Sơ đồ Gantt là gì? Cách vẽ sơ đồ Gantt trong quản lý dự án

Sơ đồ Gantt là một công cụ quản lý dự án chuyên nghiệp hiện đang được sử dụng phổ biến hiện nay. Vậy bạn có biết Gantt chart là gì và cách lập biểu đồ Gantt như thế nào? Hãy cùng Fastdo tìm hiểu câu trả lời qua bài viết sau đây. Bên cạnh đó, bài viết còn giới thiệu đến bạn các phần mềm hỗ trợ vẽ sơ đồ Gantt hiệu quả. Xem ngay nhé!

fWork – Bộ giải pháp phần mềm quản trị kế hoạch giúp Doanh nghiệp quản trị dự án hiệu quả, theo dõi timeline chi tiết và báo cáo trực quan về kế hoạch. Click ngay vào ảnh để nhận ngay BẢN DEMO HOÀN TOÀN MIỄN PHÍ các tính năng của phần mềm:

>>> XEM THÊM CÁC BÀI VIẾT KHÁC:

• Mô hình PEST – Phân tích môi trường kinh doanh
• Kaizen là gì? Tất tần tật về Kaizen mà Doanh nghiệp cần biết

1. Sơ đồ Gantt là gì?

Sơ đồ Gantt (Gantt Chart) còn được gọi là sơ đồ ngang Gantt hay biểu đồ Gantt. Đây là một trong những công cụ cổ điển nhất và vẫn được sử dụng phổ biến trong quản trị tiến độ thực hiện dự án ngày nay. Trong sơ đồ quản lý này, các công tác được biểu diễn trên trục tung bằng thanh ngang, thời gian tương ứng được thể hiện trên trục hoành. Sơ đồ Gantt gồm 2 phần chính là

• Trục tung thể hiện tên của các công việc.
• Trục hoành minh họa các mốc thời gian cho những công việc ấy.

Nhìn vào một sơ đồ quản lý Gantt, bạn có thể dễ dàng nắm bắt được các thông tin của từng công việc và cả dự án. Chính vì cách bố trí thông tin đơn giản nhưng rõ ràng nên sơ đồ Gantt đã trở thành công cụ hữu ích khi lập kế hoạch, lên timeline thực hiện hoặc quản lý tiến độ dự án.

>>>> ĐỪNG NÊN BỎ QUA: 7 phương pháp quản lý dự án phổ biến, hiệu quả nhất hiện nay

2. Biểu đồ Gantt phù hợp với đối tượng nào?

Biểu đồ Gantt bao gồm các thanh ngang minh họa cho dòng thời gian của công việc. Sơ đồ này sẽ là một lựa chọn tốt nếu như doanh nghiệp đang cần:

• Vạch ra một kế hoạch dự án và dòng thời gian: Gantt thực hiện rất tốt trong việc hiển thị những công việc sẽ được thực hiện. Ngoài ra, sử dụng biểu đồ Gantt còn giúp bạn xây dựng các công việc, timeline cho dự án rõ ràng hơn.
• Phối hợp nhiều bên liên quan: Gantt sẽ cung cấp cho bạn góc nhìn chi tiết các hoạt động tại bất kỳ thời điểm cụ thể nào và khi nào nên chuyển tiếp công việc cho người tiếp theo.
• Ước tính thời gian và khối lượng công việc: Cho dù làm việc một mình hay cùng tập thể, Gantt cũng sẽ cho biết bạn cần bao nhiêu thời gian và nguồn lực nhân sự để có thể phân bổ tài nguyên cũng như sắp xếp thời hạn phù hợp với công việc.
• Một lịch trình đơn giản: Đây là công cụ hỗ trợ phù hợp nếu bạn muốn cung cấp cho nhân viên và đối tác một bản tóm tắt tổng thể về lịch trình của dự án.

