Nội dung bài viết
- Microsoft Project là một phần mềm quản lý dự án không còn quá xa lạ với nhiều người, đặc biệt là dân văn phòng. Nhưng bạn đã thực sự hiểu rõ Microsoft Project là gì chưa? Hãy tìm hiểu ở bài viết bên dưới nhé!
- I. Microsoft Project là gì?
- 1. Định nghĩa Microsoft Project
- 2. Mục đích hoạt động
- 3. Đối tượng sử dụng
- 4. Cơ sở dữ liệu
- II. Các gói dịch vụ của Microsoft Project
- III. Cách quản lý dự án trên Microsoft Project
- IV. Yêu cầu hệ thống cài đặt Microsoft Project
Microsoft Project là một phần mềm quản lý dự án không còn quá xa lạ với nhiều người, đặc biệt là dân văn phòng. Nhưng bạn đã thực sự hiểu rõ Microsoft Project là gì chưa? Hãy tìm hiểu ở bài viết bên dưới nhé!
Microsoft Project là gì?
I. Microsoft Project là gì?
1. Định nghĩa Microsoft Project
Microsoft Project là một trong ứng dụng quản lý dự án được phát triển bởi Microsoft. Đây là phần mềm được phát triển để hỗ trợ việc quản lý dự án, phát triển kế hoạch, phân công nguồn lực cho dự án.
Microsoft Project
Bên cạnh đó Microsoft Project còn giúp quản lý ngân sách, theo dõi tiến độ quá trình hoạt động và số lượng công việc, xác định các công việc cụ thể, sắp xếp thứ tự các công việc, ước tính nguồn lực cho hoạt động, ước tính thời lượng hoạt động.
2. Mục đích hoạt động
- Lập kế hoạch và tổ chức quản lý dự án.
- Lên lịch công tác.
- Theo dõi lịch công tác.
- Hoạch định tài nguyên và chi phí trong dự án.
- Thay đổi để phù hợp với thực tế.
MS Project được sử dụng để lên kế hoạch
- Lên kế hoạch cho phương án dự phòng.
- Nhìn nhận khách quan dự án, chuẩn bị cho mọi tình huống.
- Đánh giá khả năng tài chính của dự án.
- Quản lý công việc theo đội, nhóm.
- Phát hiện những sai sót và rút ra kinh nghiệm trong dự án.
3. Đối tượng sử dụng
- Những doanh nghiệp đang triển khai dự án.
- Các Project Manager, team member muốn thực hiện dự án một cách bài bản, chuyên nghiệp.
- Phòng PMO
- Nhà hoạch định dự án chuyên nghiệp
- Nhân sự lên tiến độ dự án
4. Cơ sở dữ liệu
Microsoft Project chứa tất cả các thông tin về dự án trong cơ sở dữ liệu của chương trình, và dùng các thông tin này để lập kế hoạch, tính toán, lên lịch biểu thực hiện, chi phí và các yếu tố khác trong khi lập dự án. Càng nhiều thông tin chi tiết, kế hoạch lập càng chính xác.
Microsoft Project sẽ tính toán và thể hiện ngay tức khắc các kết quả dựa trên các thông tin quyết định của các công việc, như thời gian phải hoàn thành công việc hay thời gian dự kiến hoàn thành dự án. Các thông tin và kết quả tính toán được chứa trong cơ sở dữ liệu dưới dạng các trường (field) thể hiện các dạng thông tin khác nhau như tên công việc, thời gian công việc,…
II. Các gói dịch vụ của Microsoft Project
Hiện nay Microsoft cung cấp 3 gói dịch vụ của Project
Gói Project 1:
- Tích hợp Project cho web
- Cung cấp các chức năng quản lý dự án cơ bản trực tuyến.
- Bạn có thể làm việc một cách linh hoạt, dù ở dạng xem lưới (danh sách), bảng hoặc đường thời gian (Gantt).
Gói Project 3: Gói Project 3 tích hợp mọi chức năng của Gói Project 1 và nhiều chức năng khác.
- Duy trì sắp xếp khoa học và theo sát các dự án, tài nguyên cũng như các nhóm.
- Lên kế hoạch cho các dự án, theo dõi trạng thái và cộng tác với những người khác một cách dễ dàng và hiệu quả từ hầu hết mọi nơi.
- Gói 3 bao gồm Project cho web, Project Online và ứng dụng khách Project Online trên máy tính.
Gói Project 5: Gói Project 5 bao gồm mọi chức năng của Gói Project 3 và Gói Project 1.
- Gói này sẽ cho phép các tổ chức ưu tiên các khoản đầu tư danh mục đầu tư dự án
- Mang lại giá trị kinh doanh dự kiến.
Bảng giá dịch vụ
III. Cách quản lý dự án trên Microsoft Project
Để quản lý một dự án thực tiễn bằng Microsoft Project, bạn cần trải qua 7 bước sau:
- Chuẩn bị thông tin: Bạn cần có đầy đủ những thông tin cần thiết của dự án như tên, mục tiêu, người thực hiện, tên công ty,…
- Thiết lập thông tin: Từ những thông tin trên, bạn lập ra thời gian, lịch, kế hoạch làm việc,…
- Khai báo tài nguyên: Bạn sẽ khai báo tất cả những nguồn lực bạn sẽ sử dụng cho dự án này.
- Lập dự án: Ở bước này, bạn sẽ tiến hành lập số liệu, theo dõi quá trình thực hiện của từng hạng mục, cập nhập và sửa đổi thông qua các bảng (table). Mỗi bảng sẽ thường có 2 vùng: vùng nhập số liệu và cùng còn lại cho bạn biết tiến độ cũng như mối quan hệ giữa các hạng mục.
- Cập nhập tiến độ: Đây là bước cực kỳ quan trọng giúp tổ chức có thể hoạt động trơn tru và đúng tiến độ. Bạn sẽ phải cập nhập các thông tin như khối lượng công việc đã hoàn thành, thời gian thực tế hoàn thành và thời điểm bắt đầu và kết thúc thực tế.
- Xác lập đường găng (critical path): là đường cho bạn biết tiến độ từ đầu đến cuối của dự án một cách trực quan.
- In biểu đồ và lập báo cáo: MS Project cung cấp rất nhiều mẫu báo cáo khác nhau, tuy nhiên lại khá hạn chế về khả năng chỉnh sửa trên mẫu có sẵn. Việc tổng kết, in báo cáo thường sẽ được thực hiện tự động.
IV. Yêu cầu hệ thống cài đặt Microsoft Project
- Bộ vi xử lý: 1GHz hoặc cao hơn, hỗ trợ cả bản 32bit và 64bit với SSE2.
- Hệ điều hành: Windows 7, Windows 8, Windows 10, Windows Server 2012 R2, Windows Server 2008 R2 hoặc Windows Server 2012.
- Tối thiểu 1GB RAM (32bit) hoặc 2GB RAM (64bit).
- Ổ cứng trống tối thiểu 3GB để cài đặt chương trình.
- Độ phân giải màn hình 1024×768.
- Hỗ trợ màn hình cảm ứng (tính năng cảm ứng mới tối ưu hóa cho Windows 8 trở lên.)
- Kết nối mạng Internet để sử dụng các tính năng liên quan
Trên đây là tổng quan về Microsoft Project. Hy vọng bài viết này sẽ giúp bạn biết thêm một công cụ vô cùng hữu ích dành cho công việc. Hãy chia sẻ nếu thấy thú vị nhé!
