Doanh nghiệp khi đi vào hoạt động, chắc chắn không thể thiếu bộ phận hành chính nhân sự. Thực tế này phản ánh cơ hội việc làm của nhân viên hành chính văn phòng rất lớn, đa dạng với nhiều vị trí và nhiều nhiệm vụ đặc thù khác nhau. Vì vậy, cùng là nhóm hành chính nhưng doanh nghiệp tuyển dụng cần xây dựng nhiều bản mô tả công việc nhân viên hành chính văn phòng tương thích nhiều vị trí, có như vậy mới thuận lợi tuyển dụng đúng người, bố trí đúng yêu cầu công việc. MỤC LỤC 1. Công việc nhân viên hành chính văn phòng sở hữu đặc điểm gì? 2. Mẫu bản mô tả công việc chuẩn cho vị trí nhân viên hành chính văn phòng 3. Danh sách nhiệm vụ chi tiết cho từng vị trí nhân viên hành chính văn phòng cụ thể 3.1. Nhân viên hành chính nhân sự 3.2. Nhân viên hành chính lễ tân 3.3. Nhân viên hành chính văn thư 3.4. Nhân viên hành chính thư ký 
Contents
1. Công việc nhân viên hành chính văn phòng sở hữu đặc điểm gì?
Hành chính văn phòng là một bộ phận thiết yếu trong mỗi doanh nghiệp, tổ chức. Ta có thể hiểu công việc của bộ phận này sẽ liên quan đến các giấy tờ, công tác văn thư, hỗ trợ xử lý giấy tờ, hỗ trợ các vấn đề lương thưởng và đón tiếp khách hàng, hậu cần, đặt lịch hẹn,… Các công việc hành chính có thể bao gồm nhiều nhiệm vụ, tương ứng với nhiều chức danh khác nhau. Tuy nhiên, trong các tổ chức không quá lớn thì trách nhiệm công việc hành chính văn phòng sẽ không được phân chia rõ ràng, một người có thể làm nhiều nhiệm vụ theo kiểu “đa di năng”.
Vì hành chính là một phạm trù khá rộng nên trong một doanh nghiệp có thể có nhiều chức vụ liên quan đến công việc hành chính khác nhau. Nhà tuyển dụng có thể ghi rõ tên chức vụ trong bản mô tả công việc để ứng viên có thể rõ hơn về vị trí mình sẽ đảm đương, ví dụ như: Quản lý hành chính, trợ lý hành chính, lễ tân, trợ lý thư ký, thư ký tổng hợp,… 
>>>> Xem thêm: Tìm hiểu nghề nghiệp của nhân viên hành chính
2. Mẫu bản mô tả công việc chuẩn cho vị trí nhân viên hành chính văn phòng
Công ty ….
Địa chỉ : …
….., ngày….tháng…năm ….
BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC
Người thiết lập
Người kiểm soát
Người phê duyệt
Họ tên:………………….
Chức vụ:
Chuyên viên nhân sự
Ngày:……………………….
(ký tên)
Họ tên:………………………..
Chức vụ:
Trưởng phòng hành chính
Ngày:………………………..
(ký tên)
Họ tên:…………………….
Chức vụ:
Giám đốc
Ngày:…………………………..
(ký tên)
Chức danh công việc:
Nhân viên hành chính (lễ tân / văn thư/ thư ký…)
Cấp bậc:
Nhân viên
Khối:
Văn phòng
Phòng:
Hành chính
Bộ phận:
(Lễ tân / văn thư / thư ký…)
Địa điểm làm việc: Văn phòng công ty
Cấp trên trực tiếp: Trưởng phòng hành chính
I. Vai trò công việc
Trở thành đầu mối gắn kết các hoạt động hành chính trong và ngoài doanh nghiệp, góp phần nâng cao hình ảnh thương hiệu kinh doanh, thương hiệu nhà tuyển dụng trong mắt khách hàng / đối tác / ứng viên.
II. Nhiệm vụ đảm nhận
(Chi tiết thể hiện trong mục 3.) 
