Việc làm Hoạch định – Dự án
Contents
1. Định nghĩa đủ về kickoff là gì?
Kickoff là gì? Kickoff có nguồn gốc từ cú đá mang tính chất quyết định bàn thắng cũng như sự kết hợp uyển chuyển giữa các cầu thủ trong môn thể thao bóng bầu dục ở nước Mỹ. Trong kinh doanh, hợp tác nó có nghĩa là khởi động dự án, cách hiểu đơn giản nhất kickoff là khai trương. Kickoff là sự khởi đầu một dự án khi các bên chính thức liên quan đến nhau để cùng nhau hợp tác, cùng nhau kinh doanh hay cùng nhau bắt tay để thực hiện một kế hoạch nào đó, Kickoff là nơi để chia sẻ những kỳ vọng chung của tất cả các bên liên quan trong dự án hợp tác chung của họ.
Mục đích chính của Kickoff đó là tạo một khởi động ban đầu ấn tượng để thể hiện thiện chí tích cực cùng những ấn tượng lâu dài trong lòng đối tác – những đồng nghiệp của mình. Thông qua việc khởi động này mà những đối tác, những người sẽ đồng hành cùng nhau họ sẽ đưa ra các phương án, các dự định và nhiệm vụ để cùng nhau vượt qua. Với những người đứng đầu, Kickoff dược xem là cuộc họp khởi động các kế hoạch. Một cuộc họp Kickoff thành công là cuộc họp tạo tiền đề cho sự thành công đồng thời có thể tối thiểu hóa những rủi ro có thể xảy ra trong quá trình đàm phán sau này. Trong thực tế, những cuộc hợp khởi động còn tạo lòng tin, sự đồng lòng giữa các thành viên trong dự án.
Việc khởi động dự án có nhiệm vụ rất quan trọng trong việc xây dựng đội ngũ và sự đồng lòng, nó cũng không kéo gì các kỹ thuật làm việc và quá trình thực hiện dự án. Vì lẽ sẽ không có dự án nào thành công nếu không có đội ngũ chỉ đạo chuyên dụng hay các bên liên quan đồng lòng. Đặc biệt trong những dự án quan trọng có vốn đầu tư hàng nghìn thỉ đồng, khởi động dự án sẽ tạo sự đồng lòng, thấu hiểu đề cùng nhau đi đến thành công, cùng nhau đạt được những mục tiêu đề ra.
Việc làm chuyên viên quản lý dự án
Kickoff có lẽ là một thời điểm quan trọng để bắt đầu khởi động toàn bộ quá trình hoạt động một dự án. Có thể rất nhiều cuộc họp được tổ chức trước khi khởi động dự án tuy nhiên, vai trò chính thức của một cuộc họp Kickoff vẫn chưa bao giờ hết ý nghĩa. Trước khi một dự án có thể được “khởi động”, nó phải được đề xuất, lựa chọn và xác định. Những bên tham gia, họ phải biết những gì bạn đang làm việc hướng tới, Kickoff là rất quan trọng nó đề cập đến những ai có liên quan và những gì sẽ được hoàn thành. Mặc dù thời gian của bất kỳ sự kiện khởi động cụ thể nào sẽ thay đổi dựa trên quy mô dự án, mức độ phức tạp và các trường hợp liên quan, nó không thể phục vụ mục đích dự định của mình trừ khi và cho đến khi tầm nhìn và phạm vi dự án được xác định đầy đủ.
2. Kickoff meeting – cuộc họp “chìa khóa thành công”
Một cuộc họp Kickoff meeting (cuộc họp khởi động dự án) là cuộc họp đầu tiên giữa một nhóm cùng thực hiện dự án, hay một nhóm khách hàng hoặc nhà tài trợ với nhau trước khi bắt đầu khởi động một dự án mới. Kickoff meeting sẽ diễn ra sau khi hợp đồng được ký kết và có thỏa thuận những thỏa thuận liên quan đến công việc, những chính sách hợp đồng được tuyên bố. Tuy vậy, cuộc họp khởi động dự án này vẫn bàn rất nhiều về chi phí cần bỏ ra, những rủi ro, hay những hoạt động liên quan, … khác.
2.1. Mục đích của cuộc hợp khởi động dự án
Mục đích của một cuộc họp khởi động dự án là để giới thiệu nhóm, để hiểu sâu về nền tảng dự án, để nắm được những nguồn lợi sẽ đến khi dự án thành công, và cùng là hiểu những gì cần phải làm cách thức cùng nhau làm việc như thế nào?
