Có nhiều người nghĩ rằng viết email từ chối phỏng vấn là một việc làm không cần thiết. Nhưng những người chuyên nghiệp thì không nghĩ như thế. Viết email từ chối phỏng vấn khéo léo, chuyên nghiệp, lịch sự không chỉ giúp bạn tạo được thiện cảm với các nhà tuyển dụng, mà còn mở ra nhiều cơ hội trong tương lai. Hãy cùng edumall.vn tham khảo bài viết nhé!
Contents
- 1 Tại sao cần gửi email từ chối phỏng vấn?
- 2 Cách viết email từ chối phỏng vấn
- 3 Cách từ chối buổi phỏng vấn bằng những lý do chính đáng
- 4 Mẫu email từ chối phỏng vấn
- 5 Mẫu email từ chối phỏng vấn bằng tiếng Anh
- 6 Những lưu ý những khi viết email từ chối phỏng vấn
- 7 Có nên duy trì liên hệ với nhà tuyển dụng sau khi từ chối phỏng vấn?
- 8 Tổng kết
Tại sao cần gửi email từ chối phỏng vấn?
Trong thực tế, có rất nhiều nguyên nhân dẫn đến việc ứng viên từ chối cơ hội phỏng vấn. Điển hình như không sắp xếp được thời gian phỏng vấn, phát hiện một vài thông tin không tốt về công ty tuyển dụng hay đơn giản là không còn cảm thấy công việc đó phù hợp với mình.
Tuy nhiên thay vì báo trực tiếp với nhà tuyển dụng, nhiều người lại chọn cách im lặng và không trả lời mail xác nhận dù cho đã mở xem thư mời phỏng vấn. Điều này sẽ khiến cho phía công ty tuyển dụng cảm thấy bạn là người thiếu chuyên nghiệp và không tôn trọng đối phương.
Có thể những đánh giá tiêu cực này sẽ không có sức ảnh hưởng đến bạn ngay lập tức. Song về lâu dài, bạn sẽ phải giao tiếp xã hội với nhiều đối tác, khách hàng khác nhau. Biết đâu rằng trong số này sẽ có công ty tuyển dụng cũ, hoặc những doanh nghiệp từng hợp tác với họ. Khi đó, bạn có thể bị liệt kê vào kiểu người không đáng tin cậy và dẫn đến việc vụt mất nhiều cơ hội hợp tác, phát triển,…
Vì vậy khi nhận được lời mời phỏng vấn, bạn nên ngay lập tức phản hồi cho nhà tuyển dụng biết quyết định của mình. Nếu bạn từ chối, hãy khéo léo đưa ra lý do chính đáng và dễ chấp nhận, cũng như gửi đến họ lời cảm ơn vì đã dành cơ hội quý giá đó cho bạn.
Áp dụng cách từ chối phỏng vấn khéo léo dưới đây không chỉ giúp nhà tuyển dụng chủ động trong việc tìm kiếm nhân sự, mà còn chứng minh được tinh thần làm việc chuyên nghiệp của bạn. Không những vậy, việc gửi email từ chối phỏng vấn còn giúp tránh làm mất thời gian của đôi bên và tạo thiện cảm với phía công ty tuyển dụng.
[Shortcode code=AnhCV.02]
Cách viết email từ chối phỏng vấn
Tiêu đề email
Mỗi ngày, các phòng ban nhân sự có thể nhận từ hàng chục đến hàng trăm email khác nhau. Vì thế nên việc đặt tiêu đề email nghĩa là bạn đang giúp cho nhà tuyển dụng tiết kiệm thời gian cũng như ghi nhận thông tin phản hồi nhanh chóng hơn.
Và mặc dù không có công thức chung nào trong việc đặt tiêu đề cho email, nhưng bạn có thể tham khảo một số mẹo để giúp nhà tuyển dụng dễ chú ý hơn như:
- Thay vì soạn email từ chối mới, bạn nên trả lời ngay trong thư mời phỏng vấn của nhà tuyển dụng.
