Đối chiếu công nợ là gì?
Biên bản đối chiếu công nợ là biên bản rất quan trọng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp vì nó liên quan trực tiếp đến các hoạt động kê khai và nộp thuế với cơ quan nhà nước. Đây là mẫu được lập ra để làm căn cứ kiểm tra tình trạng thanh toán nghĩa vụ tài chính của các bên trong quá trình mua bán, cung cấp hàng hóa, dịch vụ. Để hiểu rõ hơn về khái niệm đối chiếu công nợ là gì, Quý bạn đọc có thể tham khảo bài viết dưới đây của Phamlaw.
1. Đối chiếu công nợ là gì?
Đối chiếu công nợ là thao tác so sánh các khoản công nợ của doanh nghiệp được lưu trên sổ sách với các số liệu trên thực tiễn và hợp đồng khi thực hiện các giao dịch. Khi đối chiếu công nợ, doanh nghiệp cần thu thập đầy đủ các chứng cứ đã được xác nhận bởi các bên liên quan nhằm làm bằng chứng về tính xác thực của các số liệu trên sổ sách.
Biên bản đối chiếu công nợ là văn bản hoặc các hình thức khác tương đương, xác lập làm căn cứ để kiểm tra tình trạng thanh toán nghĩa vụ tài chính của các bên. Biên bản này rất quan trọng trong hoạt động kinh doanh của công ty, doanh nghiệp đồng thời liên quan đến các hoạt động kê khai thuế với cơ quan nhà nước. Biên bản đối chiếu công nợ là căn cứ để kiểm tra tình hình thanh toán tiền hàng giữa bên mua và bên bán, nhất là việc thanh toán những hóa đơn giá trị gia tăng có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên có thực hiện đúng theo quy định hay không.
2. Nguyên tắc đối chiếu công nợ
Sau khi hiểu được đối chiếu công nợ là gì, chúng ta sẽ đi vào tìm hiểu nguyên tắc đối chiếu công nợ. Cụ thể, khi thực hiện đối chiếu công nợ, doanh nghiệp cần tuân thủ những nguyên tắc sau:
- Đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo quy định của pháp luật về chủ thể đối chiếu công nợ.
- Nội dung thực hiện đối chiếu công nợ không được trái với các giá trị đạo đức xã hội cũng như không trái với quy định của pháp luật.
- Nguyên tắc đối chiếu công nợ giữa các bên phải được phải hoàn toàn dựa trên tinh thần tự nguyện, công bằng và tôn trọng lẫn nhau.
- Việc thực hiện đối chiếu công nợ phải được lập thành văn bản, được gọi là biên bản đối chiếu công nợ. Theo đó, biên bản đối chiếu công nợ là văn bản hoặc các hình thức tương đương khác, được xác lập để làm căn cứ kiểm tra tình trạng thực hiện thanh toán nghĩa vụ tài chính của các bên.
3. Nội dung của biên bản đối chiếu công nợ
Các pháp lý về biên bản đối chiếu công nợ theo nguyên tắc so sánh nợ công, trường hợp 2 bên đã giao dịch thanh toán hết nợ thì doanh nghiệp cần lập biên bản thanh lý hợp đồng. Nếu như đã qua thời hạn quy định trong hợp đồng 2 bên vẫn chưa thanh toán hết tiền hàng thì trong biên bản đối chiếu công nợ khác cần ghi rõ thời hạn, số tiền giao dịch thanh toán và ngày kết thúc.
Tùy theo tình hình của từng công ty, doanh nghiệp mà mẫu biên bản đối chiếu công nợ có một chút biến hóa khác nhau. Tuy nhiên, nhìn chung thì mẫu văn bản này cần có những nội dung cơ bản sau:
- Tên công ty, doanh nghiệp
- Số biên bản đối chiếu của doanh nghiệp
- Địa chỉ, thời gian diễn ra đối chiếu công nợ
- Các căn cứ, chứng từ lập biên bản
- Thông tin về hai bên mua – bán
- Chi tiết về số liệu công nợ
- Kết luận cuối cùng về công nợ
- Đại diện của hai bên mua – bán ký tên và đóng dấu
Lưu ý:
Các thông tin trong biên bản phải đầy đủ và đúng mực theo quy định pháp luật
Biên bản đối chiếu công nợ này chỉ có hiệu lực thực thi hiện hành khi đã được cả 2 bên mua – bán ký tên và đóng dấu. Hoặc người ký thay phải có giấy ủy quyền hợp pháp của doanh nghiệp thì biên bản này mới được tính pháp lý theo pháp luật.