Đối với nhóm lớn được giao nhiệm vụ giao dự án, cuộc họp khởi động dự án là cơ hội để họ có được thông tin cho chính họ, để họ biết mình cần để thành công, cần làm gì để thể hiện sự nhiệt tình và hiểu biết về dự án. Thông qua những biểu hiện trong Kickoff meeting này mà các nhóm lớn được giao nhiệm vụ trong dự án đó học có cơ hội để truyền niềm tin vào những người cộng tác với mình hay thể hiện niềm tin với khách hàng rằng sự chọn lựa của họ là hoàn toàn chính xác.
Người tìm việc
Một cuộc họp khởi động dự án có thể thiết lập tiến trình và những hoạt động còn lại của dự án. Vì vậy, nếu như thực hiện đúng, Kickoff meeting có thể đóng góp rất lớn cho sự thành công của chính dự án. Và ngược lại, nếu Kickoff meeting được thực hiện không tốt, nó có thể phá hủy mọi cơ hội thành công trước khi dự án thậm chí bắt đầu. Vậy làm sao để chuẩn bị một Kickoff meeting thành công nhất?
2.2. Những lưu ý để có một một cuộc họp khởi động dự án thành công
2.2.1. Chuẩn bị những “Kickoff meeting” nhỏ mang tính chất nội bộ giữa các nhóm
Là người quản lý dự án, bạn không thể đứng ngoài và nói về công việc, mà phải trực tiếp bắt tay vào thực hiện chúng, vào làm chúng để hiểu rõ về chúng. Bằng cách bắt đầu mọi thứ bạn sẽ đánh giá được năng lực thực tế và có thể nhìn thấy những thành công hay rủi ro thất bại có thể xảy ra trong tương lai. Ví dụ như khi chuẩn bị một Kickoff meeting với khách hàng, điều quan trọng là đừng vội vàng, đầu tiên hãy chuẩn bị trước Kickoff meeting nội bộ để đưa ra một kế hoạch vững chắc như chính xác những gì bạn sẽ làm!
Khởi động dự án nội bộ không chỉ là tiền thân của cuộc họp khởi động khách hàng mà còn là bước đi, bước thử nghiệm đầu tiên cho bạn, giúp bạn cơ bản có thể thiết lập chương trình cho cuộc Kickoff meeting chính thức, những phương án dự phòng và kế quả của cuộc khởi động dự án của mình. Kickoff meeting ở mức nội bộ được xem là cơ hội cho bạn với tư cách là người quản lý dự án để truyền đạt những thông tin, tư tưởng đúng đắn, chính xác nhất về sản phẩm đến với những nhân viên cấp dưới của mình, những người trong buổi khởi động dự án chính thức họ sẽ thông báo, giải đáp điều đó với khách hàng. Mục đích cuối cùng của các cuộc họp khởi động dự án nội bộ đó là để bạn và những đồng đội, đồng nghiệp, cấp dưới của mình tự tin khẳng định rằng chúng tôi hoàn toàn có thể làm được điều đó.
Tuyển dụng việc làm
2.2.2. Lập kế hoạch Kickoff meeting của bạn đúng cách
Thực hiện một Kickoff meeting với những người đồng đội hiểu rõ về sản phẩm, về quy trình, về kết quả cùng một kế hoạch khởi động dự án phù hợp giúp bạn tận dụng tối đa cuộc thảo luận của mình với khách hàng và các bên liên quan khác. Vấn đề mấu chốt được xem là quan trọng nhất ở đây đó là bạn và những cộng sự của mình họ phải thực sự hiểu và hiểu rất sâu về sản phẩm, họ có thể trả lời bất kì câu hỏi gì mà khách hàng đặt ra, đồng thời đảm bảo những câu trả lời của mình là thông minh và chính xác. Điều quan trọng thứ hai đó là nhóm phải hợp tác của bạn phải đưa ra được một kế hoạch vững chắc, nó sẽ thúc đẩy niềm tin vào khách hàng đối với dự án của bạn. Để thực hiện được điều này bạn phải tổ chức một cuộc Kickoff meeting thật tốt để cùng nhau làm việc, cùng nhau hy vọng và cùng nhau thấu hiểu sản phẩm của mình.