- Trong trường hợp soạn thư mới, tiêu đề email nên có họ tên kèm với vị trí công việc mà bạn đã ứng tuyển.
- Ngoài ra, có thể ghi thêm cụm “từ chối phỏng vấn” vào phía trước tiêu đề để nhà tuyển dụng dễ nhìn thấy email của bạn hơn.
Nội dung email từ chối phỏng vấn
Khi soạn thảo nội dung email, bạn nên chú ý đến cách trình bày cũng như việc sử dụng câu văn, từ ngữ sao cho lịch sự và khéo léo nhất. Tránh tình trạng viết vòng vo, dài dòng nhưng không có trọng tâm hay trình bày quá chi tiết một vấn đề nào đó. Điều này sẽ khiến cho email của bạn trông thiếu chuyên nghiệp và gây khó chịu cho người đọc.
Ngoài ra, email của bạn cần đảm bảo có đủ các nội dung cần có trong một thư từ chối phỏng vấn. Bao gồm:
- Mở đầu email: Bạn nên xác định rõ rằng email này sẽ được gửi đến ai, thuộc phòng ban nào. Các thông tin này có thể được tìm thấy trong phần chữ ký ở cuối thư mời phỏng vấn. Sau khi đã biết được chính xác, bạn hãy mở đầu mail bằng cụm “Kính gửi/ Kính chào/ Thân gửi + tên người nhận + chức vụ, phòng ban làm việc”. Việc ghi rõ tên người nhận mail sẽ khiến họ cảm thấy được tôn trọng và sẽ đánh giá tốt về bạn.
- Lời cảm ơn: Tiếp theo đó, bạn nên dành một lời cảm ơn đến nhà tuyển dụng vì đã trao cho mình cơ hội phỏng vấn quý giá này. Tuy chỉ là một dòng thư, song lại thể hiện được sự trân trọng của bạn với vị trí công việc này cũng như quý công ty đấy!
- Xác nhận không tham gia phỏng vấn: Đây là phần chính yếu cũng là quan trọng nhất của toàn bộ email. Trong mục này, bạn nên trình bày lý do không thể nhận phỏng vấn một cách ngắn gọn, súc tích và rành mạch. Nếu từ chối vì không sắp xếp được thời gian, bạn cũng nên khéo léo gợi ý cho nhà tuyển dụng khoảng thời gian gần nhất mà mình có thể tiếp nhận phỏng vấn. Để họ có thể cân nhắc và gửi mail phản hồi đến bạn sớm nhất. Còn ngoài ra không nên viết quá chi tiết về lý do từ chối sẽ dễ khiến cho công ty tuyển dụng phật ý và có những đánh giá không tốt dành cho bạn!
- Gửi lời chúc: Một lời chúc tốt đẹp sẽ giúp phần nào xoa dịu sự hụt hẫng nơi nhà tuyển dụng. Đồng thời cho thấy bạn là một người tinh tế và khéo léo trong giao tiếp, ứng xử. Vì thế nên, đừng quên gửi lời chúc trong cuối thư từ chối phỏng vấn của mình nhé!
- Lời chào cuối thư: Dù là email nào thì cuối thư, bạn cũng đều phải gửi đến người nhận một lời chào chân thành. Điều này sẽ giúp bạn thể hiện thái độ lịch sự, tính chuyên nghiệp và sự tôn trọng đối với nhà tuyển dụng.
- Chữ ký: Nên có đầy đủ thông tin liên hệ của bạn. Dù cho đây là email từ chối phỏng vấn, song nhà tuyển dụng vẫn có thể sẽ lưu lại thông tin của ứng viên cho nhiều mục đích khác. Thế nên, đừng bỏ qua chữ ký trong bất kế email nào nhé!
Và dù cho là email từ chối phỏng vấn, bạn cũng không nên tỏ ra sợ sệt hay nhún nhường quá mức. Bên cạnh đó, để giữ ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng, trong thư bạn có thể gửi kèm một lời xin lỗi chân thành vì đã làm mất thời gian xem xét hồ sơ của họ.