>>>> Bạn xem thêm: Lộ trình thăng tiến cho nhân viên hành chính – nhân sự
III. Quyền hạn khi triển khai nhiệm vụ
Trực tiếp liên hệ công việc với các phòng ban liên quan
Yêu cầu các phòng ban cung cấp tài liệu, hồ sơ phục vụ công việc
Tham gia các khóa huấn luyện nghiệp vụ chuyên môn của phòng hành chính cũng như các phòng ban chuyên môn khác.
Tham mưu các hoạt động hành chính trong toàn doanh nghiệp
Đề xuất giải pháp hành chính tiên tiến, tối ưu lợi ích cho doanh nghiệp
Báo cáo vượt cấp trong tình huống khẩn cấp hoặc khi trưởng phòng hành chính vắng mặt.
IV. Tiêu chuẩn đánh giá hiệu suất làm việc
Mức độ hoàn thành các yêu cầu, đề xuất từ phòng chuyên môn
Mức độ giải quyết sự vụ hành chính ngay trong lần gọi đầu tiên
Số lượng sai sót, bỏ sót công văn, thủ tục hành chính
Mức độ hài lòng từ phía khách hàng /đối tác
Mức độ hài lòng từ phía các phòng ban chuyên môn
Tỷ lệ hoàn thành các nhiệm vụ đặc thù tại vị trí hành chính chuyên biệt. 
>>>> Bạn xem thêm: Hướng dẫn xây dựng bản mô tả công việc chuẩn
V. Điều kiện làm việc
Làm việc 05 ngày/tuần (thứ 2 đến thứ 6, nghỉ thứ 7 và chủ nhật)
– Sáng : 08h00 – 12h00
– Chiều : 13h30 – 17h30
Cơ sở vật chất được trang bị:
– Điện thoại bàn, máy vi tính bàn
– Văn phòng phẩm
– Bàn ghế, không gian làm việc riêng
– Tủ đựng đồ cá nhân có khóa riêng
Quyền lợi và phúc lợi :
– Lương tháng theo thỏa thuận
– Chế độ Bảo hiểm theo luật lao động, luật bảo hiểm
– Lương tháng 13, thưởng Lễ Tết
– Khám sức khỏe định kỳ 01 lần / năm
– Du lịch thường niên 01 lần / năm
– Liên hoan, tất niên, sinh nhật tháng
– Hỗ trợ tiền cơm trưa, tiền gửi xe…
– Hỗ trợ học phí các khóa học nâng cao nghiệp vụ ngoài doanh nghiệp
VI. Tiêu chuẩn tuyển dụng nhân sự
Học vấn :
– Tốt nghiệp cao đẳng / đại học chuyên ngành Quản trị hành chính, quản trị kinh doanh, kinh tế, nhân sự hoặc những ngành liên quan khác.
– Có chứng chỉ hành chính văn phòng sẽ được ưu tiên
Kinh nghiệm :
– 0 – 1 năm ở cùng vị trí hoặc tương đương
– Ưu tiên ứng viên từng đảm nhận nhiệm vụ tại nhiều vị trí hành chính khác nhau (lễ tân, thư ký, đối ngoại…)
Ngoại ngữ : Tiếng Anh TOEIC 400 trở lên, ưu tiên biết ngoại ngữ khác
Tin học : Thành thạo tin học văn phòng, có kiến thức về phần mềm quản trị hành chính
Kỹ năng và tố chất:
– Giao tiếp linh hoạt, khéo léo, đắc nhân tâm
– Kỹ năng quản lý thời gian tốt
– Khả năng sắp xếp hoàn thành nhiều việc cùng lúc
– Kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả
– Năng động, nhanh nhẹn, tháo vát – Cẩn thận, tỉ mỉ và có khả năng quan sát tốt
Người nhận việc
(Ký và ghi rõ họ tên)
Cam kết : Tôi đã đọc, hiểu và đồng ý nội dung bản mô tả công việc
3. Danh sách nhiệm vụ chi tiết cho từng vị trí nhân viên hành chính văn phòng cụ thể
Doanh nghiệp vừa và nhỏ, số lượng đầu việc không nhiều nên ít khi phân định rõ nhiệm vụ theo vị trí đặc thù, nhân viên hành chính văn phòng sẽ đảm nhận hết nhiệm vụ liên quan. Còn ở những doanh nghiệp lớn hoặc quy mô nhân sự phòng ban đông thì nhà tuyển dụng sẽ chia bộ phận hành chính văn phòng thành các vị trí chuyên trách sau:
3.1. Nhân viên hành chính nhân sự
Công tác tuyển dụng chính vẫn thuộc về phòng tuyển dụng, nhân viên hành chính nhân sự sẽ đảm nhận các công việc hành chính là trọng tâm, kết hợp hỗ trợ một số nghiệp vụ nhân sự đơn giản
– Tiếp nhận và gửi đi công văn, giấy tờ cho từng phòng ban trong công ty
– Lưu trữ, sắp xếp khoa học thông tin công văn, giấy tờ, hợp đồng, tài liệu liên quan. Đảm bảo nhanh chóng tìm thấy khi truy xuất.