>>> Bạn đọc có thể quan tâm xem thêm: Mẫu giấy mời họp được cập nhật mới nhất, phục vụ cho mục đích tổ chức cuộc họp được chuyên nghiệp và đạt hiệu quả cao hơn
2.2.3. Chọn đúng thời điểm bắt đầu một Kickoff meeting
Có thể bạn sẽ cần tổ chức nhiều cuộc họp trước khi khởi động dự án (bao gồm cả các cuộc họp để lên kế hoạch cho sự kiện khởi động) trước khi một dự án được chính thức bắt đầu. Tuy nhiên những cuộc hợp khởi động ban đầu này nó phải được đề xuất, lựa chọn và xác định. Bạn là người hiểu rõ nhất những gì mình đang làm, những gì mình hướng tới, hiểu rõ rằng tại sao những điều mình làm lại là quan trọng, để rồi từ đó bạn sẽ chọn cho mình thời gian cụ thể để Kickoff meeting hợp lý nhất.
Mặc dù thời gian của bất kỳ sự kiện khởi động cụ thể nào sẽ thay đổi dựa trên quy mô dự án, mức độ phức tạp và các trường hợp liên quan. Cố gắng hạn chế tối đa những yếu tố ngoại lề ảnh hưởng đến gian khởi động dự án của mình sẽ đem lại thành công rất lớn khi Kickoff meeting cho bạn đấy.
2.3. Những nhân tố quyết định đến sự thành công Kickoff meeting của bạn
Dù bạn đã chuẩn bị đầy đủ các bước để có một cuộc Kickoff meeting hoàn hảo nhưng thực tế cuộc họp khởi động dự án của bạn lại không đem lại những gì bạn mong đợi. Tại sao lại vậy? Rất có thể bạn đã phạm phải một số sai lầm trong cuộc Kickoff meeting của mình. Vậy những nhân tố nào ảnh hưởng đến sự thành công của một cuộc khởi động dự án?
Việc làm nhân viên dự án
2.3.1. Giai đoạn tổ chức Kickoff meeting
Mỗi giai đoạn tổ chức trong Kickoff meeting mang một loạt thách thức riêng biệt vượt qua những thách thức này bạn sẽ thu được những nguồn lợi đáng kể. Tuy nhiên, bạn đã không làm được điều đó. Chính vì vậy, những giai đoạn hoàn hảo để tổ chức một Kickoff meeting là rất quan trọng. Những giai đoạn tổ chức trong Kickoff meeting sẽ được xem là cú hích động lực phát triển của toàn bộ cuộc khởi động dự án, và thành công của toàn bộ của Kickoff meeting ảnh hưởng rất lớn bởi những cú hích tạo đà này.
2.3.2. Vị thế cạnh tranh của doanh nghiệp bạn trên thị trường
Vị tế nhóm kinh doanh của bạn hay vị thế của doanh nghiệp bạn có tác động không nhỏ đến sự thành công của cuộc họp khởi động dự án. Đơn của như trong kinh doanh thị trường, những nhân viên kinh doanh nhãn hàng thương hiệu mới, ít nổi tiếng hơn sẽ khó khăn hơn rất nhiều khi cạnh tranh với những nhân viên kinh doanh của những “gã khổng lồ” trong ngành.
Trên thực tế, chỉ có 33% người tham gia cuộc Kickoff meeting thích thương hiệu uy tín nhất, nổi tiếng nhất với chức năng và chi phí cao nhất. Nhưng có đến 63% còn lại chọn những thương hiệu khá nổi và chỉ có 5% sẽ chọn một thương hiệu tương đối xa lạ, thương hiệu mới với mình. Bởi vậy, vị thế doanh nghiệp có ảnh hưởng rất lớn đến sự thành công của cuộc Kickoff meeting này.
2.3.3. Những thiếu sót từ chính doanh nghiệp bạn cùng tinh thần tổ chức cuộc khởi động
Bạn sẽ chẳng muốn tham gia cuộc khởi động nào nếu nó uể oại ngay từ đầu phải không nào? Những người tham gia Kickoff meeting của bạn cũng vậy. Chính vì vậy bạn phải làm sao để luôn đẩy cao tinh thần của tham gia cuộc họp khởi động dự án của mình cho dù vị thế doanh nghiệp chưa cao, sản phẩm chưa hoàn hảo. Tuy nhiên bên cạnh đó cũng cần đảm bảo giảm thiểu tối đa những thiếu sót có thể xảy ra trong toàn bộ quá trình Kickoff meeting của mình.
Hy vọng rằng thông qua bài viết này bạn đã hiểu rõ về Kickoff là gì cùng với đó là những thông tin như làm sao để để tổ chức một Kickoff meeting thành công. Chúc bạn sẽ tổ chức những Kickoff meeting thành công cho mình và nhớ chú ý đón đọc những thông tin bổ ích tiếp theo về công việc, cơ hội nghề nghiệp hay những xu hướng kinh doanh mới trên Timviec365.vn bạn nhé!
