Thiết lập một cuộc sống có tổ chức và nhất quán là điều rất quan trọng. Khi bạn không có một bảng thời gian biểu cá nhân để bám sát , mọi việc sẽ trở nên lộn xộn trong chớp mắt. Việc có một thời gian biểu cá nhân để mô tả những công việc có thể đoán trước là rất cần thiết để làm việc theo trật tự và giúp hoàn thành công việc tối ưu nhất.
Bài viết này mình sẽ chia sẻ cách lập một bảng thời gian biểu, hi vọng các bạn có thể học được một chút gì đó từ cách sắp xếp của mình – từ đó giúp các bạn tự sắp xếp thời gian cho bản thân tốt hơn.
Xem thêm: Bài tập rèn luyện trí nhớ hằng ngày
Thời gian biểu hàng ngày
Nói đến thời gian biểu hàng ngày, hầu hết mọi người đều thuộc một trong hai nhóm sau:
– Người có thời gian biểu quá dày đặc: Lịch của họ trông như một bức tranh màu vẽ bằng dấu vân tay ở nhà trẻ. Các cuộc họp chồng chéo lên nhau, trong khi các thông báo nhắc sự kiện, giờ nghỉ, công việc và các cuộc họp khác thì thi nhau nổ ra như pháo hoa đêm Giao thừa. Một ngày của họ đã được lên lịch từ sáng sớm cho đến tối mịt. – Người có thời gian biểu quá trống trải: Những người này còn được gọi là “Kẻ mộng mơ.” Họ sắp xếp vào lịch 1-2 sự kiện định kỳ, còn lại thì họ để trống để được “rảnh rang” (ít nhất là trên giấy) cho những khoảng thời gian làm việc dài. Vấn đề là cả 2 kiểu thời gian biểu trên đều tệ, vì những lý do riêng.
Một thời gian biểu quá dày đặc khiến ta không còn thời gian dành cho bản thân. Càng “làm chủ” thời gian biểu, ta càng cảm thấy có ít quyền kiểm soát hơn đối với cuộc sống của mình. Đó là chưa nói đến chuyện ta rất dở trong việc đoán biết lượng thời gian cần thiết cho những việc mình làm. Với một thời gian biểu dày đặc thế này, việc hoàn thành công việc buổi sáng lố 15 phút so với dự định sẽ khiến cả ngày của bạn bị rối tung. Còn những người có thời gian biểu quá trống thì sao? Hẳn là họ đang sống vô cùng thoải mái, phải không? Họ đã chuyển thời gian biểu của mình sang một hình thức khác – có thể là một danh sách việc cần làm, một ứng dụng lịch trình hoặc hàng loạt các email giận dữ với câu hỏi “Cái này đang ở đâu?” Một thời gian biểu hàng ngày tốt là bản kế hoạch cho một cuộc sống thành công. Việc biết rõ những điều mình đang làm và thời điểm thực hiện công việc đó sẽ mang đến cho ta nhận thức về mục đích, ý nghĩa và sự tập trung.
Lập thời gian biểu cá nhân:
Đầu tiên, bạn cần suy nghĩ và lên danh sách tất cả các công việc cần làm. Nghe có vẻ hiển nhiên, nhưng có một sự thật là phần lớn nhiều người thường xuyên rơi vào trường hợp “nước đến chân mới nhảy”, ảnh hưởng đến chất lượng của công việc và cuộc sống của họ. Do đó, nếu bạn muốn cải thiện kỹ năng quản lý thời gian, yêu cầu tiên quyết là bạn phải liệt kê được tất cả những gì bạn phải làm, bao gồm việc công ty, việc nhà, các hoạt động ngoại khoá và các công việc làm thêm, học tập thêm (nếu có).
Sau khi đã có danh sách các công việc phải làm, hãy tìm cho mình một công cụ để lập thời khoá biểu. Bạn có thể ghi chú lên lịch để bàn, sử dụng ứng dụng trên điện thoại, trên máy tính hoặc sử dụng bất cứ thứ gì mà bạn có trong tay, miễn là bằng công cụ đó, bạn lập được một thời khoá biểu rõ ràng, mạch lạc. Đây sẽ là người dẫn đường cho bạn thấy rõ bạn sẽ phài làm gì và trong khoảng thời gian nào. Một điều bạn cần ghi nhớ: đừng quên dành thời gian để tái tạo năng lượng và giảm căng thẳng. Ngủ 7-8 tiếng một ngày giúp bạn tỉnh táo và tập trung hơn vào công việc.
Xem thêm: Những khó khăn trong giao tiếp
Một số lưu ý để quản lý và sắp xếp thời gian hiệu quả
1. Hãy linh hoạt:
Thông thường, chúng ta dành ra 8-10 tiếng một ngày cho công việc, học tập, các hoạt động xã hội và những hoạt động khác. Hãy dành ra một khoảng thời gian nhỏ đề phòng trường hợp bạn phải tốn thêm thời gian hơn so với dự kiến. Sự linh hoạt, không cứng nhắc sẽ giúp bạn hoàn thành công việc tốt hơn mà không phải chịu quá nhiều áp lực.
2. Tránh xao nhãng khi làm việc:
Trong cách quản lý thời gian của mình, sự xao nhãng sẽ là kẻ thù của bạn, bởi chúng lấy mất đi thời gian quý báo mà bạn đã dành cho công việc của mình. Để tránh tình trạng này, hãy suy nghĩ về những địa điểm mà bạn hay lui tới để học tập – làm việc, và xem thử đâu là nơi khiến bạn tập trung nhiều nhất, một số người thích làm việc theo nhóm vì điều đó tạo động lực cho họ, nhưng cũng có người cảm thấy mất tập trung nếu xung quanh mình có quá nhiều người.
3. Tập thể dục sau khi hoàn thành công việc:
Những bài tập thể dục ngắn trong 10’ có thể sẽ giúp bạn lấy lại sự tập trung, thư giãn đầu óc cũng như gân cốt để tạo năng lượng cho công việc tiếp theo trong thời khoá biểu của mình. Nếu được, sau khi kết thúc một việc nào đó, hãy dành cho mình khoảng 10 phút cho những bài tập thể dục đơn giản.
4. Kiểm tra, đánh giá lại thời khoá biểu của mình:
Vì bạn mới bắt đầu tập cách quản lý thời gian qua thời khoá biểu nên chắc chắn sẽ có đôi chỗ sai sót hay thiếu hiệu quả. Vì vậy, hãy thường xuyên nhìn lại quá trình làm việc của mình, đánh giá thời gian cũng như hiệu quả của các hoạt động đã làm, và đề ra những phương án khắc phục phù hợp để có một thời khoá biểu khoa học hơn, thích hợp hơn.
Download bảng thời gian biểu
Tại bảng thời gian biểu