Cách từ chối buổi phỏng vấn bằng những lý do chính đáng
Một lý do từ chối chính đáng, hợp lý sẽ giúp nhà tuyển dụng dễ chấp nhận và cảm thấy được tôn trọng hơn. Thế nên, bạn cần phải cân nhắc để có thể đưa ra chọn lựa phù hợp nhất khi quyết định từ chối lời mời phỏng vấn. Dưới đây là một vài lý do từ chối phỏng vấn phổ biến nhất mà mình tổng hợp được.
Tuy nhiên đây cũng chỉ là gợi ý mang tính chất tham khảo, và bạn cần tùy vào tình hình thực tế để đưa ra lý do phù hợp, chính đáng và khôn khéo nhất nhé!
- Không thể sắp xếp được thời gian tham gia phỏng vấn.
- Một số thay đổi trong lịch trình cá nhân khiến bạn không thể sắp xếp làm việc tại công ty, dù có phỏng vấn thành công hay không.
- Chính sách của công ty cũ có sự thay đổi và bạn muốn tiếp tục công việc tại đây.
- Sau khi nghiên cứu, bạn phát hiện ra mục tiêu nghề nghiệp của mình không tương thích với sứ mệnh hoặc văn hóa công ty.
- Chính sách đãi ngộ dành cho nhân viên chưa đáp ứng được sự kỳ vọng của bạn.
- Vì email phản hồi đến trễ, nên bạn đã nhận lời làm việc tại một công ty khác.
Hiểu được vai trò quan trọng của Email từ chối phỏng vấn. Edumall xin tặng bạn “Khóa Học Kỹ Năng Tìm Việc Và Phỏng Vấn Xin Việc Hiệu Quả”. Để được trang bị đầy đủ kiến thức, thực hành các bài tập thực tế để cải thiện, nâng cao tỉ lệ thành công của các cuộc phỏng vấn khác.
[Shortcode code=AnhCV.02]
Mẫu email từ chối phỏng vấn
Mẫu email từ chối phỏng vấn 1
Kính gửi: Bộ phận tuyển dụng công ty X
Tôi chân thành cảm ơn công ty đã tạo điều kiện cho tôi tham gia buổi phỏng vấn tại công ty [Tên công ty] vào vị trí [Tên vị trí]. Tuy nhiên, vì một vài lý do các nhân tôi không thể tham dự buổi phỏng vấn. Tôi xin phép rút đơn xin việc tại công ty và từ chối lời mời phỏng vấn của anh/chị.
Hy vọng trong tương lai tôi sẽ có cơ hội làm việc với đội ngũ công ty [Tên công ty] dưới một vai trò khác.
Chúc anh chị cùng công ty [Tên công ty] thật nhiều sức khỏe, thành đạt và ngày càng phát triển hơn nữa trong tương lai.
Trân trọng.
[Chữ ký]
Mẫu email từ chối phỏng vấn 2
Kính gửi: Bộ phận tuyển dụng công ty [Tên công ty]
Tôi rất vui và cảm kích khi nhận được lời mời phỏng vấn từ công ty [Tên công ty] cho vị trí [Tên vị trí]. Tuy nhiên, trong thời gian đợi kết quả tôi đã được mời làm việc tại một công việc khác. Tôi rất tiếc phải từ chối lời mời phỏng vấn của công ty. Mong rằng công ty sẽ tìm được ứng viên phù hợp với vị trí này.
Chúc công ty ngày càng phát triển, thành công hơn trong tương lai.
Trân trọng.
[Chữ ký]
Mẫu email từ chối phỏng vấn 3
Với mẫu email này, bạn có thể giới thiệu cho nhà tuyển dụng một ứng viên khác phù hợp hơn.
Kính gửi bộ phận tuyển dụng công ty X
Tôi rất vui vì đã nhận được lời mời phỏng vấn của Quý công ty tại vị trí [Tên vị trí]. Tuy nhiên, tôi rất tiếc phải thông báo với Quý công ty rằng tôi không thể tham gia buổi phỏng vấn [ngày/ tháng/ năm] vì lý do [Nêu lý do cụ thể, ngắn gọn].