>>>> XEM THÊM: 13 kỹ năng quản lý dự án giúp bạn thành công trong công việc

3. Ưu và nhược điểm của Gantt Chart

Bạn nên xem xét kỹ ưu và nhược điểm của từng công cụ quản lý để đưa ra lựa chọn phù hợp. Sau đây là một số ưu và nhược điểm của Gantt Chart.

3.1 Ưu điểm của sơ đồ Gantt

Gantt là công cụ hỗ trợ hoàn hảo trong việc lập kế hoạch cho những dự án. Gantt Chart sở hữu rất nhiều ưu điểm nổi bật, cụ thể như sau:

• Quản lý cùng lúc nhiều thông tin: Với cách thức trình bày đơn giản, Gantt sẽ giúp bạn nắm được rõ ràng các thông tin cần thiết của một dự án. Bên cạnh đó, với cách thể hiện trực quan nhưng rất dễ hiểu, bạn sẽ nhanh chóng nắm được các thông tin chính thông qua sơ đồ này.

• Nâng cao năng suất công việc: Các thông tin liên quan về dự án như người thực hiện, tiến độ thực hiện sẽ được công bố công khai trên biểu đồ. Nhờ đó, từng thành viên trong nhóm dự án sẽ hiểu được sự quan trọng của từng mắt xích trong dự án và chủ động hơn trong công việc.

• Sử dụng nguồn nhân lực hiệu quả: Gantt cung cấp cho người quản lý, người lập kế hoạch dự án có một cái nhìn tổng quan về dự án. Điều này sẽ giúp cho nhà quản lý phân phối công việc một cách hiệu quả, đảm bảo các nguồn nhân lực được sử dụng hợp lý và tối ưu.

>>> ĐỌC NGAY: Hướng dẫn xây dựng biện pháp giữ chân nhân viên giỏi từ A – Z

3.2 Nhược điểm của biểu đồ Gantt

Bên cạnh những ưu điểm nổi bật trên, biểu đồ Gantt vẫn còn tại một vài nhược điểm như:

• Phụ thuộc vào cấu trúc phân chia đã được xây dựng: Việc xây dựng cấu trúc phân chia công việc cùng lúc với Gantt chart sẽ có thể khiến nhà quản lý có nguy cơ phải làm lại toàn bộ lịch biểu dự án khi bỏ sót gì đó hoặc ước tính thời lượng sai…
• Chỉ hoạt động tốt với các dự án nhỏ: Gantt Chart mất dần chức năng của mình nếu thời lượng và tác vụ bị kéo dài qua một trang khác vì sẽ rất khó để xem tổng quan dự án trên màn hình máy tính. Đồng thời, vì phải cập nhật thường xuyên nên nhà quản lý tốn rất nhiều thời gian, đặc biệt là khi thực hiện các dự án có đến hàng trăm đầu việc.
• Xử lý các ràng buộc của dự án chưa tốt: Có 3 ràng buộc chính trong một dự án là thời gian, phạm vi và chi phí. Yếu tố chi phí và phạm vi đầy đủ sẽ không thể mô tả trên một biểu đồ Gantt. Đồng thời, bạn sẽ khó nhận biết được phải thực hiện công việc nào trước tiên khi sơ đồ có quá nhiều các công việc đan xen và liên tiếp nhau.

>>>> TÌM HIỂU NGAY: Quản lý tiến độ dự án là gì? 6 bước quản lý tiến độ hiệu quả

4. Các bước lập sơ đồ Gantt trong quản lý dự án

Để xây dựng một sơ đồ quản lý dự án Gantt, bạn cần phải thực hiện các bước cơ bản sau đây:

4.1 Bước 1: Xác định đầu mục công việc quan trọng

Ở bước đầu tiên khi xây dựng biểu đồ Gantt, bạn cần phải liệt kê tất cả các đầu mục công việc cần thiết khi thực hiện dự án. Ngoài ra, bạn cần phải xác định mục tiêu mà dự án cần đạt được. Sau khi có các danh sách công việc, bạn hãy xác định thời gian sớm nhất để bắt đầu dự án và ước tính thời điểm bắt đầu thực hiện.

