Xây dựng quy trình quản lý nhân sự hiệu quả với 8 bước cơ bản

Quản lý nhân sự có vai trò rất quan trọng trong doanh nghiệp, giúp đạt được những mục tiêu kinh doanh đã đề ra. Quản lý nhân sự hiệu quả sẽ khẳng định và phát huy vai trò của người quản lý, đồng thời nâng cao năng suất lao động và chất lượng của nhân viên. Hãy cùng WEONE theo dõi bài viết dưới đây để nắm được các bước xây dựng một quy trình quản lý nhân sự hiệu quả và phù hợp với từng bước đi chiến lược của công ty nhé.

Quản lý nhân sự là gì?

Quản lý nhân sự là việc khai thác, quản lý và sử dụng lao động/ nhân sự của một doanh nghiệp, công ty một cách hợp lý và hiệu quả. Chức năng quản lý nhân sự xuyên suốt từ việc lên kế hoạch thu hút tuyển dụng, đào tạo…cho tới phát triển và hoạch định nguồn nhân lực đó một cách hiệu quả. Các khâu hoạt động trên kết hợp với nhau tạo thành một quy trình quản lý nhân sự hoàn chỉnh.

Vì nguồn nhân lực là tài nguyên quý giá đối với mỗi công ty, doanh nghiệp. Nên việc xây dựng được quy trình quản lý nhân sự hợp lý có thể giúp doanh nghiệp khai thác, phát triển tối đa tiềm năng của nguồn nhân lực và kiểm soát được tình hình nhân sự hiệu quả nhất.

Vai trò của quy trình quản lý nhân sự trong công ty, doanh nghiệp

Quản lý nhân sự là việc không hề đơn giản, bởi nó là một quá trình phức tạp, có rất nhiều khâu, nhiều bước và liên quan tới nhiều bộ phận, phòng ban trong doanh nghiệp. Nếu không có một quy trình cụ thể rõ ràng sẽ có nhiều vấn đề bất cập xảy ra và gây hậu quả nghiêm trọng. Quy trình quản lý nhân sự giúp doanh nghiệp như:

• Giảm sai sót, chậm trễ trong quá trình vận hành, quản trị nhân sự.
• Tăng năng suất, chất lượng làm việc giảm được các chi phí ẩn doanh nghiệp, thông qua việc xem xét và phân bổ các nguồn lực một cách hợp lý.
• Nâng cao tinh thần cạnh tranh, trách nhiệm trong công việc của nhân viên, để đảm bảo xây dựng và phát triển hình ảnh doanh nghiệp, chất lượng dịch vụ khách hàng.
• Cải thiện sự tương tác, mối quan hệ giữa bộ phận nhân sự với các phòng ban, với các nhân viên khác trong công ty.

Các bước xây dựng quy trình quản lý nhân sự hiệu quả

Bước 1: Xây dựng một hệ thống quản lý nhân sự

Việc xây dựng một hệ thống quản lý thích hợp sẽ giúp doanh nghiệp quản trị hiệu quả hơn nguồn lực quan trọng nhất của mình. Đây là bước rất quan trọng, việc thiết lập hệ thống quản lý nhân sự bao gồm:

• Các thông tin cần thiết của từng cá nhân như: họ và tên, độ tuổi, kinh nghiệm, quê quán…
• Xây dựng hồ sơ theo dõi tuyển dụng nhân sự để tuyển chọn được những ứng viên tài năng, đáp ứng được nhu cầu cho công việc ở các vị trí mà doanh nghiệp đang cần.
• Lập bảng theo dõi khả năng của nhân viên để đưa ra các quy trình đào tạo nhằm nâng cao trình độ cho nhân viên, từ đó có thể phân bổ nguồn lực vào các vị trí phù hợp.
• Bảng theo dõi mức lương để giúp quản lý nắm bắt được mức lương cụ thể của từng nhân viên để từ đó có sự điều chuyển mức lương phù hợp cho từng vị trí.

Bước 2: Lên quy trình tuyển dụng nhân sự thông minh

Bên cạnh việc xây dựng hệ thống quản lý nhân sự thì doanh nghiệp còn cần phải xây dựng nên một quy trình tuyển dụng nhân sự thông minh. Tuyển dụng là phần vô cùng quan trọng, của quy trình này, là hoạt động tìm kiếm và thu hút các ứng viên đạt tiêu chuẩn đến phỏng vấn. Tùy theo từng mô hình của doanh nghiệp mà áp dụng hệ thống tuyển dụng phù hợp với công việc, gồm các bước như:

• Tuyển dụng, phỏng vấn các nhân sự.
• Xây dựng kế hoạch đào tạo và điều chuyển nhân sự giữa các phòng ban.
• Thông báo nội quy, quy định được áp dụng tại doanh nghiệp và xây dựng văn hóa doanh nghiệp.
• Các chế độ đãi ngộ, phúc lợi, lương thưởng.

Bước 3: Xây dựng kế hoạch đào tạo và phát triển nguồn nhân lực

Bước tiếp theo sau khi tuyển dụng là xây dựng kế hoạch đào tạo và phát triển nguồn nhân lực mới. Doanh nghiệp cần có một chiến lược đầu tư dài hạn cho quá trình đào tạo để có được nguồn nhân lực chất lượng tốt. Khi đã có được đội ngũ nhân viên có năng lực tốt, tay nghề cao thì khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường cũng sẽ cao hơn.