Tôi nhận thấy với vị trí và yêu cầu của Quý công ty, ứng viên [Tên người bạn sẽ giới thiệu] rất phù hợp để đảm nhận. Anh/ Chị có thể liên hệ với [Tên người bạn sẽ giới thiệu] thông qua [Email/ Số điện thoại] để trao đổi rõ hơn. [Bạn có thể nói qua về kinh nghiệm làm việc, thành tích của người mình giới thiệu].
Hy vọng tôi có thể hợp tác với công ty tại một vị trí khác trong tương lai
Một lần nữa, tôi xin chân thành cảm ơn vì lời mời phỏng vấn của Quý công ty.
Trân trọng
[Chữ ký]
Mẫu email từ chối phỏng vấn bằng tiếng Anh
Mẫu 1:
Dear Ms Nhung,
I greatly appreciate the opportunity to interview for Sales and learn more about your organization.
However, I regret that I must deny this opportunity at this time because I have accepted a job.
My colleague, Lam, is a very good fit for this opportunity. You can reach him at lamnd@gmail.com.
Please confirm receipt of this message. Thank you very much.
Best regards,
Trang Nguyen
“Chào chị Nhung,
Tôi rất cảm kích vì được trao cơ hội tham gia phỏng vấn vào vị trí Sales và hiểu thêm về công ty.
Tuy nhiên, trong thời điểm này tôi rất tiếc phải từ chối cơ hội vì đã đồng ý nhận một công việc khác.
Một đồng nghiệp của tôi, Lâm, rất thích hợp cho vị trí này. Chị có thể liên hệ anh ấy qua email lamnd@gmail.com.
Mong Chị xác nhận thư này. Xin cảm ơn chị.
Trân trọng,
Trang Nguyễn”
Mẫu 2:
Dear Mr Tuan,
Thank you so much for taking the time to consider me for the Secretary.
However, I would like to withdraw my application for this position because of personal reasons.
Wishing you and your company the very best in the future.
Best regards,
Giang Tran
“Chào anh Tuấn
Cảm ơn rất nhiều vì đã dành thời gian để xem xét về công việc thư ký cho tôi.
Tuy nhiên, tôi muốn rút đơn cho vị trí này vì lý do cá nhân.
Chúc bạn và công ty của bạn những điều tốt nhất trong tương lai
Trân trọng,
Giang Trần”
[Shortcode code=AnhCV.02]
Mẫu 3:
Dear Ms Duyen
Thank you so much for reaching out.
However, I am not interested in interviewing at this time. I will keep this role in mind and refer anyone who may be a good match.
Best of luck on the search.
Best regards,
Hoa Vu
“Chào chị Duyên
Cảm ơn vì đã liên hệ tôi.
Tuy nhiên, tôi không có sự quan tâm cho cuộc phỏng vấn vào lúc này. Tôi sẽ ghi nhớ vai trò này và giới thiệu cho bất cứ ai có thể là phù hợp.
Chúc chị may mắn trong việc tìm kiếm nhân viên cho vị trí này.
Trân trọng
Hoa Vũ”
Những lưu ý những khi viết email từ chối phỏng vấn
Nếu bạn chắc chắn không muốn tham gia buổi phỏng vấn, bạn nên viết email trả lời thư mời phỏng vấn trong 24 giờ sau khi nhận được để nhà tuyển dụng có thể sắp xếp thời gian và công việc của họ. Dù bạn không đến phỏng vấn, bạn vẫn cần gửi một email cho họ để thể hiện sự chuyên nghiệp của mình. Tuyệt đối đừng chỉ im lặng mà không đến nhé. Sau đây là một số lưu ý bạn cần quan tâm:
- Hãy lịch sự: Có thể họ không làm việc với bạn trong thời gian này, nhưng rất có thể họ sẽ làm việc với bạn trong tương lai không xa. Thế giới này rất nhỏ, đừng để mình phải đánh mất cơ hội tốt trong tương lai vì đã để lại ấn tượng xấu với họ, bạn nhé. Vì vậy, nên từ chối một cách khéo léo và lịch sự nhất có thể.
