Biên bản cuộc họp là một loại văn bản không thể thiếu trong bất kì cuộc họp, hội nghị nào. Vậy một mẫu biên bản cuộc họp cần tuân theo những tiêu chuẩn nào và cách viết biên bản họp chuẩn ra sao?
Tìm việc làm nhanh TẠI ĐÂY!
Biên bản cuộc họp là gì?
Biên bản cuộc họp được hiểu là những loại văn bản quan trọng dùng để ghi lại những vấn đề diễn ra trong một cuộc họp, hội nghị. Những vấn đề được ghi trong biên bản họp thường là nội dung tiến trình cuộc họp, những quyết định cuối cùng của cuộc họp đó. Người chịu trách nhiệm viết biên bản này thường sẽ là các thư ký văn phòng.
Xem thêm: Biên bản thanh lý hợp đồng tiếng anh chuẩn nhất hiện nay
Có thể nói trong các cuộc họp thì biên bản là một thứ không thể thiếu được. Không chỉ có tác dụng ghi lại những điều diễn ra mà còn như một bằng chứng để dùng khi xảy ra bất kì những điều bất ngờ. Trong mỗi cuộc họp thư ký sẽ là người có trách nhiệm lập biên bản, điểm thanh các thành viên có mặt, vắng mặt cũng như ghi lại những thông tin quan trọng được trình bày trong buổi họp.
Vai trò của biên bản cuộc họp
Biên bản cuộc họp ghi lại những nội dung đã xảy ra hoặc đang xảy ra trong một hội nghị, cuộc họp nào đó. Đây được xem là một loại tài liệu lịch sử dù không có quyền lực pháp lý nhưng cũng có thể dùng để chứng minh những sự việc đã xảy ra.
Tất cả những diễn biến xảy ra trong một cuộc họp đều được ghi lại rõ ràng, nhất là những quyết định, ý kiến có liên quan đến nội dung cuộc thảo luận. Dựa vào văn bản này các cá nhân có thể xem lại được những chỉ đạo của cấp trên, những ý kiến xây dựng được đưa ra trong buổi họp,…Dựa vào đó để điều chỉnh, sắp xếp và giải quyết công việc một cách hiệu quả, ngăn nắp hơn.
Các cá nhân tham gia cuộc họp khi ký tên vào biên bản cuộc họp nghĩa là xác nhận các cam kết trong việc thực hiện các nhiệm vụ được đưa ra trong văn bản này. Lúc này biên bản cuộc họp như một lời cam kết thực hiện những sắp xếp nội dung, nhiệm vụ được đưa ra. Nó cũng giống như một lời nhắc nhở tới các cá nhân khi tham gia thực hiện nhiệm vụ công việc của mình.
Ngoài ra biên bản cuộc họp còn đóng vai trò giúp các cá nhân có liên quan trước khi bắt đầu cuộc họp có thể theo dõi và kiểm tra lại tính chính xác của công việc sẽ phải thực hiện.
Download 6 mẫu biên bản cuộc họp hoàn chỉnh
Mẫu biên bản cuộc họp công ty 1
Tải mẫu biên bản 1 TẠI ĐÂY
Mẫu biên bản cuộc họp công ty 2
Tải mẫu biên bản 2 TẠI ĐÂY
Mẫu biên bản cuộc họp công ty 3
Tải mẫu biên bản 3 TẠI ĐÂY
Mẫu biên bản họp công đoàn
Tải mẫu biên bản họp Công Đoàn
Mẫu biên bản cuộc họp giao ban
Tải mẫu biên bản họp giao ban
Mẫu biên bản họp chi bộ
Tải mẫu biên bản họp chi bộ
Cách ghi biên bản cuộc họp
Để hoàn thành tốt nhiệm vụ ghi biên bản, bạn cần hiểu rõ về quy trình diễn ra buổi họp cũng như thành phần những người tham gia. Đồng thời hiểu rõ bố cục biên bản cuộc họp để điền thông tin một cách chính xác.
