Hiểu người khác chỉ bằng cách nhìn ngắm họ là cả một nghệ thuật. Quan tâm tới việc đoán được thái độ không nói thành lời là điều mọi người đều làm và là công việc thiết yếu khi đối mặt trong các cuộc thương lượng hay chỉ đơn giản là giao tiếp hàng ngày vì vậy truyền thông phi ngôn ngữ là mộtkỹ năng cần thiết để đạt được hiểu quả trong giao tiếp.
Giao tiếp phi ngôn ngữ bao gồm 5 thành phần cơ bản là: không gian, tư thế (dáng điệu), cử chỉ (điệu bộ), mắt nhìn và tiếp xúc cơ thể
1. Sử dụng vùng không gian
Theo nhà nhân loại học Hall (1959) ông đã chứng minh có 4 vùng không gian giao tiếp như sau:
– Vùng mật thiết: (0-0,5 m): Vùng này chỉ tồn tại khi các bên giao tiếp có mối quan hệ tình cảm ở mức đặc biệt.
Ví dụ như khi hai người có tình cảm thật thân thiết với nhau hoặc khi hai người đánh nhau. Trong vùng không gian giao tiếp này, xúc giác và khứu giác là những phương tiện truyền tin quan trọng vì lúc này khó nhìn rõ ràng, lời nói có thể chỉ thì thầm hoặc không nói gì cả.
– Vùng riêng tư: (0,5-1,5m): Vùng giao tiếp này thường sử dụng trong trường hợp, hai người phải rất thân quen nhau, đến mức có thể giao tiếp thoải mái mặc dù chưa đến mức mật thiết. Cuộc trò chuyện có thể chỉ đủ nghe cho hai người.
Lưu ý: Ở vùng không gian này, người khác không nên tiến lại gần nếu không có sự xin phép trước.
– Vùng xã hội: (1,5-3,5 m): Đây là vùng tiến hành phần lớn các hoạt động kinh doanh vì nó hợp với các mối quan hệ thương lượng đàm phán, giao dịch giữa kẻ mua người bán
– Vùng công cộng: (> 3,5 m): Ở vùng này những người ngoài cuộc không còn là những cá nhân phải gặp riêng nữa và có thể thoải mái bỏ qua. Giao tiếp thường nói to, công khai trước mọi người.
Trong giao tiếp, không gian cũng có sự thay đổi, khi người trò chuyện cảm thấy tin tưởng, an toàn thì họ có xu hướng xích lại gần nhau như kéo ghế lại gần, ngồi xích lại gần, nghiêng người sát nhau… Ngược lại, khi cảm thấy thiếu tự tin, không tin cậy người ta có xu hướng xích ra xa để né tránh.
Không gian còn liên quan đến vấn đề lãnh thổ, một người thường có xu hướng tạo cho mình một lãnh thổ riêng và sử dụng nhiều thủ đoạn để khẳng định quyền sở hữu nó.
Ví dụ: Người ta thường sử dụng các dấu hiệu, bố trí đồ vật để bảo vệ lãnh thổ của mình. Ở một thư viện nọ người ta thử làm một thí nghiệm, người ta để một chồng sách ở trên bàn có tác dụng giữ chỗ được 77 phút, áo khoác choàng lên thành ghế kết hợp với chồng sách có thể kéo dài thời gian chiếm giữ đến 120 phút.
Vị trí ngồi thương lượng có quan hệ với tính chất cuộc thương lượng (Sommer and Cook 1970)
+ Nếu một cuộc đàm phán, thương lượng mang tính chất cạnh tranh hoặc cãi lý thì người ta thường chọn vị trí ngồi đối diện nhau.
+ Nếu là trao đổi thân thiện, hợp tác thì thường ngồi cạnh nhau
+ Nếu để thảo luận, trao đổi ý kiến, khuyến nghị, khuyên bảo nhau thì thường ngồi hợp với nhau góc 90 độ
2. Dáng điệu, tư thế
Thành phần thứ hai của truyền thông phi ngôn ngữ là tư thế.
Tư thế là cách đứng hoặc ngồi của một người, tạo nên ấn tượng đầu tiên và có ảnh hưởng quan trọng đến việc biểu lộ tình cảm, suy nghĩ của một người.
Ví dụ: Rướn người, vươn cố về trước biểu hiện của căng thẳng, muốn tranh luận; ngồi thụp xuống rụt cổ biểu hiện của việc thiếu tự tin, thất bại…
Tư thế đứng khoan thai, lưng thẳng, mắt nhìn thẳng sức nặng dồn đều lên cơ thể là tư thế của người đang tự tin, người thiếu tự tin, thiếu nghị lực có biểu hiện hai tay nắm nhau đặt trước bụng, chân khép, vai thõng, mắt nhìn xuống phục tùng. Tư thế tay chống nạnh, chân ngang, đầu ngẩng, ngực nẩy, cằm nhô là tư thế gây sự…
Chiều cao cũng là một yếu tố quan trọng của dáng điệu, một người cao to tự nhiên có xu thế áp đảo người khác khi giao tiếp, người thấp bé thường bị coi là kém lợi thế do đó họ phải tìm cách bù lại sự yếu kém đó bằng sự năng nổ, lưu loát hoặc lợi thế nào đó. Các diễn giả có xu hướng đứng trên diễn đàn cao hơn nhằm có lợi thế chiều cao để chi phối và khống chế người khác.
3. Cử chỉ
Một khía cạnh khác của giao tiếp phi ngôn ngữ là cử chỉ, điệu bộ.
