Cách thức tăng hiệu quả tạo meeting minutes bằng phương pháp dùng tool giúp sức!
Contents
Meeting minutes là gì?
Meeting minutes là biên bản tường thuật buổi họp. Có vai trò đây là lưu giữ những content ra mắt trong buổi họp, đc coi là bản ghi nhớ hoặc hồ sơ họp.
Quảng Cáo
Bài Viết: Minutes of meeting là gì
Ở một số C.ty, meeting minutes đóng một vai trò quan trọng như là một mặt hàng bàn giao (deliverables) cho quý khách thay cho những báo cáo đôi lúc khác.
Quảng Cáo
Tại sao lại cần meeting minutes?
Mục đích chính của meeting minutes là để đánh dấu toàn bộ các gì ra mắt trong cuộc họp, là bản ghi nhớ cho các người tham gia, y như để để share thông tin với các người không xuất hiện and những bên khác tham gia buổi họp, ngoài ra còn cứu chặn lại việc nợ xót việc làm nào đó xảy ra chỉ vì sự đãng trí của một ai đó.
Trong meeting minutes đánh dấu những mục đàm luận, hướng giải quyết, tình trạng lúc này and hành động tiếp theo, y như lịch trình việc làm nên nó cũng có thể sử dụng làm checklist việc làm, cứu cải tiến chất lượng việc làm and cứu triển khai những buổi họp tiếp theo một phương pháp hiệu quả hơn.
Quảng Cáo
Trong việc làm thường sẽ có rất đông meeting ra mắt với tần suất khác nhau như mỗi ngày, hàng tuần, hàng tháng, …Với các meeting có tần suất dày đặc and content quan trọng, việc ghi chép lại meeting minutes là một việc làm yên cầu tinh xảo, cảnh giác and công phu hơn đa số chúng ta nghĩ.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ diễn ra những mấu chốt quan trọng để tạo meeting minutes hiệu quả and những công cụ cứu tiến hành điều này, hy vọng nó sẽ bị có ích cho các người gặp trắc trở với phương pháp viết meeting minutes hoặc với các người muốn giảm thời hạn thiết yếu để tạo 1 bản meeting minutes.
Những điểm quan trọng khi tạo meeting minutes hiệu quả
1. Take memo
Để có cơ sở tạo meeting minutes cần ghi chú content.
Càng ghi chú rõ nét, kỹ càng thì việc tạo meeting minutes sau đó càng dễ chơi and dễ dàng.
Tuy vậy, nếu chỉ ghi chú lộn xộn theo kiểu từng đám Khu Vực nghuệch ngoạc khắp địa chỉ trong sổ thì sẽ phức tạp cho việc tổ chức lại thông tin, do đó điều quan trọng là phải ghi chú theo đúng thứ tự của meeting.
2. Cần sử dụng template
Bạn cũng có thể tiết kiệm thời hạn and công sức bằng phương pháp tạo template mẫu dựa theo những mục mục đã đc dự định họp (agenda) and bạn chỉ cần ghi chú content vào đúng định dạng trong mẫu đã tạo sẵn.
Thậm chí bạn cũng có thể tạo template dễ chơi ngay trong buổi họp dựa theo các content trình bày trong buổi họp.
3. Cần sử dụng tool
Bằng phương pháp dùng những công cụ để tạo meeting minutes bạn cũng có thể cải thiện hiệu quả rõ ràng and giảm công sức của tớ.
Sau khi tạo bằng tool bạn cũng có thể share realtime ngay lập tức, cứu dễ dàng kết nối với các người tham dự buổi họp.
Những tool có thể tạo meeting minutes hiệu quả:
GIJI
GIJI là app chuyên dụng để tạo meeting minutes đc trang bị đồng loạt những chức năng đa chủng loại để giúp sức tạo meeting minutes hiệu quả.
Ưu thế:
Là tool chuyên dụng tạo meeting minutes
Bất kể ai cũng có thể tạo meeting minutes bằng phương pháp dùng phầm mềm editoer chuyên dụng
Giao diện vô cùng dễ chơi, dễ dàng dùng:
Tuyệt đối không có các chức năng dư thừa nên có thể chuyên tâm tạo meeting minutes mà không phả do dự.
Khuyết điểm:
Vì không dùng trên smartphone đc nên đã không còn confirm khi ở ngoài C.ty.
Ngoài việc tạo meeting minutes thì đã không còn chức năng nào khác.
Vì là tool chuyên dụng cho việc tạo meeting minutes nên đc trang bị thêm những chức năng khác như chức năng share thông tin, nên nếu muốn share thông tin thì cần links thêm với những app khác.
