Phần mềm kế toán hiện nay như một công một công cụ “không thể thiếu” trong bất cứ doanh nghiệp nào. Với các đơn vị vừa và lớn, đương nhiên, họ sẵn sàng bỏ ra những khoản ngân sách nhất định để chi cho việc mua phần mềm kế toán. Tuy nhiên, với những đơn vị nhỏ thì họ không đủ ngân sách hoặc không cần đến những tính năng phức tạp do vậy họ nghĩ đến việc sử dụngugj phần mềm kế toán tổng hợp miễn phí. Nên lưu ý rằng, để sử dụng tốt được phần mềm kế toán thì bản thân người làm cần phải nắm vững được kiến thức về quy trình kế toán tổng hợp trong doanh nghiệp.
Contents
1. Phần mềm kế toán tổng hợp là gì?
Phần mềm kế toán nói chung phục vụ tất cả các công tác liên quan đến kế toán có thể là: Kế toán bán hàng, kế toán mua hàng, kế toán vật tư…. Vậy để hiểu phần mềm kế toán tổng hợp phục vụ những công việc gì? Chúng ta cùng tìm hiểu các công việc kế toán tổng hợp.
“Kế toán tổng hợp là việc ghi chép, phản ánh một cách tổng quát trên các tài khoản, sổ kế toán và các báo cáo tài chính theo các chỉ tiêu giá trị của doanh nghiệp. Đây là cách phân loại kế toán theo mức độ, tính chất của thông tin phản ánh trong nghiệp vụ kế toán.”
Quy trình của kế toán tổng hợp
Quy trình kế toán tổng hợp là các bước công việc kế toán kế tiếp nhau, được thực hiện theo một trật tự nhất định trong thực tiễn làm kế toán.
- Bước 1: Nghiệp vụ kinh tế phát sinh: Những công việc phát sinh hàng ngày có liên quan đến tài chính đều được hiểu là nghiệp vụ kinh tế.
- Bước 2: Lập chứng từ kế toán: Bước này vô cùng quan trọng vì đây là căn cứ pháp lý, chứng minh cho sự phát sinh và hoàn thành các giao dịch. Bước này được thực hiện sau khi có một nghiệp vụ kinh tế xảy ra, kế toán tiến hành lập chứng từ kế toán
- Bước 3: Ghi sổ sách kế toán
- Bước 4: Cuối kỳ (Thực hiện bút toán cuối kỳ và bút toán kết chuyển): Đây là công việc cuối tháng bắt buộc kế toán phải làm. Mục đích của công việc này là xác định số dư của tài sản và nguồn vốn cũng như xác định được lãi lỗ trong kỳ của công ty.
- Bước 5: Lập bảng cân đối số phát sinh
- Bước 6: Lập báo cáo tài chính, quyết toán thuế: .
- Có 4 loại biểu mẫu đó là: Bảng cân đối kế toán, kết quả kinh doanh, lưu chuyển tiền tệ và thuyết minh báo cáo tài chính. Để thực hiện được bước này, kế toán sẽ dựa vào sổ cái và sổ chi tiết để tiến hành lập báo cáo tài chính.
- Bước 7: In sổ sách, đóng quyển, lưu kho.
2. Hạn chế của phần mềm kế toán tổng hợp miễn phí trên thị trường
- Giới hạn 1 số tính năng
Thường khi sử dụng các phần mềm kế toán tổng hợp miễn phí thì người dùng sẽ bị giới hạn 1 số tính năng như: Số chứng từ, thời gian sử dụng, số người dùng….
Cùng với đó 1 số tính năng cơ bản cũng không được cung cấp đầy đủ như: không cho phép quản lý kho, chặn luôn chức năng quản lý tài sản cố định, trích khấu hao hàng tháng,…
- Giới hạn về thời gian sử dụng
Hầu hết các phần mềm kế toán tổng hợp miễn phí hiện nay đều chỉ cho phép sử dụng trong một thời gian nhất định. Hết thời gian dùng thử đó người sử dụng phải mua hoặc không sử dụng tiếp được nữa.
- Tính bảo mật không cao
Số liệu kế toán luôn là một vấn đề cần cẩn trọng, điều gì xảy ra nếu các thông tin về con số đó bị lộ ra ngoài? Vậy, một phần mềm kế toán tổng hợp miễn phí tốt phải có cơ chế phân quyền, bảo mật, chi tiết theo từng người, từng nghiệp vụ, từng báo cáo, từng chức năng, có khả năng sao lưu dữ liệu tự động tránh trường hợp bị mất mát thông tin. Thực tế các phần mềm miễn phí hầu như không đáp ứng được yêu cầu này.
Một trong những hạn chế của các phần mềm kế toán đóng gói hoặc cung cấp bởi các công ty nhỏ là nó riêng lẻ chứ không được tích hợp trong phần mềm ERP để kết nối với các bộ phận khác trong doanh nghiệp.
Phần mềm kế toán tổng hợp miễn phí vì có những bất cập như vậy nên không được nhiều doanh nghiệp ưu tiên lựa chọn. Họ cần những phần mềm với đầy đủ tính năng của những nhà cung cấp uy tín. Công ty Cổ phần phần mềm BRAVO là một trong những đơn vị uy tín như vậy.
>>> xem thêm: phần mềm kế toán tổng hợp của BRAVO.