Mọi người đều sử dụng cử chỉ, điệu bộ một cách tự chủ hoặc vô thức để hậu thuẫn cho diều đang nói. Hewes (1970) cho rằng điệu bộ có trước ngôn ngữ, nó là phương tiện để người nguyên thủy trao đổi thông tin với nhau và còn được lưu giữ lại cho đến ngày nay.
Cử chỉ được sử dụng ngoài việc nhấn mạnh những điều người nói muốn nói, mà nó còn là phương tiện để bộc lộ thái độ của người đó: nhiệt tình hay lạnh nhạt, tự tin hay bối rối, trung thực hay gian dối…
Ví dụ: Một người vừa nói vừa rướn lông mày lên và giơ tay ra với lòng bàn tay úp xuống là có ý ngăn chặn việc tham gia nói của người khác. Giơ tay ra trước với lòng bàn tay hướng ra phía ngoài có ý nói người khác đừng tiến lại gần, rùng mình chứng tỏ rét hay sợ hãi, xoè lòng bàn tay chứng tỏ mong đợi, nhún vai chứng tỏ sự bất cần, vẫy tay có nghĩa muốn kết thúc…
4. Vẻ mặt và ánh mắt
Vẻ mặt và ánh mắt là khía cạnh biểu cảm nhất của truyền thông phi ngôn ngữ
Chúng ta có thể thiết lập được một mối quan hệ khá chặt chẽ giữa nét mặt và cảm xúc của chúng ta.
Ví dụ: Nhướng mắt hay nhăn mày, tươi tỉnh hay ủ rũ, mỉm cười, gật đầu, chớp mắt…
Việc tiếp xúc bằng mắt rất cần thiết, tuy nhiên nếu sử dụng quá nhiều sẽ tạo cho đối tác cảm giác chúng ta đang hung hăng, gây hấn, áp chế người khác hoặc ta không được thoải mái, không vừa ý.
Ngược lại, nếu quá ít tiếp xúc bằng mắt sẽ tạo ra cảm giác thiếu sự tin tưởng, không hợp tác, không thân thiện, lơ đãng, phục tùng hoặc thậm chí là xảo quyệt, gian dối.
Những người nói chuyện giỏi thường có xu hướng tiếp xúc bằng mắt nhiều hơn. Kinh nghiệm cho thấy (Mary Munter) trong các cuộc chuyện trò nên dùng 50-60% thời gian tiếp xúc bằng mắt nếu mình là người nói và 75-85% nếu mình là người nghe.
Trong trường hợp nói trước đám đông, người nói phải sử dụng 100% thời gian để quan sát đám đông.
Tuy nhiên để kiểm soát tốt đám đông và không gây tâm lý khó chịu cho người nghe thì người nói không nên nhìn cố định vào một khu vực bất kỳ nào mà phải thường xuyên thay đổi góc nhìn.
Cố gắng tạo ra một tam giác cân với đỉnh là vị trí ta đang đứng nói, hai góc là 2 góc của phòng nói chuyện sau đó mắt sẽ thay đổi quét trong phạm vi đó rồi dừng lại ở hàng khán giả thứ 2 ở trên xuống và khoảng hàng thứ 2 ở dưới lên.
Cách kiểm soát như vậy sẽ tạo cho người nghe cảm giác thân thiện, hợp tác của người nói, đặc biệt người nghe có cảm giác lúc nào cũng bị người nói chú ý cho dù họ ngồi bất cứ ở đâu trong phòng.
5. Tiếp xúc cơ thể
Tiếp xúc cơ thể cũng là một dạng của giao tiếp phi ngôn ngữ, đó là một phương tiện giao tiếp khá quan trọng, đặc biệt trong các quan hệ xã hội.
Tuy nhiên khi thực hiện phương tiện giao tiếp này, người ta cần tuân thủ các chuẩn mực về văn minh trong việc xác định các khu vực được phép tiếp xúc.
Trong nền văn hoá hiện của chúng ta, các khu vực được phép tiếp xúc mà không bị xem là mất lịch sự thông dụng nhất là: bàn tay, cánh tay, đầu và vai.
Theo Heslin thì sờ mó có 5 loại sau đây:
-Tiếp xúc nghề nghiệp: Là các tiếp xúc để thực hiện một công việc nào đó mang tính chất nghề nghiệp chuyên môn thuần tuý
Ví dụ: Thợ cắt tóc dùng tay tiếp xúc với đầu của khách hàng, bác sĩ dùng tay để tiếp xúc với bệnh nhân để khám bệnh; cô nuôi dạy trẻ ôm nựng trẻ em để chăm sóc…
– Tiếp xúc xã giao, nghi thức: Tiếp xúc cơ thể như là một sự xác định lại lai lịch của một người nào đó với tính cách là một phần của hình thái văn hoá nào đó.
Ví dụ: Bắt tay, hôn tay…
– Tiếp xúc thân hữu, nhiệt tình: Tiếp xúc cơ thể để xác định tư cách của người khác như một sự thừa nhận họ là người bạn vô cùng thân thiết của chúng ta.
Ví dụ: Ôm vai, bá cổ bạn bè…
– Tiếp xúc tình cảm, thân thiết: Tiếp xúc cơ thể để biểu thị lòng quyến luyến nhau
Ví dụ: Ghì chặt bạn bè trong vòng tay, ôm con trong lòng, hôn lên má…
– Tiếp xúc ái tình: Tiếp xúc cơ thể để xác nhận sự âu yếm qua sự thân mật của thể xác…
Tham khảo: Tài liệu môn thương lượng trường Đại học kinh tế Đà Nẵng