Xem Ngay: Anthocyanin là gì ? anthocyanin có chức năng gì nếu với sức mạnh?
AmiVoice
AmiVoice tool giúp sức tạo meeting minutes bằng nhận diện âm lượng.
Là một hệ thống auto cắt tiếng nói trong buổi họp bằng phương pháp dùng công nghệ deep learning.
Ưu thế:
Convert văn bản auto với nhiều ngành nghề đa chủng loại khác nhau.
Nhận dạng văn bản auto bằng nhận dạng giọng nói, không chỉ cần sử dụng cho những buổi họp đôi lúc mà còn cho nhiều ngành nghề khác như phỏng vấn, điều tra thị trường.
Có thể đổi thay bổ sung cập nhật cho văn bản auto convert bằng một màn hình chuyên dụng
Khuyết điểm:
Giá cả đắt đỏNgoài gói ít nhất là 20.000$ thì cần sắm những loại thiết bị chuyên dụng giúp sức khác.
3 bí kíp khi tạo meeting minutes
1. Tạo format/template
Bằng phương pháp dùng những mẫu and định dạng, bạn cũng có thể tạo meeting minutes hiệu quả hơn là viết từ một tờ giấy trắng.
Ngoài ra, vìmeeting minutes đc dùng rất nhiều lần, để có thể đánh dấu những thông tin quan trọng một phương pháp hiệu quả nhất thì cần liên tục update template mới phù hợp cho từng meeting.
2. Sẵn sàng trước
Thâu tóm trước mục đích and ageda của meeting sẽ cứu bạn tạo nên một meeitn minutes mạch lạc, đầy đủ.
Biết trước để bạn chủ động nắm thông tin y như thăm dò về một thuật ngữ hay việc làm nào đó mà bạn chưa biết.
3. Không bỏ qua thông tin trong meeting
Nếu bạn hoàn thành meeting minutes ngay trong buổi họp, bạn sẽ bỏ qua vài thông tin quan trọng vì bạn đã không còn tập trung vào buổi họp do quá chú tâm vào việc tiến hành tạo meeting minutes.
Vì vậy, rất tốt đặc biệt là đừng nên viết các câu hoàn hảo trong buổi họp, hãy ưu ái ghi chú lại những thông tin ở mức độ có thể nhìn and hiểu đc, bố trí content tại chỗ một phương pháp mạch lạc đúng thứ tự, ghi đc càng nhiều thông tin càng rất tốt and nên ghi chú ngắn gọn, dễ hiểu. .
Nếu dùng máy tính không kịp thì bạn hãy ghi chú bằng sổ.
Cách thức viết một meeting minutes
1. Trình bày cụ thể những điểm quan trọng trong meeting minutes
Ổn định phải ghi những hạng mục sau đây:
Tên buổi họp
Ngày giờ meeting
Vị trí meeting
Người tham gia (and các người đc có nhu cầu tham gia nhưng vắng mặt kèm theo lý do)
Mục đích meeting
Những vấn đề (Content)
Tình trạng and tiến độ (của dự án, task)
Những content đc đàm luận and quyết định trong meeting (ai phụ trách, deadline giải quyết)
Những vấn đề cần báo cáo cho lần họp tới
Khi ghi chép cần phải ghi cụ thể để ai đọc meeting minutes cũng hiểu đc vấn đề trình bày.
Những hạng mục trên đều là những mục thiết yếu cho mỗi lần meeting, nên đưa vào template sẽ rất tốt hơn.
2. Cần sử dụng 5W1H
Khi tạo meeting minutes, cần ý thức rõ 5W1H để nhận thấy đầy đủ đúng cách content and share thông tin cho người ảnh hưởng.
What: Đồ gì
Why: Tại sao
When: Bao giờ
Where: Nơi nào
Who: Ai
How: Như vậy nào
Nếu cần sử dụng đc 5W1H sẽ né đc việc nợ sót content trong meeting.
Tóm tắt
Việc tạo meeting minutes là việc làm tất yếu cho bất cứ meeting nào, có thể phương pháp làm trên vẫn cần cải thiện rất đông, nhưng nó sẽ bị cứu giảm sút các việc làm không thiết yếu từng chút một để cải thiện hiệu quả tổng thể.
Xem Ngay: Conceptualize Là Gì – Conceptualization Là Gì
Chúng tôi hy vọng rằng bạn cũng có thể dùng những công cụ đc diễn ra ở đây để tạo nên meeting minutes hiệu quả.
Thể Loại: Share Kiến Thức Cộng Đồng