Bố cục biên bản cuộc họp bao gồm:
- Quốc hiệu – tiêu ngữ
- Tên biên bản họp (ví dụ: BIÊN BẢN HỌP CÔNG TY…) và mục đích cuộc họp (V/v…)
- Ngày, tháng, năm diễn ra buổi họp
- Thành phần tham gia
- Nội dung buổi họp
- Kết thúc: Ghi rõ thời gian và lý do
- Những người tham dự buổi họp ký nhận
Dựa trên bố cục cuộc họp, người viết biên bản có thể điền chi tiết biên bản họp theo hướng dẫn sau:
- Ghi chủ đề, tiêu điểm chính của cuộc họp
- Bộ phận, đơn vị, cơ quan doanh nghiệp tổ chức cuộc họp
- Người chủ trì: Là người đưa ra các vấn đề chính, hướng xử lý, tổng hợp các ý kiến nhằm giải quyết các vấn đề
- Thư ký: Là người đảm nhiệm công việc điểm danh người tham gia, ghi chép lại các thông tin trong cuộc họp và lập biên bản họp.
- Thành phần khác: Có thể là đại diện các phòng ban, nhân viên, người có liên quan tới chủ đề cuộc họp.
- Nội dung cuộc họp: Đây mục rất quan trọng nhất mà thư ký cần lưu ý khi viết biên bản cuộc họp bởi thư ký sẽ là người quan sát và ghi chép những gì diễn ra trong cuộc họp (các vấn đề được trình bày, thảo luận; những ý kiến phát biểu của các thành viên tham gia,…)
- Kết luận cuộc họp: Người chủ trì cuộc họp căn cứ các nội dung đã được trao đổi, sau đó thống nhất thông qua biểu quyết rồi mới đưa ra quyết định.
Những yêu cầu khi viết biên bản cuộc họp
Một biên bản cuộc họp hoàn chỉnh có thể đại diện cho việc cuộc họp đó có thành công hay không? Bởi những biên bản này sau khi kết thúc hội nghị, cuộc họp đều được chuyển lại cho những cá nhân, đơn vị tham gia hoặc liên quan đến cuộc họp đó. Vậy nên, những người làm biên bản nhất định phải để ý vào việc hình thành biên bản đúng tiêu chuẩn. Những điều cần lưu ý khi ghi biên bản cuộc họp như sau:
Có sẵn mẫu biên bản theo tiêu chuẩn
Đây là một trong điều nhất định người làm biên bản cần phải nhớ kĩ, chuẩn bị sẵn sàng để không mất thời gian làm biên bản. Đây cũng là cách giúp các thư ký cuộc họp giảm bớt gánh nặng khi làm biên bản, bởi không phải ai cũng có thể nắm bắt mọi thông tin một cách nhanh chóng cả.
Những nội dung nhất định cần phải có trong một biên bản cuộc họp mẫu sẽ bao gồm:
- Thời gian, địa điểm diễn ra cuộc họp
- Những thành phần tham dự
- Nội dung của cuộc họp
- Những kết luận được đưa ra khi cuộc họp kết thúc
Tốc kí nhanh chóng, đầy đủ các nội dung
Đây được cho là một việc làm cần thiết đối với những người thư ký chịu trách nhiệm làm biên bản cuộc họp. Hãy chuẩn bị sẵn sàng sổ sách, máy tính để việc ghi chép lại những nội dung diễn ra được hoàn thành một cách đầy đủ và nhanh chóng nhất. Nếu bạn không thể bắt kịp được tiến độ cuộc họp, bạn có thể sử dụng công cụ hỗ trợ là máy ghi âm để không bỏ sót bất kì nội dung quan trọng nào.
Đúng trọng tâm cuộc họp
Trong một biên bản họp thì nội dung buổi họp là quan trọng nhất. Từ nội dung được ghi trong biên bản thì những người không có mặt vẫn có thể nắm được nội dung chính của cuộc họp đó là gì. Vậy nên người làm biên bản nhất định nắm bắt được trọng tâm vấn đề cần thiết của cuộc họp để ghi vào biên bản.
Đảm bảo thông tin trung thực, chính xác
Những thông tin được ghi trong biên bản nhất định cần phải đảm bảo được độ chính xác tất cả những vấn đề đã trao đổi trong hội nghị. Để có thể đảm bảo độ tin cậy, chấp thuận của tất cả những người tham gia thì cần phải đọc lại biên bản trước toàn thể những người tham gia khi hoàn thành.
Xem thêm: Mẫu biên bản bàn giao hàng hóa mới nhất
Trên là tất tật những vấn đề liên quan đến mẫu biên bản cuộc họp cũng như cách ghi biên bản họp trong các trường hợp phổ biến. Mong rằng những chia sẻ của News Timviec sẽ hữu ích với tất cả những bạn đọc đang theo dõi bài viết này!
