1. Việc thu thập, cập nhật, chỉnh sửa thông tin công dân qua Phiếu thu thập thông tin dân cư, Phiếu cập nhật, chỉnh sửa thông tin dân cư được thực hiện thông qua công tác đăng ký thường trú, đăng ký tạm trú, cấp thẻ Căn cước công dân và trực tiếp từ công dân.
2. Việc cập nhật, chỉnh sửa thông tin của công dân trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư phải được Trưởng Công an cấp xã hoặc Trưởng Công an cấp huyện nơi không có đơn vị hành chính cấp xã (sau đây viết gọn là Công an cấp xã) phê duyệt.
3. Khi có yêu cầu thu thập, cập nhật, chỉnh sửa thông tin công dân trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư thì Công an cấp xã tiến hành phát phiếu, hướng dẫn công dân kê khai, thu Phiếu thu thập thông tin dân cư, Phiếu cập nhật, chỉnh sửa thông tin dân cư; tiến hành kiểm tra, đối chiếu thông tin công dân kê khai với giấy tờ pháp lý, giấy tờ hộ tịch của người được thu thập.
Trường hợp thông tin về công dân đã đầy đủ, chính xác thì Cảnh sát khu vực, Công an xã ký xác nhận, trình Trưởng Công an cấp xã ký, đóng dấu.
Trường hợp thông tin về công dân chưa đầy đủ hoặc chưa chính xác thì yêu cầu công dân kê khai bổ sung, chỉnh lý và xuất trình các giấy tờ có giá trị pháp lý làm căn cứ xác thực thông tin.
Trường hợp thông tin của công dân không đồng nhất thì Công an cấp xã có trách nhiệm phối hợp với công dân, cơ quan đăng ký hộ tịch, cơ quan có liên quan để kiểm tra tính pháp lý của các thông tin đó, sau khi xác định thông tin chính xác của công dân thì Cảnh sát khu vực, Công an xã ký xác nhận, trình Trưởng Công an cấp xã ký, đóng dấu. Trường hợp không đủ căn cứ để phê duyệt thì thông báo và đề nghị công dân bổ sung, hoàn thiện.
4. Công an cấp xã tiến hành cập nhật thông tin của công dân vào Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, trong thời hạn 02 ngày làm việc phải chuyển Phiếu thu thập thông tin dân cư, Phiếu cập nhật, chỉnh sửa thông tin dân cư cho Công an huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, thành phố thuộc thành phố trực thuộc Trung ương (sau đây viết gọn là Công an cấp huyện) để lưu vào tàng thư hồ sơ cư trú.
5. Khi cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư phát hiện thông tin của công dân trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư bị thiếu, có sai sót hoặc không phù hợp thì yêu cầu Công an cấp xã nơi công dân đăng ký thường trú kiểm tra, rà soát tính chính xác của thông tin; chỉnh sửa, bổ sung thông tin của công dân khi có đủ căn cứ.
