Theo đó, trường hợp lập mới hồ sơ công chức khi hồ sơ bị hư hỏng, thất lạc được thực hiện như sau: trong thời gian 30 ngày, kể từ ngày phát hiện hồ sơ bị hư hỏng, thất lạc cơ quan sử dụng công chức có trách nhiệm hướng dẫn công chức kê khai và hoàn thiện các thành phần hồ sơ theo quy định tại Khoản 1 và Khoản 2 Điều 9 Thông tư này; sau khi công chức kê khai, hoàn thiện hồ sơ, cơ quan sử dụng công chức có trách nhiệm kiểm tra thông tin trong các thành phần hồ sơ. Trường hợp các thành phần hồ sơ thống nhất thông tin thì người đứng đầu cơ quan sử dụng công chức xác nhận, chịu trách nhiệm về các thông tin trong hồ sơ công chức và báo cáo cơ quan quản lý công chức xem xét, quyết định. Trường hợp sau khi công chức kê khai, hoàn thiện hồ sơ nhưng giữa các thành phần hồ sơ không thống nhất thông tin thì cơ quan sử dụng công chức ban hành quyết định thực hiện việc kiểm tra, xác minh, sau đó báo cáo kết luận việc kiểm tra, xác minh để cơ quan quản lý công chức xem xét, quyết định thống nhất thông tin hồ sơ bằng văn bản…
Trường hợp sửa chữa thông tin trong hồ sơ công chức do cơ quan sử dụng công chức thực hiện, sau đó báo cáo người đứng đầu cơ quan quản lý công chức xem xét, quyết định. Cơ quan sử dụng công chức phải thực hiện việc kiểm tra, xác minh về những thông tin sửa chữa trong hồ sơ công chức như quy định tại Điểm c Khoản 2 Điều này.
Trường hợp các thành phần hồ sơ (quyển Lý lịch cán bộ, công chức, giấy khai sinh, sổ bảo hiểm xã hội, văn bằng, chứng chỉ) không thống nhất thì căn cứ giấy khai sinh gốc để hoàn thiện, bổ sung và thống nhất các thành phần hồ sơ khác theo giấy khai sinh này; trường hợp trong hồ sơ công chức không có giấy khai sinh thì căn cứ quyển Lý lịch cán bộ, công chức lập khi công chức được tuyển dụng lần đầu vào cơ quan, tổ chức, đơn vị của nhà nước để thống nhất. Việc sửa chữa các thông tin trong hồ sơ công chức phải được người đứng đầu cơ quan quản lý công chức quyết định bằng văn bản, sau khi có biên bản kết luận việc kiểm tra, xác minh của cơ quan sử dụng công chức.
Không thực hiện việc sửa chữa, điều chỉnh ngày, tháng, năm sinh trong hồ sơ đối với công chức là đảng viên Đảng Cộng sản Việt Nam mà thống nhất xác định ngày, tháng, năm sinh (tuổi) của công chức theo tuổi khai trong hồ sơ lý lịch đảng viên (hồ sơ gốc) khi được kết nạp vào Đảng…
* Cũng trong ngày 01/6/2019, Bộ trưởng Bộ Nội vụ ký ban hành Thông tư số 07/2019/TT-BNV quy định về chế độ báo cáo thống kê và quản lý hồ sơ viên chức.
Theo đó, quản lý, sử dụng hồ sơ viên chức được thực hiện theo nguyên tắc: công tác xây dựng và quản lý hồ sơ viên chức được thực hiện thống nhất, khoa học, phản ánh được đầy đủ, chính xác thông tin của từng người khi được tuyển dụng cho đến khi còn làm việc tại đơn vị sự nghiệp công lập; hồ sơ viên chức được xây dựng, quản lý, sử dụng và bảo quản theo chế độ tài liệu mật; chỉ những người được cơ quan hoặc người có thẩm quyền quản lý hồ sơ viên chức đồng ý bằng văn bản mới được nghiên cứu, sử dụng và khai thác hồ sơ viên chức. Nghiêm cấm việc phát tán thông tin trong hồ sơ viên chức; viên chức có trách nhiệm kê khai đầy đủ, rõ ràng, chính xác và chịu trách nhiệm về tính trung thực của những thông tin trong hồ sơ do mình kê khai, cung cấp. Những thông tin do viên chức kê khai phải được cơ quan quản lý hồ sơ viên chức xác nhận, đóng dấu và đưa vào hồ sơ quản lý.
