt vào công việc thì ai có thể so? Quản trị là nghệ thuật đạt được mục đích thông qua người khác. Đối với sự phát triển của mọi tổ chức, cộng đồng hay cả quốc gia thì quản trị có vai trò vô cùng quan trọng. Việc tìm hiểu quản trị là gì và phân biệt quản trị với các thuật ngữ khác giúp tổ chức định vị được vai trò, chức năng của quản trị. Từ đó, tổ chức tiến hành quản trị và sắp xếp công việc một cách hiệu quả, tối ưu nhất!