4. Mẫu biên bản đối chiếu công nợ
Quý khách hàng có thể tham khảo và tải mẫu biên bản đối chiếu công nợ tại đây:
CÔNG TY ………….CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự Do – Hạnh Phúc ——————
………., ngày…tháng…năm….
BIÊN BẢN ĐỐI CHIẾU CÔNG NỢ
– Căn cứ vào biên bản giao nhận hàng hóa.
– Căn cứ vào thoả thuận giữa hai bên.
Hôm nay, ngày…. tháng……năm…. Tại văn phòng Công ty …………, chúng tôi gồm có:
1. Bên A (Bên mua): …………………………………………………………………………………………………………………………………………………
– Địa chỉ: …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
– Điện thoại: …………………………………………………….. Fax: ……………………………………………………………………………………………..
– Đại diện: ………………………………………….. Chức vụ: ……………………………………………………………………………………………………
2. Bên B (Bên bán): …………………………………………………………………………………………………………………………………………………
– Địa chỉ: ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..
– Điện thoại: …………………………………………………….. Fax: …………………………………………………………………………………………….
– Đại diện: ………………………………………….. Chức vụ: …………………………………………………………………………………………………..
Cùng nhau đối chiếu khối lượng và giá trị cụ thể như sau:
1. Công nợ đầu kỳ: … đồng
2. Số phát sinh trong kỳ:
STTTên sản phẩmĐơn vị TínhSố lượngĐơn giáThành tiền
Tổng cộng
3. Số tiền bên A đã thanh toán: …………. đồng
4. Kết luận: Tính đến ngày ………………. bên A phải thanh toán cho bên B số tiền là: ……………………………………………………………
– Biên bản này được lập thành 02 bản có giá trị như nhau. Mỗi bên giữ 01 bản làm cơ sở cho việc thanh toán sau này giữa hai bên. Trong vòng 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được biên bản đối chiếu công nợ này mà bên B không nhận được phản hồi từ quý công ty thì công nợ trên coi như được chấp nhận.
ĐẠI DIỆN BÊN AĐẠI DIỆN BÊN B
5. Những lỗi sai thường gặp trong biên bản đối chiếu công nợ là gì?
Những lỗi sai trong việc lập biên bản đối chiếu công nợ thường xảy ra ở những khoản nợ phải thu chưa có đủ biên bản đối chiếu công nợ theo quy định tại thời điểm cuối năm:
- Tỷ lệ khách hàng phản hồi thư xác nhận công nợ thấp, khiến việc quản lý công nợ gặp nhiều sai sót.
- Giữa biên bản đối chiếu công nợ và sổ kế toán có sự chênh lệch về công nợ doanh nghiệp phải thu của khách hàng nhưng chưa xác định được nguyên nhân.
- Phần lớn các doanh nghiệp xây dựng không có đối chiếu công nợ hoặc đối chiếu nhưng có sự chênh lệch, thậm chí nhiều khoản công nợ không có đối tượng cụ thể, rõ ràng như ở các mô hình doanh nghiệp khác.
Để tránh xảy ra sai sót khi lập biên bản đối chiếu công nợ, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các tài liệu liên quan. Hoặc đơn giản hơn, doanh nghiệp có thể dùng đến sợ trợ giúp của các đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán chuyên nghiệp nhằm đảm bảo tính hiệu quả, tránh gặp phải những rủi ro không mong muốn.
Trên đây là nội dung tư vấn của Phamlaw về vấn đề đối chiếu công nợ là gì. Nếu bạn còn thắc mắc, cần tư vấn các vấn đề pháp lý, vui lòng liên hệ Phamlaw qua các đầu số hotline 097 393 8866 hoặc 091 611 0508 để được giải đáp và hỗ trợ nhanh nhất.
Xem thêm:
- Mẫu công văn thu hồi công nợ quá hạn
- Công nợ là gì?