Phần mềm kế toán hiện nay như một công một công cụ “không thể thiếu” trong bất cứ doanh nghiệp nào. Với các đơn vị vừa và lớn, đương nhiên, họ sẵn sàng bỏ ra những khoản ngân sách nhất định để chi cho việc mua phần mềm kế toán. Tuy nhiên, với những đơn vị nhỏ thì họ không đủ ngân sách hoặc không cần đến những tính năng phức tạp do vậy họ nghĩ đến việc sử dụngugj phần mềm kế toán tổng hợp miễn phí. Nên lưu ý rằng, để sử dụng tốt được phần mềm kế toán thì bản thân người làm cần phải nắm vững được kiến thức về quy trình kế toán tổng hợp trong doanh nghiệp.
1. Phần mềm kế toán tổng hợp là gì?
Phần mềm kế toán nói chung phục vụ tất cả các công tác liên quan đến kế toán có thể là: Kế toán bán hàng, kế toán mua hàng, kế toán vật tư…. Vậy để hiểu phần mềm kế toán tổng hợp phục vụ những công việc gì? Chúng ta cùng tìm hiểu các công việc kế toán tổng hợp.
“Kế toán tổng hợp là việc ghi chép, phản ánh một cách tổng quát trên các tài khoản, sổ kế toán và các báo cáo tài chính theo các chỉ tiêu giá trị của doanh nghiệp. Đây là cách phân loại kế toán theo mức độ, tính chất của thông tin phản ánh trong nghiệp vụ kế toán.”
Quy trình của kế toán tổng hợp
Quy trình kế toán tổng hợp là các bước công việc kế toán kế tiếp nhau, được thực hiện theo một trật tự nhất định trong thực tiễn làm kế toán.
- Bước 1: Nghiệp vụ kinh tế phát sinh: Những công việc phát sinh hàng ngày có liên quan đến tài chính đều được hiểu là nghiệp vụ kinh tế.
- Bước 2: Lập chứng từ kế toán: Bước này vô cùng quan trọng vì đây là căn cứ pháp lý, chứng minh cho sự phát sinh và hoàn thành các giao dịch. Bước này được thực hiện sau khi có một nghiệp vụ kinh tế xảy ra, kế toán tiến hành lập chứng từ kế toán
- Bước 3: Ghi sổ sách kế toán
- Bước 4: Cuối kỳ (Thực hiện bút toán cuối kỳ và bút toán kết chuyển): Đây là công việc cuối tháng bắt buộc kế toán phải làm. Mục đích của công việc này là xác định số dư của tài sản và nguồn vốn cũng như xác định được lãi lỗ trong kỳ của công ty.
- Bước 5: Lập bảng cân đối số phát sinh
- Bước 6: Lập báo cáo tài chính, quyết toán thuế: .
- Có 4 loại biểu mẫu đó là: Bảng cân đối kế toán, kết quả kinh doanh, lưu chuyển tiền tệ và thuyết minh báo cáo tài chính. Để thực hiện được bước này, kế toán sẽ dựa vào sổ cái và sổ chi tiết để tiến hành lập báo cáo tài chính.
- Bước 7: In sổ sách, đóng quyển, lưu kho.
2. Hạn chế của phần mềm kế toán tổng hợp miễn phí trên thị trường
- Giới hạn 1 số tính năng
Thường khi sử dụng các phần mềm kế toán tổng hợp miễn phí thì người dùng sẽ bị giới hạn 1 số tính năng như: Số chứng từ, thời gian sử dụng, số người dùng….
Cùng với đó 1 số tính năng cơ bản cũng không được cung cấp đầy đủ như: không cho phép quản lý kho, chặn luôn chức năng quản lý tài sản cố định, trích khấu hao hàng tháng,…
- Giới hạn về thời gian sử dụng
Hầu hết các phần mềm kế toán tổng hợp miễn phí hiện nay đều chỉ cho phép sử dụng trong một thời gian nhất định. Hết thời gian dùng thử đó người sử dụng phải mua hoặc không sử dụng tiếp được nữa.
- Tính bảo mật không cao
Số liệu kế toán luôn là một vấn đề cần cẩn trọng, điều gì xảy ra nếu các thông tin về con số đó bị lộ ra ngoài? Vậy, một phần mềm kế toán tổng hợp miễn phí tốt phải có cơ chế phân quyền, bảo mật, chi tiết theo từng người, từng nghiệp vụ, từng báo cáo, từng chức năng, có khả năng sao lưu dữ liệu tự động tránh trường hợp bị mất mát thông tin. Thực tế các phần mềm miễn phí hầu như không đáp ứng được yêu cầu này.
Một trong những hạn chế của các phần mềm kế toán đóng gói hoặc cung cấp bởi các công ty nhỏ là nó riêng lẻ chứ không được tích hợp trong phần mềm ERP để kết nối với các bộ phận khác trong doanh nghiệp.
Phần mềm kế toán tổng hợp miễn phí vì có những bất cập như vậy nên không được nhiều doanh nghiệp ưu tiên lựa chọn. Họ cần những phần mềm với đầy đủ tính năng của những nhà cung cấp uy tín. Công ty Cổ phần phần mềm BRAVO là một trong những đơn vị uy tín như vậy.
>>> xem thêm: phần mềm kế toán tổng hợp của BRAVO.