Đối với công chức tuyển dụng lần đầu, trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày có quyết định tuyển dụng, đơn vị sử dụng viên chức có trách nhiệm hướng dẫn viên chức kê khai, kiểm tra, xác minh các thông tin do viên chức tự kê khai, đối chiếu với hồ sơ tuyển dụng và Phiếu lý lịch tư pháp do cơ quan có thẩm quyền cấp. Người đứng đầu đơn vị sử dụng viên chức xác nhận, đóng dấu và nộp cho cơ quan quản lý hồ sơ viên chức để đưa vào hồ sơ quản lý. Hồ sơ này là hồ sơ gốc của viên chức.
Trong thời gian 30 ngày, kể từ ngày xác định hồ sơ viên chức bị hư hỏng, thất lạc thì cơ quan quản lý hồ sơ viên chức có trách nhiệm thông báo cho đơn vị sử dụng viên chức hướng dẫn viên chức kê khai và hoàn thiện hồ sơ quy định tại Khoản 1 và Khoản 2 Điều 10 Thông tư này.
Sau khi viên chức tự kê khai và hoàn thiện hồ sơ, đơn vị sử dụng viên chức có trách nhiệm kiểm tra thông tin trong thành phần hồ sơ. Trường hợp các thành phần hồ sơ thống nhất thông tin thì người đứng đầu đơn vị sử dụng viên chức xác nhận, chịu trách nhiệm về các thông tin trong hồ sơ viên chức và báo cáo cơ quan quản lý hồ sơ viên chức xem xét, quyết định.
Trường hợp sau khi viên chức kê khai, hoàn thiện hồ sơ nhưng giữa các thành phần hồ sơ không thống nhất thông tin thì đơn vị sử dụng viên chức ban hành quyết định thực hiện việc kiểm tra, xác minh, sau đó báo cáo kết luận việc kiểm tra, xác minh để cơ quan quản lý hồ sơ viên chức xem xét, quyết định thống nhất thông tin hồ sơ bằng văn bản…
Trường hợp sửa chữa thông tin trong hồ sơ viên chức do đơn vị sử dụng viên chức thực hiện, sau đó báo cáo người đứng đầu cơ quan quản lý hồ sơ viên chức xem xét, quyết định. Đơn vị sử dụng viên chức phải thực hiện việc kiểm tra, xác minh về những thông tin sửa chữa trong hồ sơ viên chức quy định tại Điểm c Khoản 2 Điều này. Nội dung sửa chữa thông tin hồ sơ viên chức được thực hiện như quy định tại Điểm a, b và c Khoản 3 Điều 12 Thông tư này.
Viên chức có trách nhiệm kê khai đầy đủ, rõ ràng, trung thực và thực hiện việc kê khai, bổ sung hồ sơ của mình theo hướng dẫn của đơn vị sử dụng viên chức hoặc theo yêu cầu của cơ quan quản lý hồ sơ viên chức; chịu trách nhiệm trước pháp luật và trước cơ quan quản lý viên chức, đơn vị sử dụng viên chức về các thông tin mình kê khai…
Viên chức được quyền nghiên cứu hồ sơ của mình tại cơ quan quản lý hồ sơ viên chức, trừ các tài liệu quy định tại Điểm đ Khoản 2 Điều 10 Thông tư này. Bên cạnh đó, Thông tư cũng quy định cơ quan Trung ương, tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương chủ động thực hiện việc hiện đại hóa công tác quản lý hồ sơ viên chức thông qua ứng dụng công nghệ thông tin để lưu trữ và khai thác hồ sơ viên chức; hạn chế việc tiếp xúc trực tiếp với hồ sơ giấy truyền thống, phát huy tối đa hiệu quả khai thác hồ sơ viên chức trong hệ thống qủn lý hồ sơ viên chức điện tử…
Thông tư số 06/2019/TT-BNV và Thông tư số 07/2019/TT-BNV có hiệu lực thi hành kể từ ngày 15/7/2019./.
Nguồn: http://caicachhanhchinh.gov.vn