– Tiếp nhận đơn liên quan đến nhân sự ( đi làm trễ, về sớm, nghỉ phép, xét tăng lương, … ) gửi đến bộ phận nhân sự chuyên trách
– Theo dõi, chấm công nhân viên toàn công ty
– Theo dõi chế độ bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội cho nhân viên công ty.
– Kiểm tra định kỳ, điều chỉnh mức phúc lợi, các chế độ đãi ngộ và chính sách thưởng phạt … cho từng đối tượng nhân viên
– Quản lý máy móc thiết bị, văn phòng phẩm trong công ty. Tiến hành sửa chữa, mua mới khi cần thiết.
– Lưu trữ các hóa đơn, chứng từ liên quan đến công tác hành chính nhân sự
– Soạn thảo, photo tài liệu, giấy tờ cho các cuộc họp, các đợt thông báo chính sách, quy chế…
– Chuẩn bị không gian tổ chức các cuộc họp, sự kiện, tiếp đón khách hàng / đối tác
– Tổ chức sinh nhật theo tháng cho nhân sự các phòng ban
– Các công việc khác theo yêu cầu của quản lý
3.2. Nhân viên hành chính lễ tân
Lễ tân là bộ phận đại diện hình ảnh của công ty. Khách hàng lần đầu đến công ty, nhân viên trao đổi hướng dẫn họ đầu tiên chính là nhân viên lễ tân. Do đó nhiệm vụ công việc cho vị trí này rất được chú trọng
– Chào hỏi, đón tiếp khách hàng, đối tác, giải đáp thắc mắc trực tiếp/ qua điện thoại
– Chuyển cuộc gọi, chuyển tài liệu đến các phòng ban liên quan
– Cập nhật thông tin, lưu trữ hồ sơ của khách hàng/đối tác vào sổ lưu trữ hoặc phần mềm nội bộ
– Tiếp nhận các cuộc gọi, chủ động xử lý trong phạm vi quyền hạn, hoặc chuyển lên cấp trên
– Giữ gìn vệ sinh khu vực sảnh, tuân thủ các quy định của công ty
– Phát hành thẻ ra vào cho khách, kiểm tra chặt chẽ người ra/vào thông qua sổ thông tin tại bàn trực
– Kiểm kê, phân phối và đặt mua bổ sung văn phòng phẩm cho nhân viên công ty
– Hướng dẫn khách hàng tham quan các phòng ban theo chỉ thị
– Hỗ trợ photo, chuẩn bị tài liệu cho các cuộc họp, hội thảo, sự kiện của công ty
– Các công việc khác theo yêu cầu của quản lý
3.3. Nhân viên hành chính văn thư
Văn thư lưu trữ trực thuộc phòng hành chính, những tài liệu, hồ sơ, văn bản trong và ngoài doanh nghiệp, gửi đến và gửi đi đều do bộ phận này chịu trách nhiệm quản lý. Việc tách riêng nhân viên hành chính văn thư cũng nhằm tối ưu tầm quan trọng của vị trí này
– Tiếp nhận công văn, giấy tờ gửi đến công ty, chuyển cho các cá nhân/ bộ phận liên quan.