>>> ĐỌC NGAY: OKRs là gì? Cách áp dụng công cụ OKRs trong doanh nghiệp

4.2 Bước 2: Xác định mối quan hệ giữa các đầu mục công việc

Sau khi có đầu mục công việc và khoảng thời gian thực hiện, bạn hãy xác định xem công việc nào cần phải hoàn thành mới có thể thực hiện các nhiệm vụ khác và các công việc nào có thể cùng thực hiện song song. Trường hợp nhiệm vụ này phụ thuộc nhiệm vụ khác, bạn nên lưu ý đến mối quan hệ giữa các đầu việc này để có thể nắm bắt sâu sắc hơn về cách tổ chức dự án.

Trong sơ đồ Gantt thường sẽ tồn tại 3 mối quan hệ chính giữa các nhiệm vụ là:

• Finish to Start (FS): Nhiệm vụ FS không thể bắt đầu trước khi nhiệm vụ có liên quan trước đó kết thúc. Các nhiệm vụ này sẽ bắt đầu sau.
• Start to Start (SS): Nhiệm vụ SS không thể bắt đầu cho đến khi nhiệm vụ trước đó được bắt đầu. Các nhiệm vụ này sẽ bắt đầu sau.
• Finish to Finish (FF): Nhiệm vụ FF không thể kết thúc trước khi nhiệm vụ trước đó kết thúc. Các nhiệm vụ này sẽ kết thúc sau.
• Start to Finish (SF): Rất hiếm khi xảy ra.

>>>> XEM NGAY: Lương tháng 13 là gì? Những điều cần nắm về lương tháng 13

4.3 Bước 3: Biểu diễn biểu đồ ngang Gantt

Hiện nay, nhiều công cụ hỗ trợ quản lý dự án bằng biểu đồ Gantt đã được thiết kế dựa trên điện toán đám mây. Bạn và nhóm dự án của mình có thể truy cập vào phần mềm để xem và chỉnh sửa số liệu trên biểu đồ ở bất kỳ vị trí nào. Điều này sẽ giúp ích rất nhiều cho bạn khi thảo luận, tối ưu hoá và báo cáo dự án.

>>> TÌM HIỂU NGAY: Pomodoro là gì? Phương pháp Pomodoro giúp tập trung, làm việc hiệu quả cao

4.4 Bước 4: Cập nhật tiến độ dự án

Khi dự án của bạn di chuyển dọc theo biểu đồ có nghĩa là công việc đang có tiến triển. Tuy nhiên, trong thời gian triển khai dự án vẫn sẽ có nhiều sự thay đổi bất ngờ. Vì vậy, bạn cần phải thường xuyên theo dõi và cập nhật các thay đổi để điều chỉnh kịp thời. Điều này sẽ giúp bạn cập nhật thông tin đầy đủ và chính x ácvề kế hoạch cho nhóm dự án và các nhà tài trợ.

>>>> ĐỪNG NÊN BỎ QUA: Làm sao để trở thành Project Manager thành công, tài giỏi?

5. Hướng dẫn cách vẽ sơ đồ Gantt bằng Excel

Hiện nay Excel là công cụ phổ biến nhất để vẽ biểu đồ Gantt. Sau đây là một số hướng dẫn cụ thể về cách thức vẽ sơ đồ quản lý Gantt trong Excel.

5.1 Khâu chuẩn bị dữ liệu

Trước khi bắt đầu vẽ sơ đồ quản lý Gantt, bạn cần thêm cột % completion (tỷ lệ hoàn thành) trong bảng Actual và mục Days completed (số ngày đã thực hiện) trong Data Preparation.

