Bộ phận Hành chính là đơn vị không thể thiếu trong bất kỳ cơ quan, tổ chức nào. Nhắc đến bộ phận này không thể không nhắc đến nhân viên Hành chính. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ nhân viên Hành chính là gì? Công việc của nhân viên Hành chính là như thế nào? Hơn thế nữa, trong xu hướng hội nhập phát triển kinh tế toàn cầu như hiện nay nhiều người còn mong muốn tìm hiểu về những thuật ngữ tiếng Anh liên quan đến nhân viên Hành chính.
Để nhằm giúp quý độc giả có thể hiểu hơn về vấn đề này, chúng tôi xin gửi đến quý độc giả những thông tin về nhân viên hành chính tiếng Anh là gì?
Nhân viên Hành chính là gì?
Nhân viên Hành chính là người làm việc trong cơ quan, tổ chức thực hiện công tác soạn thảo, quản lý, sắp xếp, lưu trữ văn bản, hồ sơ; xử lý thư đi và thư đến; sắp xếp các cuộc hẹn và cuộc họp và một số các công việc liên quan đến thủ tục hành chính khác.
Trong hệ thống pháp luật Việt Nam không có khái niệm rõ ràng về nhân viên Hành chính tuy nhiên có thể rút ra khái niệm nhân viên Hành chính dựa trên khái niệm nhân viên và khái niệm hành chính theo từ điển Tiếng Việt, theo đó:
– Nhân viên là người làm việc trong một cơ quan, tổ chức, trong quan hệ với thủ trưởng, lãnh đạo của cơ quan, tổ chức đó.
– Hành chính chỉ tính chất thuộc phạm vi chỉ đạo, quản lý việc chấp hành luật pháp, chính sách của Nhà nước; thuộc về những công việc sự vụ, như văn thư, tổ chức, kế toán,… trong cơ quan Nhà nước; có tính chất giấy tờ, mệnh lệnh.
Nhân viên hành chính tiếng Anh là gì?
Nhân viên hành chính tiếng Anh là Administrative staff, trong đó (i) Administrative có nghĩa là “Hành chính” (ii) Staff có nghĩa là “nhân viên”.
Nhân viên hành chính tiếng Anh định nghĩa như sau: Administrative staff is a person working in an agency or organization performing the drafting, management, arrangement, and archival of documents and records; handle outgoing and incoming mail; arrange appointments and meetings and some other administrative work.
Qua nội dung ở mục này quý độc giả đã hiểu được rõ hơn về khái niện nhân viên hành chính tiếng Anh là gì?
Công việc của nhân viên Hành chính?
Nhân viên Hành chính sẽ thực hiện một số công việc tiêu biểu như sau:
Thứ nhất: Về quản lý hồ sơ và giấy tờ, nhân viên hành chính có nhiệm vụ
– Tiếp nhận các loại giấy tờ, hồ sơ, công văn,… được gửi đến cơ quan, tổ chức nơi mình làm việc. Sau đó chuyển đến các bộ phận có liên quan khác.
– Lưu trữ các loại giấy tờ, thủ tục quan trọng của công ty.
– Tiếp nhận và xử lý báo cáo về tình trạng của nhân viên như đau ốm, thai sản, nghỉ phép,…
– Lập các văn bản theo yêu cầu của ban lãnh đạo cũng như các phòng ban trong công ty và in ấn, phát hành khi cần thiết.
Thứ hai: Về công tác lễ tân, nhân viên hành chính văn phòng có nhiệm vụ
– Nhận các cuộc gọi đến và chuyển sang bộ phận có liên quan.
– Đón tiếp khách hàng, đối tác,… đến làm việc tại công ty.
– Chuẩn bị phòng họp, tài liệu, giấy tờ, nước uống,… theo yêu cầu phục vụ cho các cuộc họp của cơ quan, tổ chức nơi mình làm việc.
– Tổ chức các sự kiện với khách hàng, sự kiện cho nhân viên trong công ty,… theo những chỉ thị từ ban lãnh đạo.
Thứ ba: Về công tác quản lý tài sản và thiết bị, nhân viên hành chính văn phòng có nhiệm vụ
– Lập danh sách theo dõi, lên kế hoạch mua, tu sửa các trang thiết bị, tài sản của công ty phù hợp với tình hình, yêu cầu thực tế, đảm bảo cho quá trình làm việc tốt nhất của nhân viên.
– Lập danh sách, kế hoạch mua các thiết bị văn phòng phẩm kịp thời phục vụ quá trình làm việc của công ty.
Thứ tư: Về quản lý hồ sơ nhân viên, nhân viên hành chính văn phòng có nhiệm vụ
– Lưu trữ các hồ sơ của nhân viên.
– Xử lý các thủ tục, giấy tờ cần thiết cho nhân viên, ví dụ như nghỉ phép, nghỉ việc,…
– Soạn thảo hợp đồng thử việc, hợp đồng làm việc chính thức và hỗ trợ thực hiện công tác ký kết hợp đồng với nhân viên.
– Cập nhật các loại giấy tờ của nhân viên đảm bảo đầy đủ theo yêu cầu của Pháp luật.
– Giải quyết những thắc mắc, yêu cầu bổ sung về BHXH, BHYT của nhân viên cũng như những phúc lợi, thưởng phạt chung của công ty.
Một số từ liên quan đến nhân viên Hành chính?
– Administrative Assistant : Trợ lí Hành chính;
– Mail cleck : Nhân viên thư tín;
– File cleck : Nhân viên lưu trữ hồ sơ;
– Word processing operator : Nhân viên xử lý văn bản;
– Office work : Công việc hành chính văn phòng.