Doanh nghiệp cần nên trích ra một khoản chi phí cho quá trình đào tạo để chất lượng nhân sự được đảm bảo tốt hơn. Các chương trình đào tạo nhân sự có thể là các lớp đào tạo nội bộ để giúp người lao động hiểu rõ hơn về doanh nghiệp và các nhiệm vụ công việc của mình. Hay các chương trình đào tạo giúp nâng cao tay nghề, kỹ năng làm việc và chuyên môn cho nhân sự…

Bước 4: Chế độ lương thưởng, chính sách phúc lợi cho nhân viên

Các chính sách phúc lợi và chế độ lương thưởng trong công ty là điều kiện để thu hút và giữ chân nhân viên lâu dài với công ty. Mỗi công ty sẽ có những chế độ khác nhau nhưng đều đảm bảo đời sống tinh thần thoải mái và lợi ích vật chất đầy đủ cho nhân viên. Đây được coi là chìa khóa quan trọng trong quá trình quản lý nhân viên, trong mối quan hệ giữa công ty và nhân viên.

Bước 5: Mô tả, phân công công việc rõ ràng cho từng vị trí và từng nhân viên

Khi xây dựng bảng mô tả công việc chi tiết, cụ thể cho từng nhân viên, từng vị trí sẽ giúp nhân viên có định hướng về công việc một cách rõ ràng, chính xác và giảm căng thẳng khi bắt đầu công việc. Bảng mô tả công việc rõ ràng này còn giúp người quản lý theo dõi tiến độ sát sao công việc và đánh giá kết quả của nhân viên một cách dễ dàng hơn.

Bảng mô tả công việc còn giúp quản lý phân công công việc phù hợp với từng nhân viên, giúp họ phát huy tối đa năng lực tiềm năng của mình. Từ đó, giúp góp phần xây dựng đội ngũ nhân sự vững mạnh hơn từ bên trong.

Bước 6: Đặt mục tiêu công việc và các tiêu chuẩn đánh giá thành tích

Mục tiêu chính là động lực thúc đẩy, giúp nhân viên trong công ty có quyết tâm hơn trong công việc để tạo ra hiệu quả cao. Và cần lập bảng các tiêu chuẩn đánh giá để người quản lý trực tiếp đánh giá mức độ hoàn thành công việc đến đâu, thành tích công việc theo từng giai đoạn thời gian ra sao.

Bước 7: Duy trì mối quan hệ giữa nhân viên

Duy trì mối quan hệ nhân viên để giúp họ hài lòng, gắn bó với công việc và trung thành với công ty. Ban lãnh đạo có trách nhiệm giải quyết tranh chấp mối quan hệ giữa người sử dụng lao động và người lao động.

Bước 8: Xây dựng văn hóa làm việc trong doanh nghiệp

Đây là một yếu tố không thể thiếu trong quá trình quản lý nhân sự trong doanh nghiệp. Văn hoá doanh nghiệp chính là tinh thần và nền tảng để duy trì sự gắn kết và cống hiến của nhân viên với mục tiêu chung.

4 kỹ năng cần thiết để quản lý nhân sự hiệu quả cho doanh nghiệp

Kỹ năng chuyên môn

Người làm quản trị nhân sự cần có các kỹ năng chuyên môn như dự báo nhu cầu nhân sự và hoạch định nguồn nhân lực, phác họa chân dung các ứng viên tiềm năng cho vị trí tuyển dụng mà doanh nghiệp muốn đăng tuyển. Việc nâng cao kỹ năng chuyên môn vô cùng quan trọng đối với một người quản lý nhân sự.

Kỹ năng nhân sự

Người quản lý nhân sự cần giỏi về các kỹ năng nhân sự bao gồm: kế hoạch và phát triển nhân lực, chiến lược và quản lý nhân sự, thiết kế bộ máy tổ chức, tuyển dụng và đào tạo, các phương pháp nâng cao hiệu quả công việc, các khoản phúc lợi và lương bổng, đồng thời hỗ trợ nhân viên.

Kỹ năng giao tiếp, lắng nghe nhân viên

Người quản lý nhân sự đòi hỏi phải có kỹ năng giao tiếp và làm việc với tập thể, luôn sẵn sàng giúp đỡ và đưa ra những lời khuyên thích hợp cho nhân viên khi cần thiết. Người quản lý nhân sự thường là người nhạy bén, khéo léo trong cách ứng xử với các nhân viên trong công ty và đặc biệt là họ hiểu rõ tính chất công việc và tính cách của từng người.

Kỹ năng lắng nghe và thấu hiểu nhân viên thì không đơn giản, người quản lý không chỉ thu được những thông tin cần thiết, mà còn thấu hiểu được tâm tư, nguyện vọng của cấp dưới. Để có các chính sách và giải pháp phù hợp trong quá trình quản lý. Đó cũng là cách để động viên và khích lệ tinh thần cho nhân viên.

Kỹ năng nhận diện, giải quyết vấn đề

Khả năng nhận diện và giải quyết vấn đề thể hiện trình độ năng lực của một người quản lý. Ngoài ra, kỹ năng giải quyết vấn đề cũng được thể hiện ở khả năng xử lý các tình huống của người quản lý.

Hy vọng qua bài viết này sẽ giúp bạn có cái nhìn tổng quan hơn trong quy trình quản lý nhân sự và lựa chọn được những nhân sự tốt, đủ tài năng để cùng xây dựng và phát triển doanh nghiệp bền vững trong tương lai.