• Project timeline (thời gian dự án) trong mục Plan sẽ không được tính Days completed.
• Nếu Project timeline là Actual thì Days completed sẽ được tính bằng công thức % completion * Days.

Mục đích là để biết được thực tế đã hoàn thành bao nhiêu % so với tiêu chuẩn. Bảng dữ liệu sau khi hoàn thành sẽ như sau:

>>> XEM THÊM: Hàng tồn kho là gì? Nguyên tắc tính hàng tồn kho chuẩn và chi tiết nhất

5.2 Các bước vẽ Gantt Chart trong Excel

5.2.1 Tạo biểu đồ mới

Để tạo một biểu đồ Gantt mới trong Excel, bạn hãy ấn chọn Chart/ Bar/ Stacked Bar ở trong mục thẻ Insert trên thanh công cụ.

>> ĐỌC NGAY: Work From Home là gì? Những gợi ý để WFH hiệu quả

5.2.2 Nhập dữ liệu vào biểu đồ

Để nhập dữ liệu vào biểu đồ, bạn hãy tiến hành theo các bước sau:

• Bước 1: Trong thẻ Chart Tools, bạn hãy ấn chọn mục Design và sau đó chọn tiếp Select Data.

• Bước 2: Trong ô Chart data range, bạn hãy chọn vùng dữ liệu nạp vào Chart.

• Bước 3: Để thêm một vùng dữ liệu nữa là Start date, bạn hãy ấn chọn Add trong phần Legend Entries (series).

• Bước 4: Bạn có thể thay đổi vị trí của Start date lên trước mục Days trong Legend Entries và chỉnh sửa lại lại cho mục Horizontal (category) Axis Labels. Sau khi hoàn thành bước này, bạn sẽ thu được biểu đồ như bên dưới:

5.2.3 Sắp xếp thứ tự nhiệm vụ

Bạn có thể sắp xếp thứ tự các nhiệm vụ bằng cách:

• Bước 1: Nhấp vào tên của các Task trong biểu đồ
• Bước 2: Trong mục Axis Options, bạn hãy bấm chọn Categories in reverse order.

>>> ĐỌC NGAY: Horenso là gì? Nguyên tắc áp dụng phương pháp Horenso

5.2.4 Cho hiển thị phần số ngày thực hiện các Task

Trong biểu đồ ở mục trên, phần được tô màu xanh chính là số ngày thực hiện các Task. Phần tô màu vàng được tính từ mốc bắt đầu là mốc do Excel tự động gợi ý. Để ẩn phần tô màu vàng, bạn hãy click vào thanh biểu đồ, sau đó chọn Format Data Series. Tiếp đến, trong mục Fill, bạn hãy chọn No fill và ở mục Border chọn No Line.

5.2.5 Điều chỉnh khoảng thời gian của Chart

Khi vẽ Gantt Chart, Excel sẽ tự động gợi ý cho bạn về khoảng thời gian thực hiện công việc nhưng gợi ý này không phải lúc nào cũng chính xác hoàn toàn. Vì vậy, bạn cần phải điều chỉnh lại khoảng thời gian này sao cho sát với dự án. Bạn hãy nhập 2 ngày nhỏ nhất và lớn nhất gần sát với dự án vào vị trí bất kỳ trong Sheet. Sau đó, bạn hãy chọn format cells là General cho 2 vị trí đó.

5.2.6 Theo dõi tỷ lệ hoàn thành công việc

Để có thể theo dõi tỷ lệ hoàn thành công việc, bạn cần phải biểu diễn phần Days completed vào trong sơ đồ và lồng vào trong phần Days. Để làm được điều này, bạn cần thêm Error Bar vào bằng cách nhấn vào biểu đồ và chọn trong các thẻ lần lượt là Chart Tools/ Design / Add Chart Element / Error Bars / More Error Bar Options…

Khi chọn More Error Bar Options, màn hình sẽ xuất hiện mục Add Error Bars based on Series. Khi đó, bạn hãy chọn Start date. Trong mục Format Error Bars, bạn hãy tiến hành thiết lập như sau:

• Ở mục Direction, bạn hãy chọn Plus.
• Tại mục End style, bạn hãy chọn No cap.
• TrongError Amount, bạn hãy chọn Custom/ Specify Value và chọn tới vùng Days Completed.