– Tiếp nhận công văn, giấy tờ gửi đi từ các phòng ban, liên lạc đội ngũ chuyển phát nhanh hoàn thành nhanh nhất.
– Soạn thảo văn bản, thủ tục, thông báo… phổ biến các thông tin trong nội bộ công ty
– Lưu trữ khoa học toàn bộ tài liệu, hồ sơ, văn bản vào hệ thống phần mềm, vào kho lưu trữ, vào sổ lưu trữ
– Chịu trách nhiệm sự an toàn của các tài liệu , hồ sơ, văn bản, đặc biệt là những bản chính/ bản gốc/ tài liệu cần bảo mật cao
– Phối hợp cung cấp tài liệu cho các phòng ban chuyên môn theo đúng quy trình.
– Quản lý con dấu công ty, con dấu cấp quản lý
– Đóng dấu văn bản theo đúng trình tự thủ tục quy định
– Tham gia các khóa học nâng cao nghiệp vụ văn thư lưu trữ an toàn
– Tham gia các khóa huấn luyện thủ tục, nghiệp vụ của các phòng ban chuyên môn để nắm rõ các tài liệu, hồ sơ cần thiết
>>>> Xem thêm: Bảng mô tả công việc lễ tân
3.4. Nhân viên hành chính thư ký
Những quản lý cấp cao chịu trách nhiệm về những quyết sách quan trọng mang tầm vĩ mô, tuy nhiên có rất nhiều yếu tố vi mô cần hoàn thành tốt thì yếu tố vĩ mô mới thật sự tỏa sáng, nhưng quản lý lại quá bận rộn để hoàn thiện tốt mọi thứ. Vì lý do đó, vị trí nhân viên hành chính thư ký đã ra đời, đảm nhận các yếu tố vi mô đó.
– Sắp xếp lịch làm việc, lịch công tác cho Ban Giám đốc.
– Tổ chức các cuộc họp, hội nghị, ghi chép, tổng hợp nội dung trong cuộc họp
– Chuẩn bị tài liệu và thu thập những thông tin cần thiết theo yêu cầu của Ban Giám đốc.
– Truyền đạt chỉ thị của Ban Giám đốc đến các phòng ban, bộ phận liên quan
– Thu nhận phản hồi từ nhân viên / bộ phận, gửi báo cáo đến Ban Giám Đốc.
– Chuẩn bị mọi mặt cho chuyến công tác của giám đốc như: đặt vé máy bay, đặt phòng khách sạn, đặt trang phục tiệc, lên lịch hẹn đối tác…
– Gửi hoa, quà, thiệp vào các dịp lễ, kỷ niệm đến các khách hàng/ đối tác của Ban giám đốc.
– Phiên dịch tài liệu, thông dịch viên cho cho Ban giám đốc khi cần
– Các công việc khác theo yêu cầu của quản lý
Vị trí nhân viên hành chính văn phòng, mới nghe qua tưởng sẽ dễ dàng, ít áp lực, nhưng thực tế bản mô tả công việc nhân viên hành chính văn phòng mà quân sư TalentBold chia sẻ cho thấy tầm quan trọng của đội ngũ này không hề thua kém các phòng chuyên môn. Để tuyển dụng đúng nhân sự như kỳ vọng, doanh nghiệp cần cân nhắc nên tuyển chung hay tách riêng từng vị trí, trên cơ sở đó thiết lập bản mô tả công việc sát yêu cầu thực tế nhất, tối ưu chất lượng công việc hành chính.
– Chi tiết liên hệ:
Talentbold – We bold your talents Hotline: 077 259 1080 Mail: sales@talentbold.com Add: Tầng 12A3, Tòa nhà MD Complex, 28 Nguyễn Cơ Thạch, Nam Từ Liêm, Hà Nội
Nguồn ảnh: internet