- Hãy cẩn trọng: Tuyệt đối không đưa ra những thông tin chi tiết về lý do bạn từ chối lời mời tham gia phỏng vấn. Có thể bạn nghe đồn đoán là phúc lợi không tốt, môi trường không phát triển,… nhưng bạn chỉ nên giữ cho riêng mình. Việc tiết lộ những thông tin chưa được xác thực này rất có thể sẽ khiến họ cảm thấy phật ý. Hãy giữ thông tin ngắn gọn, đơn giản.
- Gợi ý ứng viên khác: Nếu công ty này có danh tiếng tốt, hãy kiểm tra lại những bạn bè, mối quan hệ thân quen xem có ai phù hợp và họ có cảm thấy hứng thú nếu được giới thiệu. Bạn vừa giúp được bạn bè, vừa gây được ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng. Lưu ý là bạn nên nhận được sự đồng ý từ bạn bè trước khi giới thiệu họ cho nhà tuyển dụng nhé.
Có nên duy trì liên hệ với nhà tuyển dụng sau khi từ chối phỏng vấn?
Mặc dù từ chối phỏng vấn, tuy nhiên bạn đang cố gắng tạo ra một không khí chuyên nghiệp và thân thiện nhất có thể. Điều này giúp nhà tuyển dụng không đánh giá thấp về bạn và có thể vẫn còn cảm thấy ấn tượng cùng sự tiếc nuối từ bạn. Nhưng mọi dự đoán của bạn sẽ chẳng thể thành hiện thực nếu như bạn quyết định chấm dứt toàn bộ liên hệ với nhà tuyển dụng sau khi gửi Email từ chối phỏng vấn.
Tất nhiên, việc giữ liên lạc với nhà tuyển dụng ngay khi bạn đã quyết định không cộng tác nữa không phải là một điều bắt buộc. Mà trên thực tế, đó là việc nên làm, nhất là đối với những ứng viên từ chối phỏng vấn do lý do chủ quan từ bản thân chứ không phải vấn đề từ nhà tuyển dụng. Tương lai chẳng thể nói trước được điều gì, cũng có thể bạn sẽ quan tâm đến một vai trò khác ở công ty bạn đã từng từ chối. Thậm chí bạn còn không biết nhà tuyển dụng mà bạn đã từ chối có mối liên hệ thân quen gì với nhà tuyển dụng mà bạn đang sắp sửa phỏng vấn xin việc hay không? Đương nhiên là không một nhà tuyển dụng nào chấp nhận nhân viên như vậy rồi. Một ấn tượng không tốt đôi khi dẫn đến việc cơ hội khó khăn hơn đối với bạn.
[Shortcode code=AnhCV.02]
Tổng kết
Để có một mẫu thư, email từ chối phỏng vấn hay dời lịch phỏng vấn bạn cần yếu tố chính: Thời gian, lý do và lời gửi gắm khi viết thư từ chối. Không được hợp tác với bạn chắc chắn là một điều mà nhà tuyển dụng sẽ cảm thấy rất đáng tiếc khi nhận được thư từ chối như thế. Tuy nhiên, họ cũng sẽ mỉm cười hài lòng với kết quả khi thấy sự từ chối chuyên nghiệp và lịch sự của bạn, bởi điều đó chứng tỏ, lựa chọn hợp tác với bạn là một điều đúng đắn.
Trên đây là Bật mí cách từ chối email mời phỏng vấn mà edumall.vn đã tổng hợp được, hy vọng sẽ giúp bạn có thêm kinh nghiệm, từ đó thể hiện sự chuyên nghiệp của mình, dù từ chối nhưng vẫn để lại dấu ấn sâu sắc cho nhà tuyển dụng. Chúc bạn có được công việc như ý và thành công trên sự nghiệp.