Sau đó, bạn sẽ tiến hành định dạng hiển thị cho vùng này theo các bước sau:

• Chọn màu (color): Bạn nên chọn màu có độ tương phản cao so với các màu đang hiển thị trên sơ đồ.
• Chọn độ rộng (width): Tùy thuộc vào độ rộng của vùng biểu đồ mà bạn hãy chọn độ rộng tương ứng sao cho Error Bar sẽ chèn lên được toàn bộ vùng biểu đồ gốc.

>>>> ĐỪNG NÊN BỎ QUA: 8 mô hình quản lý dự án hiệu quả và phổ biến nhất hiện nay

6. Phần mềm hỗ trợ vẽ sơ đồ Gantt

Bên cạnh việc dùng Excel thì bạn còn nhiều lựa chọn khác để tạo biểu đồ Gantt như sử dụng các phần mềm vẽ chuyên nghiệp như Canva, Zoho Projects, Base Wework,…

6.1 Phần mềm vẽ biểu đồ Gantt Canva

Gantt Canva là công cụ hỗ trợ bạn lên lịch cho các dự án một cách dễ dàng. Phần mềm này còn cung cấp nhiều mẫu biểu đồ với thiết kế đẹp mắt để bạn sử dụng hoặc tham khảo. Ngoài ra, phần mềm này còn có tính năng chia sẻ giúp mọi thành viên trong dự án đều có thể xem và điều chỉnh sở đồ.

6.2 Phần mềm Zoho Projects

Khi sử dụng Zoho Projects, bạn có thể dễ dàng thiết lập các quan hệ phụ thuộc và lên lịch lại nhiệm vụ bằng chức năng kéo và thả đơn giản trong phần mềm vẽ biểu đồ Gantt đã được cài sẵn. Bên cạnh đó, bạn có thể tiết kiệm được nhiều thời gian bằng cách sử dụng các mẫu sơ đồ có sẵn trên phần mềm này.

6.3 Phần mềm Base Wework

Tuy là một phần mềm quản lý dự án nhưng Base Wewwork vẫn được tích hợp tính năng vẽ biểu đồ Gantt. Đặc biệt, phần mềm còn có tính năng tự động hiển thị các công việc dưới dạng Gantt Chart để giúp bạn theo dõi và quản lý dự án dễ dàng hơn.

>>>> KHÁM PHÁ THÊM:

• Quản lý tiến độ dự án là gì? 6 bước quản lý tiến độ hiệu quả
• Quy trình kinh doanh là gì? Cách lập sơ đồ quy trình kinh doanh

Sơ đồ Gantt hiện đang được ứng dụng rất nhiều trong việc lập kế hoạch, quản lý dự án. Hy vọng bài viết của Fastdo đã giúp bạn hiểu rõ về cách vẽ và sử dụng sơ đồ này. Bên cạnh đó, nếu bạn đang cần tìm một phần mềm quản lý dự án hiệu quả thì hãy liên hệ ngay cho chúng tôi qua fastdo.vn để được tư vấn chi tiết nhé!

Đơn vị phát triển phần mềm FASTDO

• Địa chỉ:
  • Văn phòng trụ sở Hà Nội: Tầng 6, số 11 Vương Thừa Vũ, Quận Thanh Xuân, Thành Phố Hà Nội.
  • Văn phòng chi nhánh Đà Nẵng: Tầng 2, toà QB, 23 Trường Thi 1, Quận Hải Châu, Đà Nẵng.
• Điện thoại: 0971 126 599
• Email: support@fastdo.vn
• Website: https://fastdo.vn/